На шляху до виправлення
Розпочнемо з того, що виправляти помилки, зроблені в записах у трудових книжках працівників, можуть тільки роботодавці, які такі неточні записи допустили (п. 2.6 Інструкції № 58).
Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, то відповідний запис вносить і засвідчує печаткою (за її наявності) його правонаступник. Немає правонаступника? Тоді виправляючий запис робить організація вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство. Її не існує? Отже, виправлення вносять облархів, держархів (п. 2.8 Інструкції № 58). Новий роботодавець зобов’язаний лише посприяти працівникові вирішити проблему, що виникла.
Врахуйте: виправлені відомості повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. Не можете знайти цей наказ/розпорядження? Тоді пошукайте інші документи, які підтверджують трудові відносини, не зазначені в трудовій книжці. А ось показання свідків не можуть слугувати підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).
Пам’ятайте:
закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах трудової книжки заборонено
Спосіб виправлення даних у трудовій книжці шляхом закреслення допустимо використовувати (за необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші.
А ось про те, як виправити записи у внутрішньому блоці трудової книжки, поговоримо далі.
«Виправні» кроки
Приклад 1. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу (допущено помилку при внесенні запису).
Як виправити? У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки (п. 2.10 Інструкції № 58):
— у графі 1 проставте черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису;
— у графі 2 зазначте дату внесення змін;
— у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № __ недійсний» і продовжіть коректним варіантом запису: «Прийнятий <зазначте правильне формулювання>»;
— у графі 4 проставте дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
Наведемо зразок заповнення трудової книжки в цьому випадку (див. рис. 1).
Зауважимо, що на практиці іноді трапляються випадки, коли раніше внесений неточний або неправильний запис у трудовій книжці виправляють двома окремими рядками під окремими порядковими номерами. Тобто спочатку в першому рядку під одним порядковим номером зазначають: «Запис за № __ недійсний», а в наступному окремому рядку під наступним порядковим номером наводять правильний запис.
Проте такий підхід неприйнятний. Адже Інструкція № 58 наказує виправляти помилкові записи в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки за допомогою одного запису під одним порядковим номером (див. вище).
Іншого способу виправлення Інструкція № 58 не передбачає.
Приклад 2. У наказі про прийняття на роботу (від 12.08.2020 р. № 41-ос) найменування посади не відповідає штатному розпису. Помилку виявлено після внесення відомостей про прийняття на роботу до трудової книжки працівника.
Видано наказ (від 17.08.2020 р. № 43-ос) про внесення змін до пункту наказу, в якому неправильно зазначена назва посади працівника. Вносимо зміни до трудової книжки працівника.
Як виправити? У цьому випадку графи 1 — 3 заповнюють так само, як і в прикладі 1. А ось із графою 4 є нюанси. Оскільки помилку допущено в первісному наказі про прийняття на роботу, на нього посилатися в графі 4 вже не можна.
Сюди потрібно внести дату і номер уточнюючого наказу (розпорядження) роботодавця (див. рис. 2).
Аналогічні роз’яснення надані ГУ Держпраці в Дніпропетровській обл. на сайті dp.dsp.gov.ua.
Приклад 3. У графі 4 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки зазначені неправильні реквізити наказу про прийняття на роботу (переведення, звільнення).
Як виправити? Порядок виправлення такої помилки не прописаний в Інструкції № 58. На наш погляд, графи 1 — 3 трудової книжки в цьому випадку заповнюють так само, як і в прикладі 1 (див. с. 17). А в графі 4 зазначають правильні реквізити наказу (див. рис. 3).
Приклад 4. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки найменування підприємства вписане з помилкою. Замість «Приватне акціонерне товариство «Джерело» зазначено «Приватне підприємство «Джерело».
Як виправити? Інструкція № 58 не містить порядку виправлення такої помилки. Ми ж для цього випадку пропонуємо такий варіант, який застосовується на практиці. Після останнього запису в трудовій книжці робимо запис у графі 3 «Запис «Приватне підприємство «Джерело» недійсний. Приватне акціонерне товариство «Джерело». Нумерувати цей виправний запис не потрібно.
Зразок заповнення трудової книжки для цього випадку наведено нижче (див. рис. 4).
Приклад 5. У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушена нумерація записів.
Як виправити? Порядок виправлення таких помилок Інструкцією № 58 не встановлений. Вважаємо, в цьому випадку потрібно зазначити:
— у графі 1 — правильний порядковий номер;
— у графі 2 — дату внесення виправлень;
— у графі 3 — номер і дату запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису;
— у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.
Нижче ви можете побачити зразок заповнення трудової книжки для цього випадку (див. рис. 5).
Приклад 6. У графі 2 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки проставлена неправильна дата прийняття на роботу (переведення).
Як виправити? Вважаємо, в цьому випадку слід діяти так (див. рис. 6 на с. 21: у графі 1 — проставити черговий номер, наступний за порядком за номером останнього запису; у графі 2 — зазначити дату внесення виправлень; у графі 3 — написати фразу: «Запис за № __ недійсний», а потім повторити запис про прийняття на роботу (переведення) із зазначенням тут же в тексті правильної дати; у графі 4 — проставити дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого первісно в трудовій книжці був зроблений запис.
Приклад 7. Неправильний запис у трудовій книжці виявлено після того, як запис про звільнення вже засвідчений підписом і печаткою.
Як виправити? Виправний запис повинне буде зробити те підприємство, яке внесло до трудової книжки працівника неправильний запис (п. 2.6 Інструкції № 58). Воно діє так:
1) знову вписує до трудової книжки у вигляді заголовка найменування підприємства;
2) вносить виправляючий запис згідно з п. 2.10 Інструкції № 58 (див. вище);
3) засвідчує виправляючий запис підписом керівника підприємства/фахівця кадрової служби і печаткою підприємства (за її наявності) або відділу кадрів.
Зразок заповнення трудової книжки в такому випадку представлений на рис. 7 на с. 21.
Зверніть увагу! Помилки в розділах «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» виправляють у такому ж порядку, як і в розділі «Відомості про роботу».
