Лікарняні: бухоблік, оподаткування, звітність

Бухоблік

Нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності відображаємо проводкою: Дт 378 — Кт 663, тобто ці суми проходять повз доходи і витрати. Отримання фінансування з ФСС — Дт 315 — Кт 378.

Переходимо до оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця. Мінфін настійно рекомендує відображати нарахування такої виплати і ЄСВ на всю суму лікарняних за Дт 949 і Кт 663, 651.

На наш погляд, існує можливість включати ці витрати до загальновиробничих (Дт 91), адміністративних (Дт 92), збутових (Дт 93) або інших операційних витрат (Дт 94), тобто залежно від того, де працює хворий працівник. Такий підхід підтверджують Методрекомендації з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості, затверджені наказом Мінпромполітики від 09.07.2007 р. № 373. Згідно із цим документом оплата перших 5 днів хвороби виробничого персоналу належить до загальновиробничих витрат (п.п. 19 п. 394, п. 16 додатка 2).

Проте Мінфін у цьому питанні непохитний. Свою позицію відомство вже озвучувало в листах від 26.10.2011 р. № 31-08410-07-16/26368, від 27.09.2013 р. № 31-08410-07-27/28296 і від 21.12.2016 р. № 31-11410-07-25/36420: оплату лікарняних за перші 5 днів хвороби відображають записом: Дт 949 — Кт 663.

Зверніть увагу! На думку Мінфіну, такі виплати потрапляють до витрат того звітного періоду, в якому їх нараховують на підставі листка непрацездатності. І за календарні дні попереднього року теж! Коригувати сальдо нерозподіленого прибутку / непокритого збитку в такому разі не потрібно.

Виходить, що підприємство самостійно приймає рішення, як провести в обліку витрати з оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності. З одного боку, можна дотримуватися рекомендацій головного методолога бухобліку — Мінфіну. Поготів, що фіскали у своїх листах щодо бухоблікових питань постійно уповають на його думку. З іншого — якщо ви обліковуватимете такі лікарняні за функціональним призначенням витрат, то це не буде помилкою.

ПДФО, ВЗ і форма № 1ДФ

Підпункт 169.4.1 ПКУ відносить лікарняні до зарплати. Тому їх суму (у загальній сумі зарплати) враховують при визначенні граничного розміру доходу, що надає право на податкову соціальну пільгу.

У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ лікарняні в загальній сумі зарплати відображають з ознакою доходу «101».

Також із суми лікарняних доведеться утримати ВЗ і відобразити їх у розд. II форми № 1ДФ у загальній сумі доходів, нарахованих у звітному періоді.

Важливо! Якщо лікарняні нараховані, але не виплачені працівникові, то ПДФО і ВЗ слід сплатити до бюджету протягом 30 календарних днів, що настають за останнім днем місяця, в якому нараховано дохід (п.п. 168.1.5 ПКУ). Ось тут якраз і виникає проблема.

За звичайних обставин ПДФО і ВЗ із суми допомоги по тимчасовій непрацездатності роботодавець перераховує до бюджету зі спецрахунку одночасно з виплатою працівникові допомоги.

Проте якщо має місце затримка фінансування, зробити це неможливо: на спецрахунку грошей немає. Вихід у цій ситуації може бути таким: якщо на граничну дату сплати ПДФО і ВЗ допомога не надійшла, то ПДФО і ВЗ перераховуйте з поточного рахунку підприємства. Після надходження на спецрахунок фінансування з ФСС виплачуйте працівникові допомогу по тимчасовій непрацездатності і повторно сплачуйте ПДФО і ВЗ, але вже зі спецрахунку. У результаті виникне переплата з ПДФО і ВЗ, яку можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів з ПДФО і ВЗ.

Тепер розберемо, як заповнити форму № 1ДФ, якщо виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності відбувається із затримкою з вини ФСС. Загалом, якщо виплата лікарняних здійснюється в установлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, їх суму у формі № 1ДФ відображаємо в тому звітному періоді, до якого входить місяць їх нарахування. Саме так рекомендує діяти п. 3.3 Порядку № 4 щодо зарплати.

А якщо місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а лікарняні так і не виплачені у зв’язку з відсутністю фінансування? Тоді лікарняні відображаємо у формі № 1ДФ за фактом: нарахування в Податковому розрахунку за той квартал, до якого ввійшов місяць нарахування, а виплату (перерахування ПДФО і ВЗ) — у розрахунку за той квартал, у якому фактично була здійснена виплата (сплата податку/внеску).

ЄСВ і форма № Д4

Лікарняні входять до бази нарахування ЄСВ (ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Розмір ставки внеску залежить від категорії працівника. Так, звичайні роботодавці-юрособи і фізособи-підприємці нараховують ЄСВ на суми лікарняних звичайних працівників за ставкою 22 %, працівників з інвалідністю — за ставкою 8,41 %.

Сплатити ЄСВ слід при виплаті лікарняних, але не пізніше 20-го числа (а у разі якщо підприємство належить до гірничих — 28-го числа) місяця, що настає за місяцем нарахування допомоги (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Тут важливо бути уважним і не пропустити граничний строк сплати ЄСВ, якщо фінансування з ФСС на зазначену дату не надійшло. Зауважимо, що ЄСВ у будь-якому разі сплачують з поточного рахунку. Тож тут таких проблем, як з ПДФО і ВЗ (див. вище), не повинно виникати.

Переходимо до звітності з ЄСВ.

Факт виплати тут не важливий.

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ не забудьте зазначити оплату перших п’яти днів за рахунок роботодавця в рядку 1.3, а допомогу — у рядку 1.4. Також лікарняні будуть відображені в загальній сумі доходів, які входять до бази нарахування ЄСВ.

При заповненні таблиці 6 Звіту з ЄСВ врахуйте такі моменти:

1) лікарняні відображаємо окремо від інших виплат;

2) якщо тимчасова непрацездатність припала на декілька місяців, то суму лікарняних відображаємо з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні;

3) якщо лікарняні нараховували внутрішньому сумісникові, то і зарплату, і лікарняні, нараховані за основним місцем роботи та за сумісництвом, відображаємо в таблиці 6 в окремих рядках.

Переходимо до граф таблиці 6 Звіту за формою № Д4.

Якщо лікарняні нараховує звичайне підприємство (ФОП), то за рядком з їх сумою в графі 9 таблиці 6 проставляємо код категорії:

— «29» — якщо непрацездатним був звичайний працівник підприємства або ФОП, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %;

— «36» — за працівником з інвалідністю, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 8,41 %.

Далі в графі 11 зазначаємо місяць і рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності. У свою чергу, у графі 13 відображаємо кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 11, згідно з лікарняним листом (довідкою медичного закладу) за винятком днів непрацездатності, підтверджених довідкою про тимчасове звільнення від роботи у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Ці «виняткові» дні зазначаємо в графі 14 таблиці 6.

Графу 15 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком із сумою лікарняних заповнюємо, тільки якщо зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася.

Інші графи за рядками з лікарняними заповнюємо в загальному порядку.

Важливо! Якщо виникла необхідність у поточному звітному періоді відкоригувати (донарахувати/відсторнувати) суму лікарняних, відображених у минулих звітних періодах, у зв’язку з виявленою помилкою, то це коригування в таблиці 6 проводимо таким чином:

— у графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи, що відповідає лікарняним (див. вище);

— у графі 11 — місяць, на дні якого припадає тимчасова непрацездатність;

— графу 13 заповнюємо, тільки якщо первісно неправильно визначили кількість днів тимчасової непрацездатності. Наприклад, працівник хворів 8 календарних днів, а ви зазначили 5 і нарахували лікарняні за 5 календарних днів. У такій ситуації в графі 13 проставляємо 3 календарних дні, за які донараховуються лікарняні. Якщо ж дні були визначені правильно, а помилилися в сумі лікарняних, то графу 13 за рядком з коригуванням не заповнюємо;

— при донарахуванні лікарняних у графах 17 і 18 зазначаємо донараховані суми (загальну і таку, яка ввійшла до бази нарахування ЄСВ, відповідно);

— при сторнуванні суми оплати днів тимчасової непрацездатності відсторновані суми наводимо в графах 17 і 18 зі знаком «мінус». Це узгоджується з положеннями п. 9 розд. IV Порядку № 435, які допускають внесення від’ємних сум доходу в разі відображення сторнованих сум відпускних, лікарняних, декретних.

А тепер для наочності розглянемо приклад.

Приклад. Заступник директора Петренко Семен Петрович (реєстраційний номер облікової картки платника податку — 2614254735) хворів з 28.09.2020 р. по 06.10.2020 р.

Сума середньоденної зарплати для розрахунку лікарняних — 256,53 грн.

У жовтні йому були нараховані лікарняні в загальній сумі 2308,77 грн (денна виплата 256,53 грн х 9 к. дн. хвороби), у тому числі за 3 дні хвороби у вересні — 769,59 грн (ЄСВ — 169,31 грн), за 6 днів хвороби в жовтні — 1539,18 грн (ЄСВ — 338,62 грн).

Зарплата за відпрацьовані дні жовтня становила 6360,82 грн (ЄСВ — 1399,38 грн). База нарахування ЄСВ за вересень і жовтень з урахуванням суми лікарняних більше мінзарплати (додаткову базу нарахування ЄСВ не визначаємо).

Нарахування лікарняних підприємство у своєму бухгалтерському обліку відобразить так, як показано в таблиці нижче.

Облік нарахування та виплати лікарняних

Порядок відображення лікарняних у таблиці 6 Звіту з ЄСВ наведено на рисунку нижче.

скачать файл