Оформляємо трудову книжку, вкладиш і дублікат

«Обличчя» трудової книжки

«Обличчям» трудової книжки є титульний аркуш. Тут міститься головна інформація про працівника, а саме:

— прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочення і заміни імені та по батькові ініціалами);

— дата народження. Її записують на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Також тут наводиться дата заповнення трудової книжки.

Наведену на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки інформацію працівник засвідчує своїм підписом.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує посадова особа, відповідальна за її видачу.

Крім того, тут проставляється печатка підприємства (за її наявності) або відділу кадрів/служби персоналу.

Причому зауважте:

Зразок заповнення першої сторінки трудової книжки див. на рис. 1.

Заповнюємо «трудову»: основні правила

Трудова книжка складається з чотирьох розділів:

1) «Відомості про роботу»;

2) «Відомості про нагородження»;

3) «Відомості про заохочення»;

4) «Відомості про призначення пенсії».

Про заповнення розділу «Відомості про роботу» детально розповімо в таблиці.

Порядок заповнення граф розділу «Відомості про роботу»

Майте на увазі: усі записи у трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) керівника підприємства-роботодавця (п. 2.4 Інструкції № 58).

Також зауважте, що, щоб запобігти можливим порушенням, між записами в трудовій книжці не повинно бути пропущених рядків.

Вкладиш до трудової книжки

Вкладиш — це той «товариш», який допоможе, коли закінчуються сторінки відповідних розділів трудової книжки. Його вшивають до трудової книжки, заповнюють та ведуть за основним місцем роботи працівника в такому ж порядку, як і трудову книжку.

Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху проставляють штамп розміром 10 х 25 мм із написом «Виданий вкладиш». Тут же зазначають серію та номер вкладиша (п. 3.2 Інструкції № 58). Зареєстрований таким чином вкладиш є невід’ємною частиною трудової книжки — без неї він недійсний.

Майте на увазі: коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки. Наприклад, якщо в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки останній порядковий номер 25, то в аналогічному розділі вкладиша перший запис буде під номером 26.

Дублікат трудової книжки

Необхідність в отриманні дубліката трудової книжки в громадянина може виникнути з низки причин. Мабуть, найпоширеніша з них — втрата «трудової». У такому разі особі потрібно діяти таким чином.

Спочатку їй необхідно негайно повідомити про втрату трудової книжки своєму роботодавцеві за останнім місцем роботи, написавши в довільній формі відповідну заяву із зазначенням обставин втрати і проханням видати нову трудову книжку.

У загальному випадку, не пізніше 15 днів після отримання заяви роботодавець повинен виписати іншу трудову книжку (дублікат) з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки (п. 5.1 Інструкції № 58).

При цьому якщо працівник до вступу на роботу до цього роботодавця вже працював, виписуючи йому дублікат трудової книжки, перед першим записом у графі 3 розділу «Відомості про роботу» передусім вносять запис про його загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Такі дані записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який період часу та на яких посадах працівник працював у минулому.

Далі загальний стаж роботи розписується за окремими періодами роботи в різних роботодавців, за умови, що працівник надасть відомості про роботу за такими періодами (довідки або засвідчені в установленому порядку копії наказів із попередніх місць роботи).

Ці записи, а також запис про загальний трудовий стаж роботи не нумерують, а просто в розділі «Відомості про роботу» зазначають:

— у графі 2 — дату прийняття (переведення, звільнення) працівника;

— у графі 3 — найменування підприємства, на якому працював працівник, а також цех (відділ) і посаду (роботу), на яку він був прийнятий;

— у графі 4 — найменування, дату і номер документа, на підставі якого виконано запис у дублікаті.

Якщо документи, на підставі яких уносилися записи до трудової книжки, не містять повних відомостей про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносять тільки ті відомості, які містяться в цих документах.

І тільки потім зазначають назву підприємства, яке видає дублікат, та відомості про роботу на цьому підприємстві.

Зауважте! Оформляючи дублікат трудової книжки, останній роботодавець засвідчує своїм підписом (тобто підписом відповідальної особи) і печаткою тільки запис про звільнення працівника від цього роботодавця (див. рис. 2).

Якщо у фізособи немає доступу до його «трудової» через проведення на території, де він працював, АТО (ООС), то її дублікат йому може видати новий роботодавець. Підстава для видачі — заява працівника та отримана ним письмово інформація з Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де цей працівник працював (п. 5.6 Інструкції № 58).

Ще один випадок, який спричиняє необхідність видачі дубліката трудової книжки, — вона стала непридатною до подальшого використання (наприклад, забруднилася, порвалася тощо).

У такому разі дублікат «трудової» видає роботодавець за останнім місцем роботи працівника. При цьому на першій сторінці непридатної трудової книжки роботодавець робить напис «Замість видано дублікат» і повертає її власникові.

Якщо ж трудова книжка стала непридатною в період роботи громадянина на першому місці роботи, достатньо просто у звичайному порядку внести записи до розділу «Відомості про роботу» дубліката трудової книжки на підставі наказів цього роботодавця.

Крім того, на вимогу працівника дублікат видають, якщо запис про звільнення або переведення на іншу роботу визнаний недійсним. Звісно, до дубліката такий запис не вносять (п. 2.10 Інструкції № 58).

Рухаємося далі й у наступній статті пропонуємо вам ознайомитися з інформацією про те, як уносити записи до трудової книжки в різних ситуаціях.