Одной из процедур, которые необходимо сделать в рамках закрытия года, является годовой перерасчет НДФЛ. Проводить его обязаны все работодатели, в том числе и ФЛП.
Уточним: говорим сейчас об обязательном годовом перерасчете НДФЛ, который предусмотрен п.п. 169.4.2 НКУ. Такой перерасчет нужно делать по всем сотрудникам, которые числятся на предприятии на 31.12.2021.
А поскольку перерасчет обязательный, то сразу предупреждаем: не проводить такой перерасчет или делать его не по всем сотрудникам будет неправильным решением для бухгалтера. Ведь перерасчет дает возможность исправить НДФЛ-ошибки без штрафов.
Заметьте: по военному сбору проведение перерасчета не предусмотрено, пересчитываем только НДФЛ.
Годовой перерасчет НДФЛ по итогам 2021 года проводим при начислении зарплаты за декабрь 2021 года
Проверку делаем за период с момента проведения последнего перерасчета (по результатам предыдущего (2020) года или за другой* период) по декабрь 2021 года (включительно). По вновь принятым работникам перерасчет проводят за период с месяца приема их на работу.
* Например, если вы в этом году уже проводили по работнику добровольный перерасчет или перерасчет во время расчета за последний месяц применения налоговой социальной льготы (НСЛ).
В обязательном годовом перерасчете НДФЛ участвуют только доходы работника в виде заработной платы. Но учтите, что налоговое законодательство рассматривает заработную плату шире, чем Закон об оплате труда и Инструкция № 5. Так, например, НКУ к заработной плате относит пособие по временной нетрудоспособности и оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ).
Вместе с тем рекомендуем просмотреть и другие виды доходов, которые вы начисляли наемным работникам. Вдруг вы неверно их классифицировали ((не) обложили НДФЛ) и теперь у вас есть шанс все исправить.
Порядок проведения
Годовой НДФЛ-перерасчет проводим по каждому работнику отдельно. Порядок его проведения распишем пошагово.
Шаг 1. По каждому месяцу проверяемого периода:
— уточняем суммы начисленной зарплаты. Для этого отпускные и/или больничные относим к месяцам, за которые они начислены (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ). Все другие выплаты, в том числе премии, суммы индексации, начисленные (доначисленные/отсторнированные) за любые предыдущие месяцы, оставляем в том месяце, в котором они были фактически начислены;
— проверяем наличие у работника оснований для применения НСЛ и права на НСЛ, если такой работник ею пользовался в 2021 году (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 7, с. 7);
— определяем сумму НДФЛ. То есть проводим окончательное налогообложение уточненных месячных сумм заработной платы.
Шаг 2. За период, за который проводим перерасчет, рассчитываем общую сумму НДФЛ-обязательств. Для этого суммируем месячные суммы НДФЛ, рассчитанные по результатам перерасчета, в проверяемом периоде.
Шаг 3. Определяем результат перерасчета. Суммируем фактически начисленный НДФЛ в пересчитываемом периоде и сравниваем с суммой НДФЛ-обязательств, определенных по результатам годового перерасчета.
Важно! В сумме НДФЛ, фактический начисленной за 2021 год, не учитываем результаты перерасчета прошлого 2020 года, если такие суммы фактически доудерживались или возвращались в месяцах 2021 года.
В результате проведения перерасчета вы можете выявить:
— занижение обязательств по НДФЛ (удержали НДФЛ в меньшей сумме, чем следовало);
— завышение суммы обязательств по налогу (удержали сумму НДФЛ в большей сумме);
— нулевой результат (если сумма НДФЛ по перерасчету равна фактической сумме НДФЛ за пересчитываемый период).
Если обнаружено занижение обязательства по НДФЛ, такую недоудержанную сумму взыскиваем за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника, т. е. за счет дохода за декабрь 2021 года (п.п. 169.4.4 НКУ).
Если такого дохода будет недостаточно — остаток суммы недоплаты взыскиваем за счет доходов следующих месяцев до полного ее погашения (например, января, февраля 2022 года).
При любом отчислении из заработной платы помним о требованиях ст. 128 КЗоТ.
Имеем право отчислить из зарплаты работника за месяц недоплату по НДФЛ в сумме, которая не превышает 20 % зарплаты, подлежащей выплате на руки
Вместе с тем, если работник не против, он может написать заявление с просьбой отчислить из его зарплаты всю сумму недоудержанного НДФЛ единоразово. Если, конечно, сумма зарплаты позволяет это сделать.
А как действовать, если в результате годового перерасчета обнаружено, что НДФЛ удержан в большей сумме, чем следовало? На сумму излишне удержанного НДФЛ уменьшаем сумму налога на доходы, подлежащего удержанию из зарплаты работника за декабрь. При недостаточности такой суммы уменьшаем сумму НДФЛ следующих месяцев (например, января, февраля 2022 года) до полного возврата суммы лишнего НДФЛ (см. 103.08 БЗ).
Нулевой результат перерасчета не требует от работодателя никаких дополнительных действий
Пример. Работодатель в декабре проводит перерасчет НДФЛ по итогам 2021 года. Одной из его работниц в месяцах 2021 года начислялись доходы, приведенные в таблице ниже. Так, кроме зарплаты за фактически отработанное время, в проверяемом периоде (с 1 января по 31 декабря 2021 года) ей были начислены:
— отпускные. С 19.04.2021 работница находилась в отпуске 30 календарных дней (20 дней ежегодного отпуска и 10 дней дополнительного отпуска на детей). За этот период ей начислили отпускные и включили в доход апреля в сумме 5508,60 грн, в том числе за 12 дней апреля — 2203,44 грн, за 18 дней мая — 3305,16 грн;
— больничные. С 22.07.2021 по 02.08.2021 работница болела. Общая сумма больничных начислена и включена в доход августа в размере 2160 грн, в том числе за 10 дней болезни в июле — 1800 грн и за 2 дня болезни в августе — 360 грн.
Кроме того, 26 августа работница подала заявление и предоставила все документы на применение НСЛ как одинокой матери двоих детей. Сумма НСЛ — 3405 грн. Предельный размер дохода по этой льготе на двоих детей — 6360 грн.
Но НСЛ начали применять к зарплате работницы только с сентября, ошибочно посчитав, что в месяце подачи заявления на НСЛ работница права на нее не имеет.
В ноябре работнице по ее заявлению выплачена нецелевая благотворительная помощь в размере 2000 грн. Однако бухгалтер ошибочно включил ее в зарплату и удержал с нее НДФЛ. В результате НСЛ к зарплате за ноябрь не была применена.
С 1 декабря оклад работницы был повышен с 6200 до 6700 грн, в связи с чем она утратила право на НСЛ.
Результат проведения перерасчета по работнице приведем в таблице 1.
Годовой перерасчет НДФЛ
| Месяц | Факт | Перерасчет | ||||
| Зарплата | НСЛ | НДФЛ | Уточненная зарплата | НСЛ | НДФЛ | |
| Январь | 6200 | — | 1116 | 6200 | — | 1116 |
| Февраль | 6200 | — | 1116 | 6200 | — | 1116 |
| Март | 6200 | — | 1116 | 6200 | — | 1116 |
| Апрель | 8890,42(1) | — | 1600,28 | 5585,26(2) | — | 1005,35 |
| Май | 2066,67 | — | 372 | 5371,83(3) | — | 966,93 |
| Июнь | 6200 | — | 1116 | 6200 | — | 1116 |
| Июль | 4227,27 | — | 760,91 | 6027,27(4) | — | 1084,91 |
| Август | 8064,76(5) | — | 1451,66 | 6264,76(6) | 3405 | 514,76 |
| Сентябрь | 6200 | 3405 | 503,10 | 6200 | 3405 | 503,10 |
| Октябрь | 6200 | 3405 | 503,10 | 6200 | 3405 | 503,10 |
| Ноябрь | 8200(7) | — | 1476 | 6200 | 3405 | 503,10 |
| Декабрь | 6700 | — | 1206 | 6700 | — | 1206 |
| Итого | 75349,12 | х | 12337,05 | 73349,12 | х | 10751,25 |
| (1) Основная зарплата за апрель (3381,82 грн) + отпускные за апрель — май, начисленные в апреле (5508,60 грн). (2) После распределения. Основная зарплата за апрель (3381,82 грн) + отпускные апреля (2203,44 грн). (3) После распределения. Основная зарплата за май (2066,67грн) + отпускные мая (3305,16 грн). (4) После распределения. Основная зарплата за июль (4227,27 грн) + больничные июля (1800 грн). (5) Основная зарплата за август (5904,76 грн) + больничные июль — август (2160 грн). (6) После распределения. Основная зарплата за август (5904,76 грн) + больничные за август (360 грн). (7) В сумму зарплаты за ноябрь ошибочно включили нецелевую благотворительную помощь в размере 2000 грн и удержали с нее НДФЛ. | ||||||
Отражаем результаты перерасчета
Бухучет. В бухгалтерском учете результаты перерасчета отражаем проводкой:
— Дт 661 — Кт 641/НДФЛ — сумма недоплаты налога, удерживаемая с работника;
— Дт 661 — Кт 641/НДФЛ методом «красное сторно» — сумма переплаты, подлежащая возврату работнику.
Отчетность. В общем случае результат годового перерасчета НДФЛ за 2021 год отражаем в приложении 4 (4ДФ) Налогового расчета за декабрь 4 квартала 2021 года, т. е. в том месяце отчетного квартала, в котором его проводили.
В разд. I 4ДФ по строке с зарплатным доходом в графах 4а и 4 проставляем сумму НДФЛ с учетом результата перерасчета (103.25 БЗ). То есть, если по работнику обязательства по НДФЛ:
— занижены, в разд. І 4ДФ за декабрь показатели граф 4а и 4 увеличиваем на доудерживаемую сумму, но с учетом 20 % ограничения по отчислениям. Сумма к доудержанию превышает ограничивающий предел? Тогда ее остаток отражаем в 4ДФ за следующие отчетные кварталы по мере отчисления из зарплаты работника, начисленной в следующих месяцах;
— завышены — показатели граф 4а и 4 разд. I 4ДФ за декабрь 2021 года уменьшаем на сумму излишне удержанного НДФЛ, но не более чем сумма обязательств НДФЛ за декабрь. Если же сумма излишне удержанного НДФЛ, выявленная при перерасчете, превышает фактическую сумму НДФЛ, удержанную с декабрьских доходов, то ее остаток уменьшит показатели граф 4а и 4 в следующих отчетных периодах.
В результате перерасчета в нашем примере выявлено, что работнице нужно вернуть излишне удержанную сумму налога в размере (см. строку «Итого» по графам 4 и 7 таблицы):
12337,05 - 10751,25 = 1585,80 (грн).
Такой возврат проводим за счет уменьшения НДФЛ, подлежащего уплате с декабрьского дохода работницы (1206 грн, см. графу 4 таблицы). Но поскольку сумма НДФЛ декабря (1206 грн) меньше, чем та, которую надо вернуть (1585,80 грн), то НДФЛ за декабрь составит 0 грн. А на оставшуюся сумму налога (1585,80 - 1206 = 379,80) уменьшаем сумму НДФЛ января 2022 года до полного возврата суммы излишне удержанного НДФЛ.
Порядок заполнения 4ДФ за декабрь покажем на рисунке ниже.
Фрагмент 4ДФ за декабрь (Налоговый расчет за IV квартал 2021 года)
выводы
- Обязательный годовой перерасчет НДФЛ нужно делать по всем сотрудникам, которые числятся на предприятии на 31.12.2021.
- Если в результате перерасчета выявили занижение обязательства по НДФЛ, недоудержанную сумму взыскиваем за счет дохода работника за декабрь.
- На сумму излишне удержанного НДФЛ уменьшаем сумму НДФЛ, подлежащего удержанию с дохода работника за декабрь.
