Больничные: бухучет, налогообложение, отчетность

Бухучет

Начисление пособия по временной нетрудоспособности отражаем проводкой: Дт 378 — Кт 663, т. е. эти суммы проходят мимо доходов и расходов. Получение финансирования из ФСС: Дт 315 — Кт 378.

Переходим к оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя. Минфин настоятельно рекомендует отражать начисление такой выплаты и ЕСВ на всю сумму больничных по Дт 949 и Кт 663, 651.

На наш взгляд, существует возможность включения этих расходов в общепроизводственные (Дт 91), административные (Дт 92), сбытовые (Дт 93) или прочие операционные расходы (Дт 94), т. е. в зависимости от того, где трудится заболевший работник. Такой подход подтверждают Методрекомендации по формированию себестоимости продукции (работ, услуг) в промышленности, утвержденные приказом Минпромполитики от 09.07.2007 г. № 373. Согласно этому документу оплата первых 5 дней болезни производственного персонала относится к общепроизводственным расходам (п.п. 19 п. 394, п. 16 приложения 2).

Однако Минфин в данном вопросе непреклонен. Свою позицию на этот счет ведомство уже озвучивало в письмах от 26.10.2011 г. № 31-08410-07-16/26368, от 27.09.2013 г. № 31-08410-07-27/28296 и от 21.12.2016 г. № 31-11410-07-25/36420: оплату больничных за первые 5 дней болезни отражают записью Дт 949 — Кт 663.

Заметьте! По мнению Минфина, такие выплаты попадают в расходы того отчетного периода, в котором их начисляют на основании листка нетрудоспособности. И за календарные дни предыдущего года тоже! Корректировать сальдо нераспределенной прибыли/непокрытого убытка в таком случае не нужно.

Получается, что предприятие самостоятельно принимает решение, как провести в учете расходы по оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности. С одной стороны, можно следовать рекомендациям главного методолога бухучета — Минфина. Тем более что фискалы в своих письмах в отношении бухучетных вопросов постоянно уповают на его мнение. С другой стороны, если вы будете учитывать такие больничные по функциональному назначению расходов, то это не будет ошибкой.

НДФЛ, ВС и форма № 1ДФ

Подпункт 169.4.1 НКУ относит больничные к зарплате. Поэтому их сумму (в общей сумме зарплаты) учитывают при определении предельного размера дохода, дающего право на налоговую социальную льготу.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ больничные в общей сумме зарплаты отражают с признаком дохода «101».

Также с суммы больничных придется удержать ВС и отразить их в разд. II формы № 1ДФ в общей сумме доходов, начисленных в отчетном периоде.

Важно! Если больничные начислены, но не выплачены работнику, то НДФЛ и ВС следует уплатить в бюджет в течение 30 календарных дней, следующих за последним днем месяца, в котором начислен доход (п.п. 168.1.5 НКУ). И вот тут как раз и возникает проблема.

При обычных обстоятельствах НДФЛ и ВС из суммы пособия по временной нетрудоспособности работодатель перечисляет в бюджет со спецсчета одновременно с выплатой работнику пособия.

Однако если имеет место задержка финансирования, сделать это невозможно: на спецсчете денег нет. Выход в данной ситуации может быть такой: если на предельную дату уплаты НДФЛ и ВС пособие не поступило, то НДФЛ и ВС перечисляйте с текущего счета предприятия. После поступления на спецсчет финансирования из ФСС выплачивайте работнику пособие по временной нетрудоспособности и повторно уплачивайте НДФЛ и ВС, но уже со спецсчета. В результате возникнет переплата по НДФЛ и ВС, которую можно будет зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ и ВС.

Теперь разберем, как заполнить форму № 1ДФ, если выплата пособия по временной нетрудоспособности происходит с задержкой по вине ФСС. В общем случае, если выплата больничных производится в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, их сумму в форме № 1ДФ отражаем в том отчетном периоде, в который входит месяц его начисления. Именно так нам велит действовать п. 3.3 Порядка № 4 в отношении зарплаты.

А если месяц, следующий за месяцем начисления больничных, прошел, а больничные так и не выплачены в связи с отсутствием финансирования? Тогда их отражаем в форме № 1ДФ по факту: начисление в Налоговом расчете за тот квартал, в который вошел месяц начисления, а выплату (перечисление НДФЛ и ВС) — в расчете за тот квартал, в котором фактически была произведена выплата (уплата налога/взноса).

ЕСВ и форма № Д4

Больничные входят в базу начисления ЕСВ (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Размер ставки взноса зависит от категории работника. Так, обычные работодатели-юрлица и физлица-предприниматели начисляют ЕСВ на суммы больничных обычных работников по ставке 22 %, работников с инвалидностью — по ставке 8,41 %.

Уплатить ЕСВ следует при выплате больничных, но не позднее 20 числа (а в случае если предприятие относится к горным — 28 числа) месяца, следующего за месяцем начисления пособия (абзац первый ч. 8 ст. 9 Закона № 2464).

Тут важно быть внимательным и не пропустить предельный срок уплаты ЕСВ, если финансирование из ФСС на указанную дату не поступило. Заметим: ЕСВ в любом случае уплачивают с текущего счета. Так что тут таких проблем, как с НДФЛ и ВС (см. выше), быть не должно.

Переходим к отчетности по ЕСВ.

Факт выплаты тут не важен.

В таблице 1 Отчета по ЕСВ не забудьте указать оплату первых пяти дней за счет работодателя в строке 1.3, а пособие — в строке 1.4. Также больничные будут отражены в общей сумме доходов, которые входят в базу начисления ЕСВ.

При заполнении таблицы 6 Отчета по ЕСВ учтите такие моменты:

1) больничные отражаем отдельно от других выплат;

2) если временная нетрудоспособность пришлась на несколько месяцев, то сумму больничных отражаем с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период временной нетрудоспособности и за которые начислены больничные;

3) если больничные начисляли внутреннему совместителю, то и зарплату, и больничные, начисленные по основному месту работы и по совместительству, отражаем в таблице 6 в отдельных строках.

Переходим к графам таблицы 6 Отчета по форме № Д4.

Если больничные начисляет обычное предприятие (ФЛП), то по строке с их суммой в графе 9 таблицы 6 проставляем код категории:

— «29» — если нетрудоспособным был обычный работник предприятия или ФЛП, к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 22 %;

— «36» — по работнику с инвалидностью, к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 8,41 %.

Далее в графе 11 указываем месяц и год, на который приходится период временной нетрудоспособности. В свою очередь, в графе 13 отражаем количество календарных дней временной нетрудоспособности, которые пришлись на месяц, указанный в графе 11, согласно больничному листу (справке медицинского заведения), за исключением дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. Эти «исключительные» дни указываете в графе 14 таблицы 6.

Графу 15 (количество календарных дней в трудовых отношениях) по строке с суммой больничных заполняем, только если зарплата в отчетном месяце работнику не начислялась.

Остальные графы по строкам с больничными заполняем в общем порядке.

Важно! Если возникла необходимость в текущем отчетном периоде откорректировать (доначислить/отсторнировать) сумму больничных, отраженных в прошлых отчетных периодах, в связи с выявленной ошибкой, то такую корректировку в таблице 6 проводим следующим образом:

— в графе 9 указываем код категории застрахованного лица, соответствующий больничным (см. выше);

— в графе 11 — месяц, на дни которого приходится временная нетрудоспособность;

— графу 13 заполняем, только если изначально неверно определили количество дней временной нетрудоспособности. Например, работник болел 8 календарных дней, а вы указали 5 и начислили больничные за 5 календарных дней. В такой ситуации в графе 13 проставляем 3 календарных дня, за которые доначисляются больничные. Если же дни были определены верно, а ошиблись в сумме больничных, то графу 13 по строке с корректировкой не заполняем;

— при доначислении больничных в графах 17 и 18 указываем доначисленные суммы (общую и вошедшую в базу начисления ЕСВ соответственно);

— при сторнировке суммы оплаты дней временной нетрудоспособности отсторнированные суммы приводим в графах 17 и 18 со знаком «минус». Это согласуется с положениями п. 9 разд. IV Порядка № 435, которые допускают внесение отрицательных сумм дохода в случае отражения сторнированных сумм отпускных, больничных, декретных.

А теперь для наглядности рассмотрим пример.

Пример. Заместитель директора Петренко Семен Петрович (регистрационный номер учетной карточки плательщика налога — 2614254735) болел с 28.09.2020 г. по 06.10.2020 г.

Сумма среднедневной зарплаты для расчета больничных — 256,53 грн.

В октябре ему были начислены больничные в общей сумме 2308,77 грн (дневная выплата 256,53 грн х 9 к. дн. болезни), в том числе за 3 дня болезни в сентябре — 769,59 грн (ЕСВ — 169,31 грн), за 6 дней болезни в октябре — 1539,18 грн (ЕСВ — 338,62 грн).

Зарплата за отработанные дни октября составила 6360,82 грн (ЕСВ — 1399,38 грн). База начисления ЕСВ за сентябрь и октябрь с учетом суммы больничных больше минзарплаты (дополнительную базу начисления ЕСВ не определяем).

Начисление больничных предприятие в своем бухгалтерском учете отразит так, как показано в таблице ниже.

Учет начисления и выплаты больничных

Порядок отражения больничных в таблице 6 Отчета по ЕСВ приведен на рисунке ниже.

скачать файл