В командировку группой

В избранном В избранное
Печать
Павленко Алексей, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Август, 2018/№ 65
Иногда бывает так, что один командированный сотрудник с помощью КПК или наличными оплачивает общий гостиничный счет/один железнодорожный билет на всех командированных. Можно ли тому, кто платил за всех, включить в свой авансовый отчет расходы на проезд и проживание за всю группу? Не расценят ли налоговики часть таких расходов как дополнительное благо этого работника? Можно ли отразить налоговый кредит по НДС по такому билету/счету?

Об оплате одним работником стоимости проживания за двоих и более коллег, командированных вместе с ним, вы читали совсем недавно*. Поэтому сегодня уделим больше внимания так называемому групповому билету, который «Укрзализныця» выдает один на всех (на имя руководителя группы).

* См., например, «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 67.

По нашему мнению, ничего «военного» в таких ситуациях нет, и вопросов о дополнительном благе платящего за всех работника возникать не должно.

В то же время, как известно, нормы «командировочного» п. 170.9 НКУ говорят о том, что не являются доходом командированного работника расходы как на проезд, так и на проживание именно этого командированного работника. Из-за чего все расходы, понесенные «сверх этого» и проведенные по авансовому отчету, представленному по итогам командировки, формально фискалы могут попытаться расценить как дополнительное благо.

Проживание — за всех

Но в то же время ситуации, когда работник оплачивал проживание в командировке не только за себя, но и за своих коллег, и авансовые отчеты по ним уже давно благословил Минфин (см. письма от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020 и от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19) с НБУ (см. письмо от 07.04.2006 г. № 25-209/827-3767).

В частности, Нацбанк указал, что держатель КПК может оплачивать ею расходы, связанные с оплатой проживания, за себя, а также за других лиц, которые одновременно находились в командировке, при условии подтверждения таких расходов соответствующими отчетными документами. На наш взгляд, такой вывод распространяется и на оплату наличными «за себя и за того парня», как за счет средств, снятых с КПК, так и за счет наличных, полученных на командировку (однако в последнем случае фискалы наверняка попьют вам кровь ☹)**.

** Также напомним, что с оплатой хознужд предприятия за счет личных средств работника не все так гладко (см. подробнее в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 33, с. 27, № 43 с. 2 и № 61, с. 24).

Правда, минфиновцы в своих письмах для таких случаев указывали, что оплаченные за проживание «сводные» счета должны обязательно содержать:

— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

— сроки проживания в гостинице указанных лиц;

— стоимость снятых ими номеров и виды включенных в квитанции (счета) расходов

Такие надлежаще оформленные документы прилагает к своему авансовому отчету то лицо, которое производило оплату за всех. Но Минфин подчеркивает, что без указания всех этих реквизитов выданная на имя такого лица квитанция (счет) на оплату проживания всех работников не может быть принята с авансовым отчетом на всю полную сумму.

То есть в таком случае безналогово будет компенсирована только сумма расходов на проживание одного работника — автора авансового отчета. А стоимость проживания остальных работников, если она будет компенсирована предприятием, превратится для такого работника в доход. Следовательно, эту сумму придется обложить НДФЛ (18 %) и ВС (1,5 %).

Поэтому не помешает работников, проводящих такие «сводные» оплаты, предварительно проинструктировать на этот счет — чтобы в бухгалтерию после командировки попадали документы, содержащие требуемые сведения.

Не радует здесь и то, что налоговики на этот счет (насколько нам известно) до сих пор «скромно» отмалчиваются...

Ж/д билет — один на всех

Теперь поговорим о ж/д билетах. Напомним, что документально подтвержденные расходы на проезд командированного (конкретного) работника возмещаются в размере стоимости*. Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ в числе документов, подтверждающих расходы командированного на проезд, упоминает как транспортные билеты, так и электронные билеты при наличии посадочного талона (если его обязательность предусмотрена) и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта (но кроме ж/д — см. об этом ниже).

* Не подтвержденные документально расходы на проезд либо вообще не возмещаются, либо возмещаются по приказу руководителя, но с обложением суммы их возмещения как допблага.

Что касается случаев с выдачей групповых ж/д билетов и оплатой их одним работником за всех «путешественников», то такая ситуация имеет определенные сходства с «гостиничной». Поэтому для безналоговой компенсации подотчетному работнику расходов на групповой билет вполне допустима аналогия с расходами на «групповое» проживание. Но тут имеется своя специфика, ее и обсудим.

Для этой цели обратимся к Правилам № 1196**. Они оперируют понятием «групповой проездной документ» как документ, оформленный для проезда лиц, направляющихся в составе организованной группы пассажиров. Согласно Правилам № 1196 таковой считается группа (организованная в том числе и юрлицами) в количестве 10 и более лиц, осуществляющих совместную ж/д поездку с одинаковыми маршрутом и целью. То есть, по идее, групповой билет могут выдать только для группы командированных не менее чем из 10 человек.

** Правилам перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденным приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196.

Теперь пара важных моментов.

В п. 4.6 Правил № 1196 установлено, что на всех проездных документах, оформленных для перевозки группы, указываются фамилия/имя руководителя группы, а списки групп заверяются штемпелем кассы, проставляются дата, время, фамилия/инициалы и подпись кассира. Поэтому в данном случае — поскольку в групповом билете указываются Ф. И. О. только руководителя группы, очень важно, чтобы он к своему авансовому отчету (считаем, что билет оплачивал именно он) приложил такой — надлежаще заверенный список всей «обилеченной» группы работников.

Согласно п. 7.2 Правил № 1196 при посадке на поезд руководитель группы должен предъявить такой список вместе с групповым билетом, после этого список должен остаться у руководителя или кого-то из членов группы. При этом очень важно, чтобы этот список впоследствии не затерялся, а благополучно «приехал» в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом руководителя группы. Его отсутствие подтолкнет фискалов, кроме стоимости одного места билета (для руководителя группы), остальную сумму обложить НДФЛ и ВС...

В данной ситуации — с оплатой группового билета, или же когда один командированный работник с КПК или наличными оплачивал не групповой, а отдельные ж/д билеты за остальных командированных работников, полагаем, лучше провести такие расходы по отдельному авансовому отчету, как расходы на хознужды предприятия. А затем билет (билеты) оприходовать на баланс и выдать работнику(кам) через кассу при выезде в командировку. Но это не в любой ситуации применимо — ведь билет(ы) может(гут) приобретаться, уже когда работники находились в командировке...

Да и если один работник отчитается за такой билет (билеты) по одному авансовому отчету в составе всех расходов на командировку, то тоже не видим в этом ничего страшного. Если фискалы станут настаивать на якобы дополнительном благе у работника, платившего за всех, проведите им аналогию с оплатой проживания «за всех». А главное — предъявите проверяющим надлежаще заверенный список группы. Ну и поясните, что один работник никак не может получать допблаго от проезда по железной дороге остальных работников предприятия. Разве что — в виде морального удовлетворения... ☺

Еще один совет. Думаем, во избежание возможных проблем при проверке и в случаях с «групповой» оплатой за проживание и с групповыми билетами не помешает перед командировкой издать приказ (или распоряжение), в котором уполномочить работника — держателя КПК и/или соответствующей суммы подотчетных наличных оплатить стоимость билетов и/или проживания в гостинице группы работников предприятия по списку, который приложить к приказу (распоряжению). То есть

на этом основании работник выполнит поручение работодателя по удовлетворению хознужд предприятия

А именно — по проведению определенных хозяйственных расходов в командировке (или перед ней). А лучше, конечно, приобретать каждому работнику отдельный билет и не морочиться с групповым...

НК по НДС

Что же касается НДС, то согласно п.п. «а» п. 201.11 НКУ основанием для отражения НК без налоговой накладной являются, в частности, транспортный билет или гостиничный счет. Поэтому при наличии соответствующих билетов и счетов (если поездки работников были в рамках хоздеятельности и облагаемых НДС операций плательщика НДС), и если в билете/счете выделена суммы НДС — согласно таким документам можно отражать НК.

Это актуально также для случаев с приобретением электронных ж/д билетов.

В отношении отражения НК по электронным транспортным билетам интерес представляет письмо ГФСУ от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК (и консультация в БЗ 101.13). В нем налоговики указывают, что электронный ж/д билет является расчетным документом, и что его визуальная форма является также фискальным чеком, содержащим все необходимые реквизиты (включая и налоговый номер продавца, и сумму НДС). Аналогичные выводы звучат еще в ряде писем ГФСУ, а также в БЗ 109.10.

То есть для НК достаточно и одного лишь электронного ж/д билета*. Но при оплате по безналу (платежной карточкой) не помешает приложить к авансовому отчету слип платежного терминала или заверенную выписку с банковского счета. Особенно когда помимо стоимости билета(тов) уплачивались еще какие-то суммы (комиссии, сборы и т. п.).

* Подробнее об этом читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 42, с. 89 и 2016, № 55, с. 6.

Кроме того, насчет даты отражения НК в таких ситуациях фискалы в письме ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК (и в БЗ 101.13) указали, что поскольку подтверждающие НК документы представляются вместе с авансовым отчетом, то датой отражения НК на основании таких документов (счетов, билетов) является дата представления авансового отчета. Правда, из нормативов такой вывод не прослеживается...

выводы

  • Минфин и НБУ уже давно согласились с тем, что работник может оплатить проживание в командировке не только за себя, но и за своих коллег. При этом для безналоговой компенсации работнику таких «чужих» расходов Минфин требует, чтобы гостиничные счета содержали ряд определенных реквизитов.
  • Групповой ж/д билет могут выдать для группы командированных не менее чем из 10 человек и он «комплектуется» списком группы, заверяемым штемпелем кассы и подписью кассира. Для безналоговой компенсации подотчетному работнику расходов на групповой билет допустима аналогия с расходами на «групповое» проживание. Покупку группового билета лучше проводить по отдельному авансовому отчету, как расходы на хознужды предприятия.
  • В случаях с «групповой» оплатой за проживание и с групповыми билетами не помешает перед командировкой издать приказ (или распоряжение), в котором уполномочить конкретного работника оплатить такие расходы за других работников предприятия по списку, который приложить к приказу (распоряжению).
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить