Трудовые книжки: а вы уже сканируете?

Настоящий бухгалтер/кадровик не доверяет слухам, чтобы не делать лишнюю работу. Он четко знает, какой документ требует от него предпринять те или иные действия.

Если речь идет о предоставлении Пенсионному фонду электронных копий страниц трудовой книжки и документов о стаже, то это Порядок № 1084, Закон № 1217 и Порядок № 11-1*. Именно в такой последовательности эта нормативка вступила в силу.

* Порядок учета трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11. 2019 г. № 1084, Закон Украины от 05.02.2021 г. № 1217-IX и Порядок предоставления сведений о трудовой деятельности… в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда от 12.03.2021 г. № 11-1 соответственно.

Механизм предоставления сведений о трудовой деятельности работника, ФЛП, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме прописан в Порядке № 11-1. Он заработал недавно, с 23 июля. И по сути собрал в себе все то, что и так было известно работодателям, которые уже сканировали трудовые книжки работников. Но есть и кое-что новенькое.

Пробежимся по основным моментам.

Кто подает?

Вся тройка профильных документов говорит, что подавать сведения из трудовой книжки и другие документы, подтверждающие стаж, могут:

— или работодатель работника;

— или работник самостоятельно (ФЛП сам на себя самостоятельно), имея собственную квалифицированную электронную подпись (КЭП).

То есть нет обязанности именно работодателя направлять такие сведения.

Однако если юрлицо-работодатель хранит у себя трудовые книжки работников, то ему и карты книжки в руки.

Ведь отдать трудовую книжку работнику, который принят на работу до 10.06.2021 г., работодатель-юрлицо может только при увольнении или после того, как передаст электронные копии страниц трудовой книжки Пенсионному фонду, а последний их обработает и примет.

Отдельно остановимся на работниках юрлиц, которые приняты на работу после 10.06.2021 г., а также всех тех, кто работает у ФЛП.

Поэтому ответ на вопрос: «нужно ли ФЛП сканировать трудовые книжки своих работников» — нет!

А нужно ли работодателям-юрлицам сканировать трудовые книжки работников-пенсионеров? Законом никаких исключений по ним не установлено. Однако в устных разъяснениях специалисты Пенсионного фонда говорят о том, что на пенсионеров подавать данные не нужно. Но хотелось бы официальных разъяснений.

Как подавать?

Опишем порядок действий для работодателей.

Шаг 1. Готовим документы. Перепроверяем и сканируем трудовую книжку работника. Требования к скан-копиям такие:

1) цветной формат, рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi,

2) формат изображения должен быть jpg (если будет каждая страница трудовой отдельно) или pdf (если формируете полный документ со всеми страницами трудовой книжки);

3) размер файла не должен превышать 1 Мб;

4) должны содержать все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке. То есть сканируем не только сведения о работе, но и о награждениях, поощрениях.

Зачем это нужно? Если какие-то сведения из раздела о трудовой деятельности затерты, потому что очень давние, или плохо читаются, то сведения из других разделов трудовой книжки будут подтверждением того, что человек работал в то время на соответствующем предприятии, и это будет засчитано в стаж;

5) должны быть пригодными для восприятия их содержания, в частности данные о серии и номере бланков документов.

Однако понимаем, что если в трудовой есть затертые, выцветшие от времени записи, то ничего сверху не наводим! Сканируем и отправляем как есть.

Почему так? Объясняем.

Предоставление согласия на обработку персональных данных работника требовал Порядок № 1068. Как мы уже отмечали выше, этот документ появился еще до появления Закона № 1217, под который его писали. Бывает и так. ☺.

И пока работал только Порядок № 1068, принимать и обрабатывать данные скан-копий трудовых книжек пенсионщики могли лишь при наличии согласия лица.

Со вступлением в силу Закона № 1217 необходимость в согласии на обработку данных отпала. Ведь этот Закон наделил Пенсионный фонд недостающими полномочиями.

Шаг 2. Заходим на портал Пенсионного фонда portal.pfu.gov.ua. В правом верхнем углу нажимаем на кнопку «Вхід». Дальше выбираем вариант входа (юрлицо), АЦСК, файл и пароль ключа и входим в личный кабинет страхователя.

Шаг 3. Вводим данные работника. В разделе «Комунікації з ПФУ» выбираем «Відомості про трудові відносини робітника». Появится информационное окошко, которое напомнит вам требования к скан-копиям. Перечитываем и жмем «Продовжити».

В окошке «РНОКПП особи» вводим регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика-работника, трудовую книжку которого передаем пенсионщикам. Если же он отказался от получения такого номера, то заполняем поле «Серія та номер паспорту».

Далее в соответствующих ячейках указываем фамилию, имя, отчество работника и жмем кнопку «Продовжити».

Шаг 4. Добавляем сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать одним из двух способов (!) на выбор.

1 способ: добавить скан-копии трудовой книжки. В этом случае нажимаем на поле «Додати файл». Выбираем из предложенного перечня, что хотим добавить (трудовая книжка или документы о стаже). Добавляем файл с заранее отсканированной трудовой книжкой.

Если файлов несколько, то после того как добавили один, добавляем второй и так далее. То есть если каждая страница трудовой книжки одного лица отсканирована отдельно, то добавляем все файлы со всеми страницами трудовой.

После загрузки файлов нажимаем «Підписати та відправити ПФУ». Выбираем файл с КЭП и вводим пароль. Все!

2 способ: самостоятельно внести записи трудовой книжки + обязательно приложить скан-копии трудовой книжки.

То есть, если у вас есть желание (и время), вы можете самостоятельно оцифровать трудовую книжку работника. Для этого жмем на поле «Записи про трудову діяльність» и переносим в соответствующие поля сведения из трудовой книжки работника, сохраняя каждую запись.

После того как записи быть перенесены, обязательно добавляем скан-копии трудовой книжки, подписываем и отправляем пенсионщикам таким же образом, как описано в способе 1.

Шаг 5. Ожидаем результата — появления статуса «Виконано» по переданной скан-копии трудовой книжки в разделе «Звернення» портала Пенсионного фонда.

Внимание! Обработка сведений может длиться очень долго. Не нужно паниковать, если месяц прошел, а ничего не происходит.

Дело в том, что в первую очередь сегодня обрабатывают сканы работников, которым до наступления права на пенсию по возрасту осталось 2 года. Также Пенсионный фонд планирует установить графики, в которых будет определен порядок предоставления электронных сведений о трудовой деятельности.

А что внутри?

Дождались появления статуса «Виконано»? Супер! Но посмотрите, что внутри сообщения.

Там могут быть замечания к записям в трудовой книжке и/или требования о необходимости предоставления документов для засчитывания в стаж соответствующих периодов.

Что с этим делать? Если замечания/требования касаются записей вашего предприятия, то исправлять. Если же к вам они не имеют отношения, то сообщите о них работнику.

После обработки Пенсионным фондом скан-копий трудовую книжку вы отдадите работнику на хранение под подпись. Поэтому у него появится возможность поработать с ней, собрать необходимые документы для подтверждения стажа и обратиться к предыдущим работодателям для исправления/уточнения записей в трудовой книжке или же в архивные учреждения.

А еще порекомендуйте работнику ознакомиться с Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637. Этот документ подскажет, какими документами следует подтверждать периоды, которые входят в стаж.

Например, время обучения в вузах, училищах, учебных заведениях повышения квалификации и переподготовки кадров, в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре подтверждается дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками и другими документами, которые выданы на основании архивных данных и содержат сведения о периодах обучения.

Собранные документы работник может самостоятельно отсканировать и передать пенсионщикам через личный кабинет на портале ПФУ в описанном выше порядке. Конечно, при наличии КЭП.

Если же работник не дружит с цифровыми технологиями, то он может обратиться напрямую в Пенсионный фонд. Там обещают помочь.

А в завершение ответ на вопрос, который часто задают работодатели: нужно ли сегодня отдельно вносить через портал Пенсионного фонда сведения о приеме, переводе, увольнении работников для пополнения электронной трудовой книжки? Нет! Не нужно.

Эти данные система черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Как будет дальше, поживем — увидим.