Теми статей
Обрати теми

Повертаємо квитки через скасування відрядження

Децюра Сергій, податковий експерт
Підприємство вирішило відправити працівника у відрядження до іншого міста. Для цього були оформлені всі необхідні документи. Працівник устиг до відрядження за свій рахунок (використовуючи особисту платіжну картку) придбати електронні квитки на проїзд до місця відрядження й назад. Трохи згодом було вирішено перенести відрядження. Чи можна компенсувати працівникові понесені витрати на придбання квитків?

Скасування відрядження

Якщо було прийняте рішення перенести відрядження на інший час, то спочатку слід скасувати проведення такого відрядження. Для цього керівник підприємства має видати наказ (розпорядження) про скасування відрядження, яке було заплановане на певні дати.

Після ознайомлення працівника з наказом про скасування відрядження він, якщо йому видавався аванс, повинен повернути до каси підприємства (чи на його поточний рахунок) отриману раніше суму.

Строки, у які слід повертати аванс, якщо відрядження зірвалося, містяться тільки в Інструкції № 59*. Вона дає працівникові, який отримав аванс на відрядження і не виїхав у нього, три банківські дні на повернення виданих коштів із дня прийняття рішення про скасування відрядження (п. 11 розд. II і п. 18 розд. III Інструкції № 59 та БЗ 103.17).

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

У запитанні ситуація дещо інша: аванс працівникові на відрядження не видавали, а тому й повертати йому немає чого. Однак перед ним постає інше питання.

Звітувати чи ні?

Якщо працівнику, якого відправляють у відрядження, був виданий аванс, то йому потрібно не тільки повернути кошти в касу чи перерахувати на поточний рахунок підприємства, а й подати авансовий звіт.

Справа в тому, що коли працівник отримав кошти з каси чи йому їх перерахували на особисту картку, то вони вважаються виданими під звіт на дату здійснення відповідної операції (видачі готівки або перерахування коштів).

При цьому

не має значення, витрачав працівник кошти, видані на відрядження, чи ні, — авансовий звіт, вважаємо, слід подавати все одно

Нюанс тільки один. Коли кошти, видані під звіт, не витрачалися, в авансовому звіті у графі «Витрачено» слід вказати нулі.

У нашому випадку аванс не видавався. Тому виникає логічне запитання: чи слід подавати працівнику авансовий звіт?

На наш погляд, якщо працівник має намір отримати відшкодування понесених витрат на придбання квитка, то авансовий звіт він подати обов’язково повинен. Оскільки в іншому випадку він не зможе довести, що витратив свої кровні на відрядження і йому такі витрати має відшкодувати підприємство.

На те, що підприємство має відшкодувати йому кошти, витрачені на квитки, вказує той факт, що працівник купив їх не через свою забаганку, а через виробничу необхідність. Цю необхідність підтверджує наказ про направлення працівника у відрядження, а також прийнятий авансовий звіт.

Подавати авансовий звіт бажано у загальні строки, прописані у п.п. 170.9.2 ПКУ, а саме до закінчення п’ятого банківського дня скасування відрядження, тобто дати відповідного наказу про скасування.

Орієнтуватися саме на цей строк, вважаємо, слід через те, що спецправил звітування за використання власних коштів у відрядженні у п. 170.9. ПКУ не встановлено. Крім того, фіскали також акцентують увагу на звітуванні в ці строки (БЗ 109.15). Хоча вони й зазначають, що в разі несвоєчасного подання авансового звіту при придбанні за власні кошти товарів для підприємства (використанні власних коштів у відрядженні) фінсанкції не застосовуються.

Компенсуємо витрати

Сума компенсації. Якщо працівник (як у нашому випадку) використав власні кошти на відрядження для придбання електронних квитків, а відрядження було скасоване, то в авансовому звіті він має показати, що він придбав квитки і повернув їх через скасування відрядження.

Якщо працівнику перевізник поверне всю суму, витрачену на придбання квитків, то тут говорити про якесь відшкодування не доводиться, бо працівник нічого не втрачає. А тому й необхідності в поданні звіту ми не бачимо.

Водночас зазвичай за правилами перевізника у випадку повернення квитка із клієнта стягується певна плата (деякі перевізники називають її штрафом). А отже, у випадку повернення квитка, у тому числі й електронного, працівник отримає назад не всю суму коштів, витрачену на придбання такого квитка.

Враховуючи це, якщо працівник повернув квиток перевізнику, то підприємсто має компенсувати йому не всю вартість квитка, а тільки неповерненену суму. І тільки коли працівник не подавав квитки до повернення або перевізник відмовив у поверненні, доведеться відшкодувати всю вартість квитка.

Через те що зазвичай перевізник повертає тільки частину вартості квитка, виникає запитання: чи має право підприємство компенсувати працівникові кошти, які той втратив у вигляді штрафу за повернення квитка?

На наш погляд,

відшкодувати працівнику суму коштів, втрачених при поверненні квитка, підприємство має повне право

На те, що підприємство може відшкодувати працівнику витрати, які він поніс через повернення квитка, вказує й Інструкція № 59 (ср. ). У ній, зокрема, зазначається, що витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника, лише якщо на те були поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат (п. 12 розд. II і п. 11 розд. III Інструкції № 59).

У нашому випадку рішення про скасування відрядження буде оформлене, тому не бачимо проблем із тим, щоб підприємство компенсувало працівнику витрати, понесені через повернення електронного квитка у зв’язку зі скасуванням відрядження. Навіть якщо працівник придбав квиток за свої кошти без отримання авансу.

Документуємо повернення. Головне, щоб працівник надав на підприємство разом із авансовим звітом документи, які підтверджують повернення квитка і стягнення плати (штрафу). Так, у разі повернення електронного проїзного/перевізного документа:

— на поїзд до звіту слід додати роздрукований на паперовому носії документ на повернення;

— на автобус — роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням;

— на літак — лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також роздруківка авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

Суму плати за повернення квитка (штрафу) після подачі авансового звіту підприємство має віднести до складу витрат, до яких воно віднесло б витрати на відрядження, яке зірвалося (Дт 91, 92, 93, 23 тощо Кт 372).

Звертаємо увагу! У випадку коли перевізник назве плату за повернення квитка штрафом, підприємству-високодохіднику чи малодохіднику-добровольцю варто пам’ятати про різницю із п.п. 140.5.11 ПКУ. Відповідно до неї платник має збільшити фінрезультат до оподаткування на суму витрат від визнаних штрафів, нарахованих згідно з цивільним законодавством та цивільно-правовими договорами, у тому числі у сфері зовнішньоекономічної діяльності, на користь осіб, які не є платниками податку (крім фізичних осіб), та на користь «нульовиків» — платників податку на прибуток.

Тобто якщо сума, не повернена працівнику при поверненні квитка, буде визнана перевізником штрафом і перевізник є платником єдиного податку чи нерезидентом, то витрати, відшкодовані працівнику при поверненні квитка, не зменшать об’єкт оподаткування податком на прибуток.

Кошти не відразу. Якщо працівнику перевізник поверне кошти за мінусом штрафу не відразу (інколи доводиться чекати доволі довго), то все одно підприємство має відшкодувати працівникові тільки різницю між вартістю квитка і сумою, що має бути повернена. Відшкодування всієї вартості квитка приведе до виплати працівнику оподатковуваного доходу.

Тому, щоб не залишити працівника без грошей до моменту повернення вартості квитка, радимо підприємству видати йому поворотну фіндопомогу. Сума такої допомоги може дорівнювати розміру витрачених працівником коштів на придбання квитків за мінусом штрафу за повернення квитка. Про те, як надати таку поворотну допомогу, див. «Податки & бухоблік», 2021, № 48.

У періоді, в якому працівник отримає кошти від перевізника, він має погасити видану поворотну фіндопомогу.

Приклад. Підприємство вирішило відправити у відрядження керівника відділу продажів. Він придбав за свої кошти квитки до місця відрядження й назад на суму 2173,80 грн (у тому числі ПДВ — 361,90 грн).

Через карантин відрядження скасовано. Із працівника при поверненні квитка перевізник стяг плату в сумі 500 грн, у тому числі ПДВ — 60,40 грн.

Після подачі авансового звіту і документів на витрачання коштів підприємство вирішило відшкодувати працівнику витрати на придбання квитка в сумі неповерненої вартості поверненого квитка.

Відшкодування витрат при скасуванні відрядження

№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспондуючі рахунки

Сума, грн

дебет

кредит

1

На основі поданого авансового звіту відображено суми витрачених працівником коштів на:

— придбання квитка

331

372

2173,80

— повернення квитка

372

331

1673,80

2

Затверджено авансовий звіт

93

331

500

3

Компенсовано працівнику витрати, понесені при поверненні квитка, придбаного за власні кошти

372

311

500

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі