На пути к исправлению
Начнем с того, что исправлять ошибки, сделанные в записях в трудовых книжках работников, могут только работодатели, которые такие неточные записи допустили (п. 2.6 Инструкции № 58).
Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, то соответствующую запись вносит и заверяет печатью (при ее наличии) его правопреемник. Нет правопреемника? Тогда исправляющую запись делает вышестоящая организация, которой было подчинено предприятие. Ее не существует? Значит, исправление вносят облархив, госархив (п. 2.8 Инструкции № 58). Новый работодатель обязан лишь поспособствовать работнику решить возникшую проблему.
Учтите: исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения. Не можете найти этот приказ/распоряжение? Тогда поищите другие документы, которые подтверждают трудовые отношения, не указанные в трудовой книжке. А вот свидетельские показания не могут служить основанием для исправления ранее внесенных записей (п. 2.9 Инструкции № 58).
Помните:
зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи в разделах трудовой книжки запрещено
Способ исправления данных в трудовой книжке путем зачеркивания допустимо использовать (при необходимости) только при корректировке сведений, приведенных на титульном листе.
А вот о том, как исправить записи во внутреннем блоке трудовой книжки, поговорим далее.
«Исправительные» шаги
Пример 1. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки запись не соответствует содержанию приказа о приеме на работу (допущена ошибка при внесении записи).
Как исправить? В разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки (п. 2.10 Инструкции № 58):
— в графе 1 проставьте очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
— в графе 2 укажите дату внесения изменений;
— в графе 3 впишите фразу: «Запис за № __ недійсний» и продолжите корректным вариантом записи: «Прийнятий <укажите правильную формулировку>»;
— в графе 4 проставьте дату и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Приведем образец заполнения трудовой книжки в этом случае (см. рис. 1).
Заметим, что на практике иногда встречаются случаи, когда ранее внесенную неточную или неправильную запись в трудовой книжке исправляют двумя отдельными строками под отдельными порядковыми номерами. То есть сначала в первой строке под одним порядковым номером указывают: «Запис за № _ недійсний», а в следующей отдельной строке под следующим порядковым номером приводят правильную запись.
Однако такой подход неприемлем. Ведь Инструкция № 58 предписывает исправлять ошибочные записи в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки с помощью одной записи под одним порядковым номером (см. выше). Другого способа исправления Инструкция № 58 не предусматривает.
Пример 2. В приказе о приеме на работу (от 12.08.2020 г. № 41-ос) наименование должности не соответствует штатному расписанию. Ошибка выявлена после внесения сведений о приеме на работу в трудовую книжку работника. Издан приказ (от 17.08.2020 г. № 43-ос) о внесении изменений в пункт приказа, в котором неверно указано название должности работника. Вносим изменения в трудовую книжку работника.
Как исправить? В рассматриваемом случае графы 1 — 3 заполняют так же, как и в примере 1. А вот с графой 4 есть нюансы.
Поскольку ошибка была допущена в первоначальном приказе о приеме на работу на него ссылаться в графе 4 уже нельзя. Сюда нужно внести дату и номер уточняющего приказа (распоряжения) работодателя (см. рис. 2).
Аналогичные разъяснения предоставлены ГУ Гоструда в Днепропетровской обл. на сайте dp.dsp.gov.ua.
Пример 3. В графе 4 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки указаны неверные реквизиты приказа о приеме на работу (переводе, увольнении).
Как исправить? Порядок исправления такой ошибки не прописан в Инструкции № 58. На наш взгляд, графы 1 — 3 трудовой книжки в этом случае заполняют так же, как и в примере 1. А в графе 4 указывают верные реквизиты приказа (см. рис. 3).
Пример 4. В графе 3 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки наименование предприятия вписано с ошибкой. Вместо «Приватне акціонерне товариство «Джерело» указано «Приватне підприємство «Джерело».
Как исправить? Инструкция № 58 не содержит порядка исправления такой ошибки. Мы же для этого случая предлагаем следующий вариант, применяемый на практике. После последней записи в трудовой книжке делаем запись в графе 3 «Запис «Приватне підприємство «Джерело» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Джерело». Нумеровать эту исправительную запись не нужно.
Образец заполнения трудовой книжки для этого случая приведен ниже (см. рис. 4).
Пример 5. В графе 1 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки нарушена нумерация записей.
Как исправить? Порядок исправления таких ошибок Инструкцией № 58 не установлен. Считаем, в этом случае нужно указать:
— в графе 1 — правильный порядковый номер;
— в графе 2 — дату внесения исправлений;
— в графе 3 — номер и дату записи, которая является недействительной, а затем — текст правильной записи);
— в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя.
Ниже вы можете увидеть образец заполнения трудовой книжки для этого случая (см. рис. 5).
Пример 6. В графе 2 раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки проставлена неверная дата приема на работу (перевода).
Как исправить? По нашему мнению, в этом случае следует поступать так (см. рис. 6 на с. 21): в графе 1 — проставить очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи; в графе 2 — указать дату внесения исправлений; в графе 3 — написать фразу: «Запис за № __ недійсний», а затем повторить запись о приеме на работу (переводе) с указанием здесь же в тексте правильной даты; в графе 4 — проставить дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись.
Пример 7. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после того, как запись об увольнении уже заверена подписью и печатью.
Как исправить? Исправительную запись должно будет сделать то предприятие, которое внесло в трудовую книжку работника неверную запись (п. 2.6 Инструкции № 58). Оно действует так:
1) снова вписывает в трудовую книжку в виде заголовка наименование предприятия-работодателя;
2) вносит исправляющую запись в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции № 58 (см. выше);
3) заверяет исправляющую запись подписью руководителя предприятия/специалиста кадровой службы и печатью предприятия (при ее наличии) или отдела кадров. Образец заполнения трудовой книжки в таком случае в полной красе представлен на рис. 7 (см. с. 21).
Обратите внимание! Ошибки в разделах «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» исправляют в таком же порядке, как и в разделе «Відомості про роботу».
