Дни в расчете средней
Среднедневная зарплата для исчисления суммы больничных или пособия по беременности и родам определяется в расчете на 1 календарный день. Поэтому, после того, как определили расчетный период, следует подсчитать количество календарных дней в нем.
При подсчете не учитываем дни, на которые приходится действие уважительных причин. Перечень этих причин мы привели на с. 4.
Кроме того, по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 11.06.2019 г. № 311/0/247-19), к уважительным причинам отсутствия работника на работе следует отнести также календарные дни участия работника в выборах на платной основе. В течение такого времени по основному месту работы за работником сохранялась должность, но не сохранялась зарплата.
Все остальные дни, не отработанные работником в расчетном периоде по любым причинам (например, дни ежегодного отпуска или период простоя, прогул, остановка (сокращение) деятельности предприятия (ФЛП)), а также выходные, праздничные и нерабочие дни, которые приходятся на расчетный период, участвуют в подсчете количества календарных дней в расчетном периоде.
Как видите, ни график работы временно нетрудоспособного работника, ни вариант учета его рабочего времени для целей расчета выплат в связи с временной нетрудоспособностью, в том числе в связи с беременностью и родам, значения не имеют.
Закрепим сказанное на примерах.
Пример 1. Работник болел с 8 по 19 февраля 2021 года.
Расчетный период — февраль 2020 года — январь 2021 года (366 к. дн.). В расчетном периоде работник:
— с 18 марта по 11 мая находился в отпуске без сохранения зарплаты в связи с карантином (55 к. дн.);
— с 15 по 26 июня болел (12 к. дн.);
— с 1 по 24 сентября был в ежегодном основном отпуске (24 к. дн.).
Апрель 2020 года полностью не отработан по уважительной причине (отпуск без сохранения зарплаты). Поэтому этот месяц «выбрасываем» и расчетный период «сужается»:
366 к. дн. - 30 к. дн. = 336 к. дн.
Затем в оставшихся месяцах расчетного периода «убираем» дни, которые также не были отработаны по уважительным причинам (болезнь (12 к. дн.) и частички отпуска за свой счет (14 к. дн. в марте и 11 к. дн. в мае). А вот дни ежегодного отпуска оставляем.
Теперь подсчитаем количество календарных дней в расчетном периоде, которые будут участвовать в расчете больничных:
336 - 12 - 14 - 11 = 299 (к. дн.).
Пример 2. Работник предоставил больничный лист за период с 15 по 24 февраля 2021 года.
В расчетном периоде согласно предоставленным листкам нетрудоспособности он с 24.02.2020 г. болел, 22.06.2020 г. его документы были направлены в МСЭК, а 26.06.2020 г. состоялся осмотр в МСЭК.
По результатам осмотра работник был признан лицом с инвалидностью с 22.06.2020 г. С 30 июня работник приступил к работе.
Несколько слов о последнем листке нетрудоспособности, в котором есть 5 дней (с 22 по 26 июня 2020 года), в течение которого МСЭК рассматривала документы работника.
В этот период работник мог выйти на работу. Тогда такие дни должны быть оплачены в общем порядке. Если он работал, то, попав в расчетный период, отработанные дни будут участвовать в расчете нетрудоспособной средней зарплаты.
А если работник не работал, а ожидал решения МСЭК, как в приведенном примере? Тогда за дни, в течение которых его документы рассматривались в МСЭК с целью установления инвалидности, средний заработок не сохраняется.
То есть, проще говоря, за такие дни ни больничные, ни зарплата не начисляются. Однако
дни МСЭК, которые не были оплачены и попали в расчетный период, нужно исключить из расчета среднедневной зарплаты
Действительно, за такие дни не были начислены больничные, но они все равно остаются днями, пропущенными из-за временной нетрудоспособности, то есть исключаются из количества календарных дней за расчетный период. Таково мнение специалистов Минсоцполитики (см. письмо от 06.09.2016 г. № 293/18/99-16).
В приведенном примере общее количество календарных дней за расчетный период (февраль 2020 года — январь 2021 года) составляет 366.
Количество календарных дней, которое будет участвовать в расчете средней зарплаты:
366 - 119 - 5дни МСЭК = 242 (к. дн.),
где 119 — количество календарных дней с даты начала временной нетрудоспособности до даты установления инвалидности.
Пример 3. Работник болел в феврале 2021 года с 1 по 10 число, в подтверждение чего предоставил больничный лист.
В расчетном периоде (февраль 2020 года — январь 2021 года, 366 к. дн.) он также был нетрудоспособным с 4 по 11 января 2020 года, однако предоставил больничный листок с ошибкой, которую отказался исправлять. В результате комиссия по социальному страхованию отказала в назначении больничных и этот период не был оплачен.
Январский больничный лист не подтверждает временную нетрудоспособность работника.
Дни болезни, указанные в нем, работодатель не имеет права оплачивать — уважительная причина отсутствия на работе не подтверждена.
Поэтому дни болезни, не подтвержденные документально, остаются в расчетном периоде при определении средней зарплаты для оплаты больничного листа в феврале 2021 года.
Количество календарных дней, которое будет участвовать в расчете среднедневной зарплаты, — 366.
Заметим, что если впоследствии работник все-таки примет решение исправить больничный лист за январь 2020 года, то работодатель должен будет его оплатить. Более того, тогда придется пересчитать и сумму больничных по февральскому листку нетрудоспособности.
Но будьте внимательны: пособие по временной нетрудоспособности назначают, если за его назначением работник обратился не позднее 12 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности. Это прямо указано в ч. 5 ст. 32 Закона № 1105.
Выплаты расчетного периода
Порядок № 1266 рекомендует при определении выплат, которые будут участвовать в расчете больничных, руководствоваться сведениями, отраженными в отчетности по ЕСВ (в таблице 6 Отчета по форме № Д4, а начиная с отчетных периодов 2021 года — в приложении 1 к Налоговому расчету). Однако здесь следует учесть несколько правил.
Первое правило — разделяющее. Сумму зарплаты, которая будет участвовать в расчете средней зарплаты, определяем по каждому месту работы работника отдельно.
Допустим, заболел работник, который раньше разово выполнял для предприятия работы по договору подряда. Вознаграждение по такому договору было включено в базу начисления ЕСВ и отражено в Отчете по ЕСВ.
Но, несмотря на то, что это вознаграждение было начислено в расчетном периоде, при определении суммы зарплаты, которая будет участвовать в расчете больничных по основному месту работы, мы его не учитываем (см. письмо Минсоцполитики от 11.06.2019 г. № 311/0/247-19). Смотрим только на зарплату, начисленную в расчетном периоде по основному месту работы.
Аналогично действуем и в ситуации с совместителями, в том числе внутренними. Расчет больничных проводим отдельно по основному месту работы и по месту работы по совместительству. Отдельно определяем расчетные периоды по каждому месту работы, количество календарных дней и выплаты, которые начислены в них.
Смотрим пример.
Пример 4. Работник предприятия работает по основному месту работы с 2018 года, а с 1 декабря 2020 года — еще и на условиях внутреннего совместительства. С 12 по 19 февраля 2021 года он находился на больничном.
Расчетный период:
— по основному месту работы: февраль 2020 года — январь 2021 года (366 к. дн.). Сумма зарплаты, начисленной в расчетном периоде по основному месту работы, — 78000 грн;
— по совместительству: декабрь 2020 года — январь 2021 года (62 к. дн.). Сумма зарплаты, начисленной по совместительству, — 8000,00 грн.
Расчет больничных проводим отдельно по основному месту работы и по месту работы по совместительству. Отдельно определяем расчетные периоды по каждому месту работы, количество календарных дней и выплаты, которые начислены в них.
Среднедневная зарплата:
— по основному месту работы:
78000 : 366 = 213,11 (грн/к. дн.);
— по совместительству:
8000 : 62 = 129,03 (грн/к. дн.).
Второе правило — ЕСВшное. В расчет нетрудоспособной среднедневной зарплаты наемного работника включают начисленную в расчетном периоде заработную плату (основную, дополнительную и другие поощрительные и компенсационные выплаты), на которую начислен ЕСВ.
Если на часть зарплаты ЕСВ не начислялся, поскольку база начисления ЕСВ, определенная по работнику, превышала максимальную величину базы начисления, то такая часть в расчет больничных попасть не должна.
Важно! Больничные, пособие по беременности и родам, пособие по частичной безработице в расчете нетрудоспособной среднедневной зарплаты не участвуют. Ведь эти выплаты не входят в фонд оплаты труда.
Пример 5. Работница идет в отпуск в связи с беременностью и родами. В расчетном периоде (февраль 2020 года — январь 2021 года, 366 к. дн.) ей начислены:
— основная заработная плата — 101818,18 грн;
— пособие по частичной безработице — 2782 грн;
— отпускные за период с 1 по 24 сентября в сумме 8112 грн;
— материальная помощь на оздоровление — 5000 грн;
— разовая нецелевая благотворительная помощь в сумме 2000 грн.
В расчете больничных примут участие начисленная в расчетном периоде основная заработная плата, отпускные и материальная помощь на оздоровление, которые входят в базу начисления ЕСВ и с которых был уплачен единый взнос:
101818,18 + 8112 + 5000 = 114930,18 (грн).
Пособие по частичной безработице и нецелевая благотворительная помощь в расчет не попадут.
Среднедневная зарплата составит:
114930,18 : 366 = 314,02 (грн/к. дн.).
Третье правило — привязывающее. Для больничных и пособия по беременности и родам важна уплата ЕСВ. При этом не важно, за какой период начислена зарплатная выплата. Главное, что она начислена в расчетном периоде и с нее уплачен ЕСВ. То есть по общему правилу
при расчете средней все выплаты оставляем в тех месяцах, в которых они были фактически начислены и отражены в Отчете по ЕСВ
И только отпускные выбиваются из этого правила. Их относим к месяцам, за которые они начислены (см. письма Минсоцполитики от 16.09.2015 г. № 528/18/99-15 и ФСС по ВПТ от 03.09.2015 г. № 5.2-32-1422).
Рассмотрим, как это работает, на примере.
Пример 6. Работник болел с 28 января по 18 февраля 2020 года. Согласно положению о премировании, которое действует на предприятии, ему начислялись месячные премии в текущем за предыдущий месяц и квартальные премии.
Расчетный период — январь — декабрь 2020 года (366 к. дн.). В расчетном периоде работнику начислены:
— основная заработная плата в общей сумме 96000 грн;
— месячные премии в общей сумме 19200 грн, в том числе в январе 2020 года за декабрь 2019 года — месяц, который не входит в расчетный период;
— квартальные премии в общей сумме 86530 грн, в том числе в январе 2020 года за IV квартал 2019 года, месяцы которого не входят в расчетный период.
Все выплаты, начисленные в расчетном периоде, примут участие в расчете среднедневной зарплаты.
Период, за который они начислены, не имеет значения. Главное, что они начислены и на них начислен ЕСВ в расчетном периоде.
Сумма среднедневной зарплаты составит:
(96000 + 19200 + 86530) : 366 = 551,17 (грн/ к. дн.).
Кстати, и суммы доначисленной/отсторнированной зарплаты учитываем в том месяце расчетного периода, в котором такие корректировки проведены. Подтверждение этому находим также в приказе № 1022 и письмах ФСС по ВПТ от 25.08.2015 г. № 5.2-32-1380 и Минсоцполитики от 07.04.2016 г. № 101/18/99-16.
Пример 7. Работник болел с 8 по 12 февраля 2021 года.
Расчетный период: февраль 2020 года — январь 2021 года (366 к. дн.).
Заработная плата за фактически отработанное время, которая начислена в расчетном периоде, — 150000 грн.
Кроме того, в мае 2020 года (месяце, который вошел в расчетный период) работнику были начислены своевременно не начисленная сумма индексации за месяцы 2019 года и доначислена сумма отпускных за период отпуска в сентябре 2019 года в общей сумме 4538 грн.
Суммы индексации за месяцы 2019 года и отпускных за сентябрь 2019 года будут участвовать в расчете больничных. Ведь они начислены в расчетном периоде и именно в этом периоде с них был уплачен ЕСВ.
Общая сумма заработной платы, которая будет участвовать в расчете больничных:
150000 + 4538 = 154538 (грн).
Среднедневная заработная плата составит:
154538 : 366 = 422,23 (грн).
Но будьте внимательны, если проводилась корректировка заработной платы с уточнением рабочего времени. Например, отсторнировали ошибочно начисленную заработную плату за период временной нетрудоспособности работника. В таком случае сумма откорректированной зарплаты относится к месяцу, в котором состоялась корректировка, а вот
дни, за которые проведена корректировка, учитываются в том месяце, ЗА который проводятся соответствующие корректировки
Продемонстрируем это на примере.
Пример 8. Работник болел с 12 по 18 февраля 2021 года.
В расчетном периоде (февраль 2020 года — январь 2021 года) он также находился на больничном с 29 июня по 3 июля (5 к. дн.), однако в июне ошибочно дни болезни были оплачены как обычные рабочие дни.
Ошибка выявлена и исправлена в июле 2020 года: отсторнирована заработная плата за 2 дня июня и начислены больничные за период временной нетрудоспособности с 29 июня по 3 июля 2020 года.
Общая сумма заработной платы в расчетном периоде (с учетом отсторнированной суммы за 1 день болезни в июне) — 150570 грн.
При расчете больничных сторнированную сумму зарплаты за июнь 2020 года оставляем в месяце ее сторнирования — июле 2020 года. При этом дни болезни (5 к. дн.) в июне и июле исключаем из расчетного периода.
Найдем среднедневную зарплату: 150570 : : (366 - 5) = 417,09 (грн).
Переходим к исключению из общего правила о «привязке» выплат, а именно к отпускным.
Пример 9. Работник болеет с 24 февраля 2021 года.
В расчетном периоде (февраль 2020 года — январь 2021 года, 366 к. дн.) он с 3 по 24 февраля 2020 года находился в ежегодном отпуске. Однако, поскольку предприятие избрало вариант начисления отпускных не месяц в месяц, а наперед, в месяце выплаты отпускных, то сумма отпускных (12168 грн) была начислена в январе 2020 года.
Общая сумма зарплаты, начисленной в расчетном периоде, — 166500 грн.
Отпускные за дни ежегодного отпуска в феврале 2020 года начислены в январе 2020 года, то есть в месяце, который не входит в расчетный период. Однако сумма отпускных за дни отпуска в феврале примет участие в расчете больничных. Ведь по правилу, которое мы рассмотрели выше, их следует отнести к месяцу, за которые они начислены.
Сумма зарплаты, которая участвует в расчете: 166500 + 12168 = 178668 (грн).
Среднедневная зарплата равна: 178668 : : 366 = 488,16 (грн/к. дн.).
Но будьте внимательны! В отличие от своевременно начисленных отпускных сторнированные/доначисленные суммы отпускных оставляем в тех месяцах, в которых они фактически были проведены в бухучете. Не разбрасываем, как отпускные! На этом настаивает ФСС в письме от 24.12.2019 г. № 2626-03-7.
Правило 4 — исключающее. Не часто, но бывает, что работник не отработал месяц полностью в связи с уважительными причинами. Однако в этом месяце ему были начислены какие-то зарплатные выплаты, например, премия, или доначислена забытая зарплата за предыдущие периоды.
Что делать с такими зарплатными выплатами, если месяц выпадает из расчета?
Из общей суммы зарплаты, начисленной в расчетном периоде, исключаем зарплатные выплаты, которые были начислены в месяцах, полностью не отработанных по уважительным причинам
Покажем, как это работает, на примере.
Пример 10. Работник болел с 15 по 23 февраля 2021 года.
В расчетном периоде (февраль 2020 года — январь 2021 года) работник не отработал январь полностью (1 — праздничный день, 2 и 3 — выходные дни, с 4 по 31 января он находился в отпуске за свой счет).
Общая сумма зарплаты, начисленной в расчетном периоде, — 150000 грн, в том числе в январе работнику было начислено вознаграждение по итогам работы в 2020 году в сумме 12500 грн.
Январь 2020 года — месяц, который полностью не был отработан по уважительным причинам. Поэтому он весь (31 к. дн.) должен покинуть расчетный период.
Количество календарных дней, которые примут участие в расчете среднедневной заработной платы:
366 - 31 = 335 (к. дн.).
Вместе с 31 к. дн. января расчет покинет и сумма вознаграждения по итогам работы в 2020 году.
Поэтому в расчет больничной среднедневной зарплаты попадет зарплата в сумме:
150000 - 12500 = 137500 (грн).
Среднедневная зарплата составит:
137500 : 335 = 410,45 (грн/к. дн.).
выводы
- В расчете среднедневной зарплаты работника участвует начисленная в расчетном периоде зарплата в сумме, которая вошла в базу начисления ЕСВ.
- Больничные, пособие по беременности и родам, пособие по частичной безработице в расчет нетрудоспособной среднедневной зарплаты не включаем.
- По общему правилу, при расчете средней зарплаты все выплаты оставляем в тех месяцах, в которых они были начислены. Исключение — отпускные.
