Темы статей
Выбрать темы

Оформляем трудовую книжку, вкладыш и дубликат

Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Как и обещали в предыдущей статье, разберемся с деталями оформления трудовой книжки, а также поговорим о том, в каких случаях и каким образом оформляют вкладыш к трудовой книжке и ее дубликат. Поехали!

«Лицо» трудовой книжки

«Лицом» трудовой книжки является титульный лист. Здесь содержится главная информация о работнике, а именно:

— фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения и замены имени и отчества инициалами);

— дата рождения. Ее записывают на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Также здесь приводится дата заполнения трудовой книжки.

Приведенную на первой странице (титульном листе) трудовой книжки информацию работник заверяет своей подписью.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает должностное лицо, ответственное за ее выдачу. Кроме того, здесь проставляется печать предприятия (при ее наличии) или отдела кадров/службы персонала. Причем учтите:

печать не должна закрывать ни подпись владельца трудовой книжки, ни подпись лица, которое ее оформило

Образец заполнения первой страницы трудовой книжки см. на рис. 1.

img 1

Заполняем «трудовую»: основные правила

Трудовая книжка состоит из четырех разделов:

1) «Відомості про роботу»;

2) «Відомості про нагородження»;

3) «Відомості про заохочення»;

4) «Відомості про призначення пенсії».

О заполнении раздела «Відомості про роботу» подробно расскажем в следующей таблице.

Порядок заполнения граф раздела «Відомості про роботу»

Номер графы

Что указывают

При приеме на работу первым делом в графе 3 в виде заголовка (перед записью о приеме на работу) записывают полное наименование предприятия (учреждения, организации), в том числе название его организационно-правовой формы (например: Товариство з обмеженою відповідальністю «Нептун»). При этом графы 1, 2 и 4 не заполняют.

Чтобы облегчить себе работу, можете изготовить специальный штамп соответствующего размера с полным наименованием предприятия.

Далее под заголовком делают запись в графах 1 — 4 (см. ниже)

Графа 1

Здесь указывают порядковый номер записи — 1, 2 и т. д.

Нумерация записей по всему разделу сквозная. Цифры арабские

Графа 2

В эту графу вписывают дату внесения записи. Но, если нужно внести запись о приеме (переводе, увольнении), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом (п. 2.14 Инструкции № 58). Дату указываете арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, а год — четырехзначными. Например: 17.08.2020

Графа 3

Указывают формулировку записи о приеме/переводе/назначении/увольнении работника. Учтите! Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010

Графа 4

Здесь указывают номер и дату приказа/распоряжения, на основании которого внесена запись. В эту графу информацию вписывают в такой последовательности: 1) название документа, на основании которого делают запись;

2) дата документа; 3) номер документа. Это может выглядеть, например, так: «Наказ від 17.08.2020 № 36-ос».

Обратите внимание: название документа, на основании которого вносится запись, указывают полностью (например: «Наказ», а не «Нак.»)

Имейте в виду: все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) руководителя предприятия-работодателя (п. 2.4 Инструкции № 58).

Также учтите, что, дабы предотвратить возможные нарушения, между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк.

Вкладыш к трудовой книжке

Вкладыш — это тот «товарищ», который приходит на выручку, когда заканчиваются страницы соответствующих разделов трудовой книжки. Его вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут по основному месту работы работника в таком же порядке, как и саму трудовую книжку.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша (п. 3.2 Инструкции № 58). Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки — без нее он недействителен.

Имейте в виду: когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки. Например, если в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки последний порядковый номер 25, то в аналогичном разделе вкладыша первая запись будет под номером 26.

Дубликат трудовой книжки

Необходимость в получении дубликата трудовой книжки у гражданина может возникнуть по ряду причин. Пожалуй, самая распространенная из них — утрата трудовой книжки. В таком случае лицу нужно действовать следующим образом.

Сначала ему необходимо немедленно сообщить об утере трудовой книжки своему работодателю по последнему месту работы, написав в произвольной форме соответствующее заявление с указанием обстоятельств утери и просьбой выдать новую трудовую книжку.

В общем случае, не позднее 15 дней после получения заявления работодатель должен выписать другую трудовую книжку (дубликат) с надписью «Дублікат» в правом верхнем углу первой страницы (п. 5.1 Инструкции № 58).

При этом если работник до поступления на работу к этому работодателю уже работал, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в первую очередь вносят запись о его общем стаже работы до трудоустройства на это предприятие, подтвержденном документами.

Такие данные записывают суммарно, т. е. указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, а также на каком предприятии, в какой период времени и на каких должностях работник работал в прошлом.

Далее общий стаж работы расписывается по отдельным периодам работы у разных работодателей, при условии, что работник предоставит сведения о работе по таким периодам (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы).

Эти записи, а также запись об общем трудовом стаже работы не нумеруют, а просто в разделе «Відомості про роботу» указывают:

— в графе 2 — дату приема (перевода, увольнения) работника;

— в графе 3 — наименование предприятия, на котором трудился работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;

— в графе 4 — наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только те сведения, которые содержатся в этих документах.

И только потом указывают название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии.

Учтите! Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель заверяет своей подписью (т. е. подписью ответственного лица) и печатью только запись об увольнении работника от этого работодателя (см. рис. 2).

img 2

Если у физлица нет доступа к его «трудовой» из-за проведения на территории, где он работал, АТО (ООС), то ее дубликат ему может выдать новый работодатель. Основание для выдачи — заявление работника и полученная им в письменном виде информация из Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО на территории, где этот работник работал (п. 5.6 Инструкции № 58).

Еще один случай, приводящий к необходимости выдачи дубликата трудовой книжки, — она стала непригодной к дальнейшему использованию (например, испачкалась, порвалась и т. п.). В таком случае дубликат трудовой выдает работодатель по последнему месту работы работника. При этом на первой странице непригодной трудовой книжки работодатель делает надпись: «Замість видано дублікат» и возвращает ее владельцу

Если же трудовая книжка стала непригодной в период работы гражданина на первом месте работы, достаточно просто в обычном порядке внести записи в раздел «Відомості про роботу» дубликата трудовой книжки на основании приказов этого работодателя.

Кроме того, по требованию работника дубликат выдают, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. Естественно, в дубликат такую запись не вносят (п. 2.10 Инструкции № 58).

Движемся далее, и в следующей статье предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как вносить записи в трудовую книжку в различных ситуациях.

выводы

  • Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносят в трудовую книжку в точном соответствии с наименованием, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010.
  • О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки сверху проставляют штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш». Здесь же указывают серию и номер вкладыша.
  • При выдаче дубликата трудовой книжки работнику, для которого это место работы не первое, перед первой записью в графе 3 раздела «Відомості про роботу» в первую очередь вносят запись о его общем стаже работы.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше