Лікарняні/декретні: дні та виплати у розрахунку

Дні в розрахунку середньої

Середньоденна зарплата для обчислення суми лікарняних чи допомоги по вагітності та пологах визначається в розрахунку на 1 календарний день. Тож після того, як визначили розрахунковий період, слід підрахувати кількість календарних днів у ньому.

При підрахунку не враховуємо дні, на які припадає дія поважних причин. Перелік цих причин ми навели у статьї «Розрахунковий період: якщо працівник надав лікарняний» цього номера.

Крім того, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 11.06.2019 р. № 311/0/247-19), до поважних причин відсутності працівника на роботі слід віднести також календарні дні участі працівника у виборах на платній основі. Протягом такого часу за основним місцем роботи за працівником зберігалася посада, але не зберігалася зарплата.

Усі інші дні, не відпрацьовані працівником у розрахунковому періоді з будь-яких причин (наприклад, дні щорічної відпустки чи період простою, прогул, зупинення (скорочення) діяльності підприємства (ФОП)), а також вихідні, святкові та неробочі дні, що припадають на розрахунковий період, беруть участь у підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді.

Як бачите, ні графік роботи тимчасово непрацездатного працівника, ні варіант обліку його робочого часу для цілей розрахунку виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, у тому числі у зв’язку з вагітністю та пологами, значення не мають.

Закріпимо сказане на прикладах.

Приклад 1. Працівник хворів з 8 по 19 лютого 2021 року.

Розрахунковий період — лютий 2020 року — січень 2021 року (366 к. дн.). У розрахунковому періоді працівник:

— з 18 березня по 11 травня перебував у відпустці без збереження зарплати у зв’язку з карантином (55 к. дн.);

— з 15 по 26 червня хворів (12 к. дн.);

— з 1 по 24 вересня був у щорічній основній відпустці (24 к. дн.).

Квітень 2020 року повністю не відпрацьований з поважної причини (відпустка без збереження зарплати). Тому цей місяць «викидаємо» і розрахунковий період «звужується»:

366 к. дн. - 30 к. дн. = 336 к. дн.

Далі в місяцях розрахункового періоду, що залишилися, «прибираємо» дні, які також не були відпрацьовані з поважних причин (хвороба (12 к. дн.) та частинки відпустки за свій рахунок (14 к. дн. у березні та 11 к. дн. у травні). А ось дні щорічної відпустки залишаємо.

Тепер підрахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних:

336 - 12 - 14 - 11 = 299 (к. дн.).

Приклад 2. Працівник надав лікарняний лист за період з 15 по 24 лютого 2021 року. У розрахунковому періоді згідно з наданими листками непрацездатності він з 24.02.2020 р. хворів, 22.06.2020 р. його документи були направлені в МСЕК, а 26.06.2020 р. відбувся огляд у МСЕК.

За результатами огляду працівник був визнаний особою з інвалідністю з 22.06.2020 р. З 30 червня працівник приступив до роботи.

Декілька слів про останній листок непрацездатності, в якому є 5 днів (з 22 по 26 червня 2020 року), протягом якого МСЕК розглядала документи працівника.

У цей період працівник міг вийти на роботу. Тоді такі дні мають бути оплачені в загальному порядку. Якщо він працював, то, потрапивши до розрахункового періоду, такі відпрацьовані дні візьмуть участь у розрахунку непрацездатної середньої зарплати.

А якщо працівник не працював, а чекав на рішення МСЕК, як у наведеному прикладі? Тоді за дні, протягом яких його документи розглядалися в МСЕК з метою встановлення інвалідності, середній заробіток не зберігається.

Тобто, простіше кажучи, за такі дні ані лікарняні, ані зарплата не нараховуються. Проте

Дійсно, за такі дні не були нараховані лікарняні, але вони все одно залишаються днями, пропущеними через тимчасову непрацездатність, тобто виключаються з кількості календарних днів за розрахунковий період. Така думка фахівців Мінсоцполітики (див. лист від 06.09.2016 р. № 293/18/99-16).

У наведеному прикладі загальна кількість календарних днів за розрахунковий період (лютий 2020 року — січень 2021 року) складає 366.

Кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньої зарплати:

366 - 119 - 5_{дні МСЕК} = 242 (к. дн.),

де 119 — кількість календарний днів з дати початку тимчасової непрацездатності до дати встановлення інвалідності.

Приклад 3. Працівник хворів у лютому 2021 року з 1-го по 10-те число, на підтвердження чого надав лікарняний лист.

У розрахунковому періоду (лютий 2020 року — січень 2021 року, 366 к. дн.) він також був непрацездатним з 4 по 11 січня 2020 року, проте надав лікарняний листок з помилкою, яку відмовився відправляти. У результаті комісія із соціального страхування відмовила в призначенні лікарняних і цей період не був оплачений.

Січневий лікарняний лист не підтверджує тимчасову непрацездатність працівника.

Дні хвороби, зазначені у ньому, роботодавець не має права оплачувати — поважна причина відсутності на роботі не підтверджена.

Тож дні хвороби, не підтверджені документально, залишаються в розрахунковому періоді при визначенні середньої зарплати для оплати лікарняного листа в лютому 2021 року.

Кількість календарних днів, що візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, — 366.

Зауважимо, що якщо згодом працівник все-таки прийме рішення виправити лікарняний лист за січень 2020 року, то роботодавець повинен буде його оплатити. Більше того, тоді доведеться перерахувати і суму лікарняних за лютневим листком непрацездатності.

Але будьте уважні: допомогу по тимчасовій непрацездатності призначають, якщо за її призначенням працівник звернувся не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності. Це прямо зазначено у ч. 5 ст. 32 Закону № 1105.

Виплати розрахункового періоду

Порядок № 1266 рекомендує при визначенні виплат, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних, керуватися відомостями, відображеними у звітності з ЄСВ (у таблиці 6 Звіту за формою № Д4, а починаючи зі звітних періодів 2021 року — у додатку 1 до Податкового розрахунку). Проте тут слід урахувати декілька правил.

Перше правило — розділяюче. Суму зарплати, яка візьме участь у розрахунку середньої зарплати, визначаємо за кожним місцем роботи працівника окремо.

Припустимо, захворів працівник, який раніше разово виконував для підприємства роботи за договором підряду. Винагороду за таким договором було включено до бази нарахування ЄСВ і відображено у Звіті з ЄСВ.

Але незважаючи на те, що ця винагорода була нарахована в розрахунковому періоді, при визначенні суми зарплати, яка братиме участь у розрахунку лікарняних за основним місцем роботи, ми її не враховуємо (див. лист Мінсоцполітики від 11.06.2019 р. № 311/0/247-19). Дивимося тільки на зарплату, нараховану в розрахунковому періоді за основним місцем роботи.

Аналогічно діємо і в ситуації із сумісниками, у тому числі внутрішніми. Розрахунок лікарняних проводимо окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом. Окремо визначаємо розрахункові періоди за кожним місцем роботи, кількість календарних днів і виплати, які нараховані в них.

Дивимося приклад.

Приклад 4. Працівник підприємства працює за основним місцем роботи з 2018 року, а з 1 грудня 2020 року ще й на умовах внутрішнього сумісництва. З 12 по 19 лютого 2021 року він перебував на лікарняному.

Розрахунковий період:

— за основним місцем роботи: лютий 2020 року — січень 2021 року (366 к. дн.). Сума зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді за основним місцем роботи, — 78000 грн;

— за сумісництвом: грудень 2020 року — січень 2021 року (62 к. дн.). Сума зарплати, нарахованої за сумісництвом, — 8000,00 грн.

Розрахунок лікарняних проводимо окремо за основним місцем роботи і за сумісництвом. Окремо визначаємо розрахункові періоди за кожним місцем роботи, кількість календарних днів і виплати, які нараховані в них.

Середньоденна зарплата:

— за основним місцем роботи:

78000 : 366 = 213,11 (грн/к. дн.);

— за сумісництвом:

8000 : 62 = 129,03 (грн/к. дн.).

Друге правило — ЄСВшне. До розрахунку непрацездатної середньоденної зарплати найманого працівника включають нараховану в розрахунковому періоді заробітну плату (основну, додаткову та інші заохочувальні й компенсаційні виплати), на яку нарахований ЄСВ.

Якщо на частину зарплати ЄСВ не нараховувався, оскільки база нарахування ЄСВ, визначена за працівником, перевищувала максимальну величину бази нарахування, то така частина до розрахунку лікарняних потрапити не повинна.

Увага! Лікарняні, допомога по вагітності та пологах, допомога по частковому безробіттю у розрахунку непрацездатної середньоденної зарплати працівника не беруть участі. Адже ці виплати не входять до фонду оплати праці.

Приклад 5. Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. У розрахунковому періоді (лютий 2020 року — січень 2021 року, 366 к. дн.) їй нараховані:

— основна заробітна плата — 101818,18 грн;

— допомога по частковому безробіттю — 2782 грн;

— відпускні за період з 1 по 24 вересня у сумі 8112 грн;

— матеріальна допомога на оздоровлення — 5000 грн;

— разова нецільова благодійна допомога в сумі 2000 грн.

У розрахунку лікарняних візьме участь нарахована в розрахунковому періоді основна заробітна плата, відпускні та матеріальна допомога на оздоровлення, що входять до бази нарахування ЄСВ та з яких був сплачений єдиний внесок:

101818,18 + 8112 + 5000 = 114930,18 (грн).

Допомога по частковому безробіттю та нецільова благодійна допомога до розрахунку не потраплять.

Середньоденна зарплата складе:

114930,18 : 366 = 314,02 (грн/к. дн.).

Третє правило — прив’язуюче. Для лікарняних та допомоги по вагітності та пологах важлива сплата ЄСВ. При цьому не важливо, за який період нарахована зарплатна виплата. Головне, що вона нарахована у розрахунковому періоді та з неї сплачений ЄСВ. Тобто за загальним правилом,

І тільки відпускні вибиваються з цього правила. Їх відносимо до місяців, за які вони нараховані (див. листи Мінсоцполітики від 16.09.2015 р. № 528/18/99-15 і ФСС з ТВП від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422).

Розглянемо, як це працює на прикладі.

Приклад 6. Працівник хворів з 28 січня по 18 лютого 2020 року. Згідно з положенням про преміювання, що діє на підприємстві, йому нараховувалися місячні премії в поточному за попередній місяць та квартальні премії.

Розрахунковий період — січень — грудень 2020 року (366 к. дн.). У розрахунковому періоді працівникові нараховані:

— основна заробітна плата в загальній сумі 96000 грн;

— місячні премії в загальній сумі 19200 грн, у тому числі у січні 2020 року за грудень 2019 року — місяць, який не входить до розрахункового періоду;

— квартальні премії в загальній сумі 86530 грн, у тому числі у січні 2020 року за IV квартал 2019 року, місяці якого не входять до розрахункового періоду.

Усі виплати, нараховані в розрахунковому періоді, візьмуть участь у розрахунку середньоденної зарплати.

Період, за який вони нараховані, — не має значення. Головне, що вони нараховані та на них нарахований ЄСВ у розрахунковому періоді. Сума середньоденної зарплати складе:

(96000 + 19200 + 86530) : 366 = 551,17 (грн/к. дн.).

До речі, й суми донарахованої/відсторнованої зарплати враховуємо в тому місяці розрахункового періоду, в якому такі коригування проведені. Підтвердження цьому знаходимо також у наказі № 1022 і листах ФСС з ТВП від 25.08.2015 р. № 5.2-32-1380 та Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16.

Приклад 7. Працівник хворів з 8 по 12 лютого 2021 року.

Розрахунковий період: лютий 2020 року — січень 2021 року (366 к. дн.).

Заробітна плата за фактично відпрацьований час, що нарахована в розрахунковому періоді, — 150000 грн.

Крім того, у травні 2020 року (місяці, що увійшов до розрахункового періоду) працівникові були нараховані своєчасно не нарахована сума індексації за місяці 2019 року та донарахована сума відпускних за період відпустки у вересні 2019 року в загальній сумі 4538 грн.

Суми індексації за місяці 2019 року та відпускних за вересень 2019 року візьмуть участь у розрахунку лікарняних. Адже вони нараховані у розрахунковому періоду і саме в цьому періоді з них був сплачений ЄСВ.

Загальна сума заробітної плати, що візьме участь в розрахунку лікарняних:

150000 + 4538 = 154538 (грн).

Середньоденна заробітна плата складе:

154538 : 366 = 422,23 (грн).

Але будьте уважні, якщо проводилося коригування заробітної плати з уточненням робочого часу.

Наприклад, відсторнували помилково нараховану заробітну плату за час тимчасової непрацездатності працівника. У такому випадку сума відкоригованої зарплати належить до місяця, в якому відбулося коригування, а от

Продемонструємо це на прикладі.

Приклад 8. Працівник хворів з 12 по 18 лютого 2021 року.

У розрахунковому періоді (лютий 2020 року — січень 2021 року) він також перебував на лікарняному з 29 червня по 3 липня (5 к. дн.), проте в червні помилково дні хвороби були оплачені як звичайні робочі дні.

Помилка виявлена та виправлена у липні 2020 року: відсторнована заробітна плата за 2 дні червня та нараховані лікарняні за період тимчасової непрацездатності 29 червня по 3 липня 2020 року.

Загальна сума заробітної плати у розрахунковому періоді (з урахуванням відсторнованої суми за 1 день хвороби у червні) — 150570 грн.

При обчисленні лікарняних сторновану суму зарплати за червень 2020 року залишаємо у місяці її сторнування — липні 2020 року. При цьому дні хвороби (5 к. дн.) у червні та липні виключаємо з розрахункового періоду.

Знайдемо середньоденну зарплату: 150570 : : (366 - 5) = 417,09 (грн).

Переходимо до виключення із загального правила по «прив’язуванню» виплат, а саме до відпускних.

Приклад 9. Працівник хворіє з 24 лютого 2021 року.

У розрахунковому періоді (лютий 2020 року — січень 2021 року, 366 к. дн.) він з 3 по 24 лютого 2020 року перебував у щорічній відпустці. Проте оскільки підприємство обрало варіант нарахування відпускних не місяць у місяць, а наперед, у місяці виплати відпускних, то сума відпускних (12168 грн) була нарахована у січні 2020 року.

Загальна сума зарплати, нарахована у розрахунковому періоді, — 166500 грн.

Відпускні за дні щорічної відпустки в лютому 2020 року нараховані у січні 2020 року, тобто у місяці, який не входить до розрахункового періоду. Проте сума відпускних за дні відпустки у лютому візьме участь у розрахунку лікарняних. Адже за правилом, яке ми розглянули вище, їх слід віднести до місяця, за який вони нараховані.

Сума заробітку, що бере участь у розрахунку: 166500 + 12168 = 178668 (грн).

Середньоденна зарплата дорівнює: 178668 : : 366 = 488,16 (грн/к. дн.).

Але будьте уважні! На відміну від своєчасно нарахованих відпускних, сторновані/донараховані суми відпускних залишаємо в тих місяцях, в яких вони фактично були проведені в бухобліку. Не розкидаємо як відпускні! На цьому наполягає ФСС у листі від 24.12.2019 р. № 2626-03-7.

Правило 4 — виключне. Не часто, але буває, що працівник не відпрацював місяць повністю у зв’язку з поважними причинами. Проте в цьому місяці йому були нараховані якісь зарплаті виплати, наприклад премія чи донарахована забута зарплата за попередні періоди. Що роботи з такими зарплатними виплатами, якщо місяць випадає з розрахунку?

Покажемо, як це працює на прикладі.

Приклад 10. Працівник хворів з 15 по 23 лютого 2021 року.

У розрахунковому періоді (лютий 2020 року — січень 2021 року) працівник не відпрацював січень повністю (1 — святковий день, 2 та 3 — вихідні дні, з 4 по 31 січня він перебував у відпустці за свій рахунок).

Загальна сума зарплати, нарахованої в розрахунковому періоді, — 150000 грн, у тому числі в січні працівникові була нарахована винагорода за підсумками роботи у 2020 році у сумі 12500 грн.

Січень 2020 року — місяць, який повністю не був відпрацьований з поважних причин. Тож він увесь (31 к. дн.) повинен покинути розрахунковий період.

Кількість календарних днів, які візьмуть участь у розрахунку середньоденної заробітної плати:

366 - 31 = 335 (к. дн.).

Разом з 31 к. дн. січня розрахунок покине й сума винагороди за підсумками роботи у 2020 році.

Тож до розрахунку лікарняної середньоденної зарплати потрапить зарплати у сумі: 150000 - 12500 = 137500 (грн).

Середньоденна зарплата складе:

137500 : 335 = 410,45 (грн/к. дн.).