Касса всем!
Когда заходит речь о подразделениях и кассе, то нужно опираться на Положение № 148. Его действие распространяется на юрлиц и их обособленные подразделения.
При этом в соответствии с ч. 2 п. 3 Положения № 148 к обособленным подразделениям с целью применения кассовых правил относят филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения (стационарные или передвижные), где реализуются товары, предоставляются услуги и осуществляются расчетные операции.
Следовательно
правила кассовых операций, предусмотренные Положением № 148, должны распространяться как на обособленные, так и на структурные подразделения
Хотя иногда фискалы считают по-другому (письмо ГНСУ от 15.06.2021 г. № 2423/ІПК/99-00-07-05-01-06). Например, считают, что когда торговый зал находится в одном здании с бухгалтерией и администрацией юрлица, то он не может считаться обособленным подразделением и достаточно здесь кассы головного предприятия. Мы такой подход фискалов не разделяем. Все должна решать структура предприятия, а не место нахождения подразделения (по адресу предприятия или нет).
Виды касс подразделения
Под кассой п.п. 8 п. 3 Положения № 148 понимает помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денег, других ценностей, кассовых документов.
Следовательно кассой Положения № 148 понимает:
1) классическую кассу, т. е. отдельно отведенное место с окошком, в котором находится кассир, получающий и выдающий наличные деньги;
2) место, где работник получает средства за реализованную продукцию и где обычно находится РРО.
Из этого следует, что:
— в подразделении может вообще не быть кассы, если оно не имеет дело с наличными деньгами. В нем не происходят продажи продукции или другие операции с наличностью (выдача зарплаты, подотчетных средств и т. п.). Эти операции происходят через кассу предприятия;
— у подразделения может быть касса, если именно в нем происходят наличные расчеты (происходит продажа товаров через РРО) или другие операции с наличными деньгами (выдача зарплаты, подотчетных средств и т. п.).
Касс в подразделении может быть и несколько. Одна — это классическая касса, а другие — это место, где осуществляются расчеты и находится РРО.
Кассовая книга
Случаи, когда в подразделении, где есть касса, должна быть своя кассовая книга, прописаны в п. 39 Положения № 148. В нем, в частности, говорится, что:
1) кассовую книгу ведет само подразделение, если проводит операции по приему наличных денег за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее ПКО, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их РКО и ведомостями;
2) кассовую книгу не ведет подразделение, если осуществляет наличные расчеты с применением РРО и/или РК и ведением КУРО, но не проводит операций по приему (выдаче) наличных денег по кассовым ордерам.
Следовательно кассовая книга есть в подразделении, где наличные операции оформляются через РКО и ПКО (классическая касса).
Если же кассовые ордера в подразделении не оформляются, т. е. подразделение не имеет классической кассы,
средства на зарплату и на командировку выдают через кассу головного предприятия или на банковские карты рабочих. А если есть только касса, где происходят расчеты через РРО, то и кассовой книги он может не иметь.
Таким образом, у подразделения может быть:
1) одна касса. При этом, если это:
— классическая касса (оформляются наличные операции ПКо и РКО), то в этой кассе должна обязательно быть кассовая книга;
— РРО. Если подразделение является магазином, торгующим через РРО, а выручку из РРО инкассируют в кассу ГП или прямо в банк, то такое подразделение может работать без образования в нем отдельной кассы. Хотя по желанию оно может и в таком подразделении завести кассовую книгу;
2) две кассы. Например, у подразделения:
— есть классическая касса и отдельно торговое место (магазин), в котором находится РРО, то в подразделении должна быть одна кассовая книга (находящаяся в классической кассе);
— есть два торговых места (в магазине установлено два РРО) и средства из них (выручку из РРО) инкассируют в кассу ГП или в банк, то такое обособленное подразделение может работать без использования кассовой книги.
Оприходование наличных
Предприятия разрабатывают и утверждают Порядок оприходования наличных денег в своей кассе, который для обособленных подразделений устанавливается и доводится внутренним документом предприятия (п. 12 Положения № 148).
При этом правила оприходования наличных денег справедливы как для структурных, так и для обособленных подразделений предприятий.
Способ оприходования наличности в обособленном подразделении зависит от условий проведения наличных расчетов (п. 11 Положения № 148). О них — в таблице ниже.
Правила оприходования наличных денег в подразделениях
| Правила осуществления операций в кассе подразделения | Порядок оприходования наличных денег |
| 1. Без использования РРО, но с ведением «обособленной» кассовой книги | Отражение наличности в полной сумме ее фактических поступлений в «обособленной» кассовой книге на основании ПКО |
| 2. С применением РРО и ведением «обособленной» кассовой книги | |
| 3. С применением РРО без ведения «обособленной» кассовой книги | Обеспечение сохранения ежедневных Z-отчетов в электронной форме в течение 3 лет и занесение информации в соответствующие книги учета (КУРО — в случае ее использования на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии) |
| 4. С применением ПРРО без ведения «обособленной» кассовой книги | Обеспечение ежедневного создания ПРРО в бумажной и/или электронной форме фискальных отчетных чеков и подачи их на фискальный сервер для их регистрации и долгосрочного хранения |
| 5. С применением КУРО (и РК) вместо РРО | Занесение данных расчетных квитанций в КУРО |
То есть только те обособленные подразделения, имеющие кассовую книгу, чтобы оприходовать полученную выручку, должны занести в нее записи о получении таких средств. Всем остальным, кто не ведет кассовую книгу для оприходования средств, она не нужна.
Тем подразделениям, которые не используют кассовую книгу, но имеют РРО для оприходования средств, достаточно сформировать Z-отчет и сохранять его в течение 3 лет. Формировать и сохранять Z-отчеты следует в электронной форме. Поэтому потребность в их распечатке и подклеивании на сегодняшний день отпадает.
Но наличие в п. 11 Положения № 148 указания о том, что для оприходования средств теми, кто использует РРО и не имеет кассовой книги, еще следует делать занесение информации в соответствующие книги учета (в том числе и КУРО в определенных случаях), сразу вызывает вопрос: реально достаточно для оприходования создания одного Z-отчета?
На наш взгляд, если предприятие отказалось от ведения КУРО, то Z-отчета достаточно. А если не отказалось, то для оприходования средств, кроме Z-отчета, понадобится и КУРО, но только тогда, когда ее следует использовать для расчетов (в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии). Во всех иных случаях и этим подразделениям для оприходования средств Z-отчета достаточно.
Фискалы пока что настаивают, что когда от КУРО не отказались, то записи в нее следует делать ежедневно. Но факт таких ежедневных записей на оприходование средств не влияет (см. письмо ГНСУ от 20.05.2021 г. № 1940/ІПК/99-00-07-05-01-06). Надеемся, так с точки зрения оприходования они будут говорить и в дальнейшем.
Что же касается их требований делать ежедневные записи в КУРО, то это ошибочное утверждение. На сегодняшний день ни один нормативно-правовой акт таких требований не содержит. Но советуем тем, у кого есть РРО с КУРО, просто отказаться вообще от КУРО.
Лимит кассы
Если в подразделении есть касса, в которой находится кассовая книга, то для такой «обособленной» кассы следует рассчитать лимит кассы.
Лимит кассы устанавливают для каждого обособленного подразделения отдельно
Порядок расчета лимита кассы утверждают на предприятии в Порядке расчета лимита кассы (абзац первый п. 50 Положения № 148). Правила расчета лимита такие, как и для кассы ГП. То есть лимит считают одним из следующих способов:
— на основании расчета среднедневного поступления наличных денег в кассу;
— на основании расчета среднедневной выдачи наличных денег из кассы.
Причем способы расчета лимитов касс для разных подразделений могут различаться.
Рассчитанный размер лимита сообщают подразделению внутренним документом предприятия (абзац третий п. 50 Положения № 148). Если лимит кассы не установлен, то он автоматически считается нулевым.
Для обособленного подразделения лимит кассы устанавливают в целом на подразделение, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав подразделения.
Средства вечно в кассе подразделения сохраняться не могут. Их нужно передавать в сумме, превышающей лимит, или в банк или в кассу ГП. О том, как это сделать, поговорим далее.
Передача наличных денег
Подразделение кассовую книгу не ведет. В этом случае наличную выручку после выемки из ящика РРО (после проведения на РРО операцию «Службова видача») или:
1) передают непосредственно в кассу ГП. Оно принимает в свою кассу выручку с оформлением ПКО и отражает операцию в своей кассовой книге.
Учтите! Подписывать кассовые документы в подразделении за руководителя, головного бухгалтера и кассира имеют право те лица, на которых внутренним распорядительным актом возложены полномочия по подписанию кассовых ордеров. Таким работником может быть, например, руководитель подразделения (управляющий магазином). О том, что так можно делать, говорит п. 451 Положения № 148 и фискалы в письме ГНСУ от 22.06.2020 г. № 2499/10/26-15-05-09-01/ІПК (ср. ).
Подтверждает сдачу выручки подразделением в кассу ГП квитанция к ПКО, оформленному в касе ГП;
2) передают банку через инкассаторов либо вносят через работника на счет через кассу банка, ПТКС или платежный терминал. Передавать средства в банк может не только непосредственно оператор РРО, но и другое ответственное лицо. Факт передачи такому лицу средств подтверждает ведомость инкассирования, составленная в произвольной форме, или другой аналогичный документ. Средства из РРО можно сразу нести в банк без оприходования в кассовой книге предприятия (см. письмо ГНСУ от 15.06.2021 г. № 2423/ІПК/99-00-07-05-01-06).
Если наличку в банк несет работник подразделения, то подтверждением зачисления средств на счет будет служить (п. 29 Положения № 148):
— квитанция к приходному документу банка;
— квитанция/чек банкомата или ПТКС;
— чек платежного терминала.
Когда за наличкой приезжают инкассаторы, то таким документом будет сопроводительный кассовый ордер к сумке с валютными ценностями.
Каким бы из вариантов передачи наличных денег в кассу банка вы не воспользовались, следует помнить, что
выручка, не проходящая через кассу ГП, в кассовой книге предприятия не отражается
Подразделение ведет кассовую книгу. Сначала следует вынуть из ящика РРО наличку и оприходовать в кассу подразделения на основании ПКО. И только потом наличку из кассы подразделения или:
1) передают в кассу предприятия.
Передачу выручки из кассы обособленного подразделения в нем оформляют РКО, в реквизите «Видати» которого указывают фамилию, имя, отчество лица, сдающего ее в главную кассу.
ГП принимает в свою кассу выручку подразделения с оформлением ПКО и отражает ее в своей кассовой книге. Документом, подтверждающим сдачу выручки подразделением, является квитанция к такому ПКО;
2) передают в банк. Если деньги в банк несет работник подразделения, то ему деньги выдают путем оформления РКО.
Срок внесения наличных
Проблем с передачей наличных денег из подразделения в кассу предприятия не возникнет, если график работы подразделения совпадает с графиком работы предприятия. Но иногда график работы подразделения не совпадает с графиком работы предприятия. Как передать наличные из подразделения в кассу предприятия?
Налоговики считают, что следует просто внутренним документом определить порядок взаимодействия подразделений с бухгалтерией предприятия — юрлица (109.15 БЗ). То есть можно прописать в Положении об оприходовании наличных денег, что подразделение имеет право сдавать средства в кассу ГП только в его рабочие дни или на следующий рабочий день бухгалтерии ГП после получения средств подразделением.
Как вариант, если график работы предприятий не совпадает с графиком работы подразделения, можно попробовать сдать наличные деньги не в кассу предприятия, а в банк.
При этом если график работы подразделение не позволяет обеспечить сдачу наличных в день их поступления, то допускается сдавать наличные на следующий день после их поступления в кассу подразделения (п.п. 2 п. 48 Положения № 148).
Сдав наличность в банку на следующий день после ее поступления, вы не нарушите никаких правил. Согласно п. 54 Положения № 148 наличные не считаются сверхлимитными в день их поступления, если не позднее следующего рабочего дня они будут сданы в банк или выданы под отчет.
Возможна ситуация, когда подразделение работает в выходные и праздничные дни и не имеет возможности сдать полученную за эти дни наличную выручку (наличные) в отделение банка или через инкассаторов. Как в этом случае сдать наличную выручку в банк?
Просто сдавайте выручку одним из следующих способов (абзац первый п. 49 Положения № 148):
— через банкомат или ПТКС в день поступления выручки в кассу подразделения;
— непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и подразделения.
