О групповой оплате командировочных расходов в нормативных документах прямо ничего не сказано, хотя на практике встречается часто*. Разберем ситуацию на текущий день.
* См. «Налоги & бухучет», 2018, № 65, с. 21.
Порядок использования личных либо корпоративных платежных карточек определен условиями договора с банком и требованиями законодательства (п. 1 разд. III Положения № 705**). И в целом действующее законодательство не запрещает физлицу с помощью личной или корпоративной платежной карточки оплачивать расходы, связанные с командировкой.
По общему правилу предприятие должно обеспечить работника авансом для оплаты командировочных расходов:
— стоимости проезда к месту назначения и обратно,
— расходов по найму жилья, а также суточными за время командировки (ст. 121 КЗоТ, п. 4 разд. I и п. 5 разд. ІІІ Инструкции № 59***).
Заметьте: по-прежнему аванс можно выдать как наличкой, так и безналом, ведь требования Инструкции № 59 обязательны лишь для бюджетников, для хозрасчетников они носят рекомендательный характер****.
**** Подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 40, с. 20.
В свою очередь, работник с помощью платежной карточки может осуществлять оплату командировочных расходов или безналичными перечислениями, или наличкой, сняв предварительно средства с текущего счета. Расходы, оплаченные работником в командировке с помощью платежной карточки, возмещаются на основании Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) (п.п. 170.9.2 НКУ). Выданными работнику под отчет считаются средства:
— перечисленные на командировку на личную карточку работника;
— списанные с корпоративной карточки при проведении безналичных расчетов (в том числе при расчетах через Интернет) либо при снятии наличных средств с такой карточки.
Поэтому если планируете использовать корпоративную карточку, то в приказе на командировку сразу следует назначить ответственное лицо, которое от имени и за счет юрлица (работодателя) будет осуществлять все необходимые платежи в командировке с использованием карточки (письмо ГФСУ от 30.11.2018 г. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Соответственно, именно такой работник и должен отчитаться о потраченных средствах после возвращения из командировки.
Если работник оплачивает командировочные расходы с помощью личной карточки (как за счет полученного аванса, так и из собственных средств), то для их компенсации, опять-таки, именно он (держатель карты) обязан приложить к своему Отчету все соответствующие документы, подтверждающие такие расходы. То есть
Отчет о расходах, понесенных в командировке, предоставляет именно то лицо, которое непосредственно осуществляло оплату расходов
Как сказано в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, предприятие может компенсировать работнику расходы на проживание (в том числе бронирование мест*****) в гостинице на период командировки без удержания НДФЛ и военного сбора (ВС). Обязательное условие — наличие документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов.
***** Кстати, расходы на бронь можно смело компенсировать в полном объеме — без ограничения в 50 % стоимости места за одни сутки, которое содержит Инструкция № 59. Ведь требования этой Инструкции, повторим, обязательны только для бюджетных учреждений.
Заметим: суммы компенсации командировочных расходов, перечисленных в п.п. 170.9.1 НКУ, не являются доходом именно такого (!) командированного работника. Формально не облагаются только расходы на проживание одного работника (автора авансового отчета), а не стоимость проживания всех работников, за которых осуществлялась оплата.
Но Минфин совместно с Нацбанком давно признали право держателя, в частности, корпоративной платежной карточки оплачивать расходы на проживание за себя, а также за других лиц, которые одновременно с ним находятся в командировке (письма Минфина от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19 и НБУ от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767).
Полагаем, такой же подход сохраняется при использовании личной карточки. При этом для безналоговой компенсации таких расходов работник, который осуществлял оплату командировочных расходов, обязан приложить к Отчету надлежаще оформленные документы (письмо ГФСУ от 30.11.2018 г. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Считаем, подтверждать расходы следует сразу двумя документами: (1) счетом из гостиницы и (2) расчетным документом.
Во-первых, в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ подтверждающими документами названы счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, в том числе по бронированию мест в местах проживания командированных. В счете обязательно указываются:
— фамилия командированного работника, за которого была осуществлена оплата;
— срок его проживания;
— стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица.
Во-вторых, вместе с Отчетом (до окончания 10-го банковского дня после завершения командировки, а при наличии уважительных причин — 20-го банковского дня, согласно абзацу «б» п.п. 170.9.3 НКУ (103.17 БЗ), представляются расчетные документы (в оригинале), удостоверяющие стоимость командировочных расходов. Расчеты с использованием платежных карточек оформляются документами в бумажной или электронной форме. Это может быть квитанция платежного терминала, слип, чек банкомата и т. п. (п. 3 разд. VII Положения № 705).
В случае применения корпоративной карточки, даже при отсутствии документа, подтверждающего получение наличных средств с карточного счета, можно использовать выписку из банка для подтверждения факта получения налички с текущего счета предприятия (см. 109.21 БЗ).
Полагаем, так же можно подтвердить факт списания средств с текущего счета предприятия (в том числе при оплате через интернет-банкинг). Хотя, в общем случае, при оплате через Интернет фискалы, кроме банковской выписки, настаивают на получении от поставщика услуги расчетного документа (письмо ГФСУ от 13.06.2018 г. № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).
Итак, работник, который фактически оплатил проживание в гостинице за себя и своих коллег, к своему Отчету должен приложить:
(1) счет из гостиницы с указанием фамилии, сроков проживания и стоимости услуг каждого лица, за которого была осуществлена оплата, и
(2) расчетный документ (в оригинале).
