С чем могут быть связаны ошибки в базе и/или сумме взноса? Основные причины следующие:
— неверно определили базу (не включили выплаты, на которые начисляется ЕСВ, или же включили лишнее);
— применили ошибочную ставку взноса;
— не отразили в отчетности выплату, на которую был начислен ЕСВ (потеряли выплату), или же отразили лишнее.
Хорошо, если отчетность за квартал, в котором ошиблись, еще не подана. Тогда при ее заполнении расставляем все красиво и не имеем проблемы. Другое дело — когда отчетность уже сдана. Здесь должны отталкиваться от того, когда обнаружили ошибку в принятом отчете: до или после окончания предельного срока его подачи.
Если обнаружили до — играем с Расчетом с типом «Звітний новий».
«Звітний новий»
Вы подали Расчет с типом «Звітний» за соответствующий квартал. И... обнаружили в его приложении Д1 ошибку.
Если еще есть время до завершения срока подачи отчетности за этот квартал, то формируем Расчет и Д1 с типом «Звітний».
Аналогично действуем и в случае, когда ошибку допустили в Расчете и Д1 с типом «Звітний новий». Смотрим, есть ли время исправиться до завершения срока подачи отчетности. Если есть, то формируем опять-таки Расчет и Д1 с типом «Звітний новий». Он будет содержать только корректирующую информацию.
В Д1 полностью повторяем строку с ошибкой и в графе 25 «Ознака (0, 1)» указываем «1» — строка на удаление. Далее формируем строку с правильной информацией и в графе 25 указываем «0» — строка на ввод.
Пример 1. При заполнении Д1 за октябрь Расчета за ІV квартал 2021 года ошибочно указали по работнице Зайченко Е. П. базу начисления 60000 грн и ЕСВ 13200 грн вместо 6000 грн и 1320 соответственно.
Ошибка обнаружена и будет исправлена в январе 2022 года после подачи Расчета за IV квартал 2021 года, но до окончания предельного срока подачи Налогового расчета за этот отчетный квартал.
Формируем корректирующий Расчет с типом «Звітний новий» за IV квартал 2021 года. Он будет состоять из самого Налогового расчета и Д1 (см. рис. 1).
Обратите внимание: поскольку база начисления и сумма ЕСВ уменьшаются, то в разд. І Расчета в соответствующих строках будут показатели со знаком «минус». Контролируйте такие моменты, потому что иногда программные продукты для формирования отчетности чудят.
«Уточнюючий» или «Звітний»
Рассмотрим ситуацию, при которой необходимо исправить суммовые ошибки в Д1 Расчета после окончания срока подачи отчетности за соответствующий квартал или в таблице 6 Отчета по ЕСВ.
Здесь имеем два варианта для исправления:
— либо с помощью Д1 и Расчета с типом «Уточнюючий», сформированного за тот отчетный квартал, в котором ошиблись,
— либо в Д1 и Налоговом расчете с типом «Звітний» в следующих отчетных кварталах.
Независимо от выбранного страхователем варианта, порядок исправления будет единым, а именно — с помощью соответствующих кодов типа начислений (КТН) в графе 09 Д1.
Так, если самостоятельно обнаружили и доначисляем или уменьшаем сумму ЕСВ на сумму дохода, начисленного в предыдущих отчетных периодах, применяем КТН 2 и 3 соответственно.
Если же вы обнаружили доЕСВшную ошибку в сумме пенсионных взносов за период до 01.01.2011 и доначисляете или уменьшаете сумму пенсионных взносов на сумму дохода, начисленного застрахованному лицу в предыдущих отчетных периодах, то применяете КТН 6 и 7 соответственно.
Внимание! Если самостоятельно доначисляете в отчетности взносы, обратите внимание на такой момент. В разд. І основной части Налогового расчета есть строки для отражения самостоятельно начисленной пени. Это строки 5 (общая сумма) и 5.1 (в разрезе месяцев).
Да-да! Сам ошибку нашел, сам исправляешься, сам и пеню рассчитывай, если занизил обязательства. Формула следующая (п. 5 разд. VII Инструкции № 449):
Y = S х K х 0,1 %,
где Y — сумма пени; S — фактически уплаченная сумма недоимки по уплате ЕСВ; K — количество дней просрочки платежа (начисление пени начинается с первого календарного дня, следующего за днем окончания срока внесения соответствующего платежа, до дня его фактической уплаты (перечисления) включительно); 0,1 % — ставка для начисления пени.
Полученную сумму пени округляете до второго десятичного знака.
Вместе с тем в течение периода с 1 марта 2020 года по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие COVID-карантина, плательщикам ЕСВ не начисляется пеня, а начисленная пеня за эти периоды подлежит списанию (п. 911.2 разд. VIII Закона № 2464).
Рассмотрим нюансы корректировки суммовой ошибки на практических примерах.
Потеряли. Пример 2. В декабре 2021 года бухгалтер обнаружил, что в Д1 за август ІІІ квартала 2021 года не были отражены база начисления ЕСВ и сумма взноса по работнику Марусенко К. Л. (зарплата — 6000 грн, ЕСВ — 1320 грн).
Такую ошибку можно исправить:
— в месяце выявления (т. е. в декабре) с помощью Расчета с типом «Уточнюючий» за ІІІ квартал 2021 года;
— или в Расчете с типом «Звітний» за ІV квартал 2021 года, который будет подаваться с 1 января по 9 февраля 2022 года.
В Д1 доначисляем ЕСВ с помощью КТН «2». А вот графу 25 оставляем пустой.
Пример заполнения уточняющего Д1 и Расчета (независимо от его типа) приведен на рис. 2 ниже.
Как лучше исправить ошибку: через уточненку или в следующем периоде в отчетном Расчете? Для работодателя (а для работника и подавно) чем быстрее, тем лучше. Почему? Потому что это может отразиться на сумме штрафа за доначисление налоговиками или плательщиком своевременно не начисленного ЕСВ. То есть, даже если сам нашел ошибку и исправляешься, от штрафа не уйти.
И карантин здесь не спасет (см. абзац четвертый п. 911.1 разд. VIII Закона № 2464).
Карантинное освобождение от штрафов не распространяется на штраф за доначисление своевременно не начисленного ЕСВ.
Какой размер штрафа? За доначисление своевременно не начисленного ЕСВ до 01.01.2015 налагается штраф в размере 5 % указанной суммы, а после 01.01.2015 — 10 % указанной суммы за каждый полный или неполный отчетный период, за который доначислена такая сумма, но не более чем 50 % суммы доначисленного ЕСВ (п. 3 ч. 11 ст. 25 Закона № 2464).
В случае самоисправления для расчета указанного штрафа количество отчетных периодов рассчитывается начиная с месяца, на который приходится срок подачи отчетности за период, за который доначислены (исчислены) суммы ЕСВ, и заканчивая месяцем, в котором плательщик ЕСВ подал отчетность, содержащую сведения о суммах ЕСВ, где указаны такие доначисленные суммы (п.п. 3 п. 2 разд. VII Инструкции № 449).
Решение о применении штрафных санкций за доначисление своевременно не начисленного ЕСВ выносит налоговая. Рассчитанную налоговиками сумму штрафа и пени в отчетности не отражаете.
Занизили. Пример 3. В таблице 6 Отчета по ЕСВ за декабрь по работнице Бирюченко И. И. указали базу начисления ЕСВ — 6000 грн и ЕСВ — 1320 грн вместо 16000 грн и 3520 грн соответственно. Ошибку исправляют в декабре 2021 года с помощью Д1 «Уточнюючий».
В этом случае с КТН «2» следует отразить разницу между суммами, которые были указаны в поданном Отчете, и теми, которые должны были быть указаны.
То есть не снимаем полностью отраженные суммы (6000 и 1320) и заводим правильные (16000 и 3520), а «добрасываем» суммы до нужной величины. Показываем с КТН «2» разницу: база начисления – 10000 грн (16000 – 6000) и ЕСВ – 2200 грн (3520 – 1320). Смотрим рис. 3.
Важно! На рис. 3 графа 14 Д1 должна быть пустой. Но сейчас стоит лишний контроль ПФУ, который требует указать количество дней. Если его не уберут, продублируйте количество дней из сданного отчета.
Дополнительная база. Пример 4. В сентябре 2021 года работник Максименко С. С. находился часть месяца на больничном. На конец месяца больничный еще не подлежал оплате. Сумма зарплаты (5800 грн) оказалась ниже минзарплаты, и бухгалтер «на автомате» доначислил ЕСВ до минимального страхового взноса (допбаза — 200 грн, ЕСВ — 44 грн) и отразил в Д1 за сентябрь.
Лишнее доначисление ЕСВ за сентябрь снимают в декабре 2021 года с помощью КТН «3» в графе 09 Д1 (см. рис. 4 на с. 25). Обратите внимание: не КТН «13», с которым обычно отражаем допбазу, а именно КТН «3» — уменьшение обязательств за пределами отчетного периода
Важно! На рис. 4 графа 14 Д1 должна быть пустой. Но сейчас стоит лишний контроль ПФУ, который требует указать количество дней.
Максимальная база. Пример 5. В июле 2021 года работнику Бурому П. П. были начислены зарплата в сумме 75000 грн и отпускные за июль в сумме 50000 грн. При заполнении Д1 за июль ошибочно был отражен ЕСВ и на зарплату (16500 грн), и на отпускные (11000 грн). То есть не было учтено, что в июле 2021 года максимальная база начисления ЕСВ составила 90000 грн (максимальная сумма ЕСВ — 19800 грн). Следовательно, из суммы дохода, превышающей эту величину, ЕСВ не взимался.
Отметим, что в базу начисления ЕСВ зарплату и отпускные работодатель может включить в любой последовательности.
Вместе с тем, если вы обнаружили ошибку, допущенную до 2016 года, для сравнения с максимальной базой начисления ЕСВ выплаты учитывайте в такой последовательности: сначала зарплата, затем вознаграждение по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг), далее больничные и декретные.
Но вернемся к нашему примеру. Предположим, что предприятие решило включить в базу начисления зарплату в полной сумме. Тогда отпускные попадут в нее частично (в пределах максимальной базы). Вместе с тем в корректировочной строке Д1 не будет видно, за счет какого дохода снимается ЕСВ. Ведь сторнирование суммы будет произведено с КТН «3» (а не отпускным кодом «10») в графе 09, а код категории застрахованного лица (графа 08 в Д1) по таким выплатам един.
В результате будет снята часть дохода, ошибочно включенная в базу (90000 - 75000 - - 5000 = -35000 (грн)), и часть ЕСВ (19800 - 16500 - - 11000 = -7700 (грн)). Предприятие исправляется в Д1 Расчете с типом «Звітний», сформированном за IV квартал 2021 года. Смотрим рис. 5 ниже.
Важно! На рис. 5 в графа 14 Д1 должна быть пустой. Но сейчас стоит лишний контроль ПФУ, который требует указать количество дней.
