Возвращаем билеты из-за отмены командировки

Отмена командировки

Если было принято решение перенести командировку на другое время, то сначала следует отменить такую командировку. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки, которая была запланирована на определенные даты.

После ознакомления работника с приказом об отмене командировки он, если ему выдавался аванс, должен вернуть в кассу предприятия (или на его текущий счет) полученную ранее сумму.

Сроки, в которые следует возвращать выданный аванс, если командировка сорвалась, содержатся только в Инструкции № 59*. Она дает работнику, получившему аванс на командировку и не выехавшему в нее, три банковских дня на возврат выданных средств со дня принятия решения об отмене командировки (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59, БЗ 103.17).

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

В вопросе ситуация несколько иная: аванс работнику на командировку не выдавали, а потому и возвращать ему нечего. Однако перед ним встает другой вопрос.

Отчитываться или нет?

Если работнику, которого направляют в командировку, был выдан аванс, то ему нужно не только вернуть средства в кассу или перечислить на текущий счет предприятия, но и подать авансовый отчет об использовании средств.

Дело в том, что когда работник получил средства из кассы или ему их перечислили на личную карточку, то они считаются выданными под отчет на дату осуществления операции (выдачи наличности или перечисления средств).

При этом

Нюанс только один: когда средства, выданные от отчет, не тратились, в авансовом отчете в графе «Витрачено» следует указать нули.

В нашем случае аванс не выдавался. Поэтому возникает логичный вопрос: нужно ли подавать работнику авансовый отчет?

На наш взгляд, если работник намеревается получить возмещение понесенных расходов на приобретение билета, то авансовый отчет он обязательно должен подать. Поскольку в противном случае он не сможет доказать, что потратил свои кровные на командировку и ему такие расходы должно возместить предприятие.

На то, что предприятие должно возместить ему средства, потраченные на билеты, указывает тот факт, что работник приобрел их не по своей прихоти, а в силу производственной необходимости. Эту необходимость подтверждает приказ о направлении работника в командировку, а также принятый авансовый отчет.

Подавать авансовый отчет желательно в общие сроки, прописанные в п.п. 170.9.2 НКУ, а именно до окончания пятого банковского дня со дня отмены командировки, то есть даты соответствующего приказа об отмене.

Ориентироваться именно на этот срок, считаем, следует потому, что спецправил отчетности по использованию собственных средств в командировке в п. 170.9. НКУ нет. Кроме того, фискалы также акцентируют внимание на подачу отчетности в эти сроки (БЗ 109.15). Хотя они и отмечают, что в случае несвоевременного представления авансового отчета при приобретении за собственные средства товаров для предприятия (использовании собственных средств в командировке) финсанкции не применяются.

Компенсируем расходы

Сумма компенсации. Если работник (как в нашем случае) использовал собственные средства на командировку для приобретения электронных билетов, а командировка была отменена, то в авансовом отчете он должен показать, что приобрел билеты и вернул их из-за отмены командировки.

Если работнику перевозчик вернет всю сумму, потраченную на приобретение билетов, то здесь говорить о возмещении не придется. Потому что работник ничего не теряет. А потому и необходимости в представлении отчета мы не видим.

В то же время обычно по правилам перевозчика в случае возврата билета с клиента взимается определенная плата (некоторые перевозчики называют ее штрафом). А значит, в случае возврата билета, в том числе и электронного, работник получит назад не всю сумму средств, потраченную на приобретение такого билета.

Учитывая это, если работник вернул билет перевозчику, то предприятие должно компенсировать ему не всю стоимость билета, а только невозвращенную сумму. И только когда работник не подавал билеты к возврату или перевозчик отказал в возврате, придется возместить всю стоимость билета.

Из-за того, что обычно перевозчик возвращает только часть стоимости билета, возникает вопрос: имеет ли право предприятие компенсировать работнику средства, которые тот потерял в виде штрафа за возврат билета?

На наш взгляд,

На то, что предприятие может возместить работнику расходы, которые он понес из-за возврата билета, указывает и Инструкция № 59 (ср. ). В ней, в частности, говорится, что расходы, понесенные в связи с возвратом работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя, только если на то были уважительные причины (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59).

В нашем случае решение об отмене командировки будет оформлено, потому не видим проблем с тем, чтобы предприятие компенсировало работнику расходы, осуществленные из-за возврата электронного билета в связи с отменой командировки. Даже если билет приобретен работником за свои средства без получения аванса.

Документируем возврат. Главное, чтобы работник предоставил на предприятие вместе с авансовым отчетом документы, подтверждающие возврат билета и удержание платы (штрафа). Так, в случае возврата электронного проездного/перевозочного документа:

— на поезд — к отчету следует приложить распечатанный на бумажном носителе документ на возврат;

— на автобус — распечатанные на бумажном носителе документы на возврат или письмо (акт, справку) о возврате билета, составленное компанией-продавцом, в котором указываются сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с его возвратом;

— на самолет — письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором указываются фамилия и инициалы отправленного работника, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета, а также распечатку авиабилета, заверенную главным бухгалтером предприятия или уполномоченным на это лицом.

Сумму платы за возврат билета (штрафа) после подачи авансового отчета предприятие должно отнести в состав расходов, к которым оно отнесло бы расходы на командировку, которая сорвалась (Дт 91, 92, 93, 23 и т. п. — Кт 372).

Обращаем внимание! В случае, когда перевозчик назовет плату за возврат билета штрафом, предприятию-высокодоходнику или малодоходнику-добровольцу следует помнить о разнице из п.п. 140.5.11 НКУ. В соответствии с ней плательщик должен увеличить финрезультат до налогообложения на сумму расходов от признанных штрафов, начисленных в соответствии с гражданским законодательством и гражданско-правовыми договорами, в том числе в ВЭД-сфере, в пользу лиц, которые не являются плательщиками налога (кроме физлиц), и в пользу «нулевиков» — плательщиков налога на прибыль.

То есть если сумма, не возвращенная работнику при возврате билета, будет признана перевозчиком штрафом и перевозчик является плательщиком единого налога или нерезидентом, то расходы, возмещенные работнику при возврате билета, не уменьшат объект обложения налогом на прибыль.

Средства вернули не сразу. Если работнику перевозчик вернет средства за минусом штрафа не сразу (иногда приходится ждать достаточно долго), то все равно предприятие должно возместить работнику только разницу между стоимостью билета и суммой, которая должна быть возвращена. Возмещение всей стоимости билета приведет к выплате работнику налогооблагаемого дохода.

Поэтому, чтобы не оставить работника без денег до момента возврата стоимости билета, советуем предприятию выдать ему возвратную финпомощь. Сумма такой помощи может равняться размеру потраченных работником средств на приобретение билетов за минусом штрафа за возврат билета. О том, как оказать такую возвратную помощь, см. «Налоги & бухучет», 2021, № 48.

В периоде, в котором работник получит средства от перевозчика, он должен погасить выданную возвратную финпомощь.

Пример. Предприятие решило отправить в командировку руководителя отдела продаж. Он приобрел за свои средства билеты к месту командировки и обратно на сумму 2173,80 грн (в т. ч. НДС — 361,90 грн).

Из-за карантина командировку отменили. С работника при возврате билета перевозчик взыскал плату в сумме 500 грн, в т. ч. 60,40 грн НДС.

После подачи авансового отчета и документов на трату средств предприятие решило возместить работнику затраты на приобретение билета в сумме не возвращенной стоимости возвращенного билета.

Возмещение расходов при отмене командировки