Каса всім!
Коли заходить мова про підрозділи і касу, то потрібно спиратися на Положення № 148. Його дія поширюється на юросіб та їх відокремлені підрозділи.
При цьому відповідно до ч. 2 п. 3 Положення № 148 до відокремлених підрозділів з метою застосування касових правил відносять філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи (стаціонарні або пересувні), де реалізуються товари, надаються послуги та здійснюються розрахункові операції.
Отже,
правила касових операцій, передбачені Положенням № 148, повинні поширюватися як на відокремлені, так і на структурн підрозділи
Хоча інколи фіскали вважають по-іншому (лист ДПСУ від 15.06.2021 р. № 2423/ІПК/99-00-07-05-01-06). Наприклад, вважають, що коли торговельний зал знаходиться в одній будівлі з бухгалтерією та адміністрацією юрособи, то він не може вважатися відокремленим підрозділом, і достатньо тут каси головного підприємства. Ми такий підхід фіскалів не поділяємо. Все має вирішувати структура підприємства, а не місцезнаходження підрозділу (за адресою підприємства чи ні).
Види кас підрозділу
Під касою за п.п. 8 п. 3 Положення № 148 розуміється приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів.
Отже, під касою Положення № 148 розуміє:
1) класичну касу, тобто окремо відведене місце з віконцем, в якому знаходиться касир, що отримує і видає готівку;
2) місце, де працівник отримує кошти за реалізовану продукцію і де зазвичай знаходиться РРО.
Із цього випливає, що:
— у підрозділі може взагалі не бути каси, якщо він не має справи з готівкою. У ньому не відбувається продаж продукції чи інші операції з готівкою (видача зарплати, підзвітних коштів тощо). Ці операції відбуваються через касу головного підприємства;
— у підрозділу може бути каса, якщо в ньому відбувають готівкові розрахунки (продаж товарів через РРО) або інші операції з готівкою (видача зарплати, підзвітних коштів тощо).
Кас у підрозділі може бути й декілька. Одна — це класична каса, а інші — це місце, де здійснюються розрахунки і знаходиться РРО.
Касова книга
Випадки, коли у підрозділі, де є каса, повинна бути своя касова книга, прописано у п. 39 Положення № 148. У ньому, зокрема, говориться, що:
1) касову книгу веде сам підрозділ, якщо проводить операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її ПКО, а також із видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх ВКО і відомостями;
2) касову книгу не веде підрозділ, якщо здійснює готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або РК та веденням КОРО, але не проводить операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.
Отже, касова книга є в підрозділі, де готівкові операції оформляються через ВКО і ПКО (класична каса).
Якщо ж касові ордери у підрозділі не оформляються, тобто підрозділ не має класичної каси,
Кошти на зарплату і на відрядження видають через касу головного підприємства чи на банківські картки працівників. Якщо є лише каса, де відбуваються розрахунки через РРО, то й касової книги він може не мати.
Таким чином, у підрозділу може бути:
1) одна каса. При цьому якщо це:
— класична каса (оформляються готівкові операції ПКО і ВКО), то в цій касі має обов’язково бути касова книга;
— РРО, тобто підрозділ є магазином, який торгує через РРО, а виручку з РРО інкасують до каси ГП чи прямо до банку, то такий підрозділ може працювати без утворення у ньому окремої каси. Хоча за бажання він може і в такому підрозділі завести касову книгу;
2) дві каси. Наприклад, у підрозділу:
— є класична каса і окремо торгове місце (магазин), в якому знаходиться РРО, то у підрозділі має бути обов’язково одна касова книга. Вона має знаходитися у класичній касі;
— є два торгові місця (у магазині встановлено два РРО) і кошти з них (виручку з РРО) інкасують до каси ГП чи в банк, то такий відокремлений підрозділ може працювати без використання касової книги.
Оприбуткування готівки
Підприємства розробляють і затверджують Порядок оприбуткування готівки у своїй касі, який для відокремлених підрозділів установлюється і доводиться внутрішнім документом підприємства (п. 12 Положення № 148).
При цьому правила оприбуткування готівки справедливі як для структурних, так і для відокремлених підрозділів підприємств.
Спосіб оприбуткування готівки у відокремленому підрозділі залежить від умов проведення готівкових розрахунків (п. 11 Положення № 148). Про них — у таблиці нижче.
Правила оприбуткування готівки в підрозділах
| Правила здійснення операцій у касі підрозділу | Порядок оприбуткування готівки |
| 1) без використання РРО, але з веденням «відокремленої» касової книги | Відображення готівки в повній сумі її фактичних надходжень у «відокремленій» касовій книзі на підставі ПКО |
| 2) із застосуванням РРО і веденням «відокремленої» касової книги | |
| 3) із застосуванням РРО без ведення «відокремленої» касової книги | Забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом 3 років і занесення інформації до відповідних книг обліку (КОРО — у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії) |
| 4) із застосуванням ПРРО без ведення «відокремленої» касової книги | Забезпечення щоденного створення ПРРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера для їх реєстрації і довгострокового зберігання |
| 5) із застосуванням КОРО (і РК) замість РРО | Занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО |
Отже, тільки ті відокремлені підрозділи, які мають касову книгу, щоб оприбуткувати отриману виручку, мають занести в неї записи про отримання таких коштів. Всім іншим, які не ведуть касову книгу, для оприбуткування коштів вона не потрібна.
Тим підрозділам, що не використовують касової книги, але мають РРО, для оприбуткування коштів достатньо сформувати Z-звіт і зберігати його протягом 3 років. Формувати і зберігати Z-звіти слід в електронній формі. Тому потреба у їх роздрукуванні і підклеюванні на сьогодні відпадає.
Але наявність у п. 11 Положення № 148 застереження про те, що для оприбуткування коштів тими, хто використовує РРО і не має касової книги, ще слід робити занесення інформації до відповідних книг обліку (у тому числі й до КОРО в певних випадках), відразу викликає запитання, а чи достатньо для оприбуткування створення одного Z-звіту?
На наш погляд, якщо підприємство відмовилося від ведення КОРО, то Z-звіту достатньо. А якщо не відмовилося, то для оприбуткування коштів, крім Z-звіту, знадобиться і КОРО, але тільки тоді, коли її слід використовувати для розрахунків (у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії). В усіх інших випадках для оприбуткування коштів і цим підрозділам Z-звіту достатньо.
Фіскали поки що наполягають, що коли від КОРО не відмовилися, то записи в неї слід робити щодня. Але факт таких щоденних записів на оприбуткування коштів не впливає (див. лист ДПСУ від 20.05.2021 р. № 1940/ІПК/99-00-07-05-01-06). Сподіваємося, так з точки зору оприбуткування вони будуть говорити і надалі.
Що ж стосується їх вимог робити щоденні записи в КОРО, то це помилкове твердження. На сьогодні жодний нормативно-правовий акт таких вимог не містить. Але радимо тим, у кого є РРО із КОРО, просто відмовитися взагалі від КОРО.
Ліміт каси
Якщо у відокремленому підрозділі є каса, в якій знаходиться касова книга, то для такої «відокремленої» каси слід розрахувати ліміт каси.
Ліміт каси встановлюють для кожного відокремленого підрозділу окремо
Порядок розрахунку ліміту каси затверджують на підприємстві у Порядку розрахунку ліміту каси (абзац перший п. 50 Положення № 148). Правила розрахунку ліміту такі, як і для каси ГП. Тобто ліміт рахують одним із таких способів:
— на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси;
— на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси.
Причому способи розрахунку лімітів кас для різних підрозділів можуть розрізнятися.
Розрахований розмір ліміту доводять до відома підрозділу внутрішнім документом підприємства (абзац третій п. 50 Положення № 148). Якщо ліміт каси не встановлено, то він автоматично вважається нульовим.
Для відокремленого підрозділу ліміт каси встановлюють у цілому на підрозділ, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу підрозділу.
Кошти вічно у касі підрозділу зберігатися не можуть. Їх потрібно передавати у сумі, що перевищує ліміт, або до банку або в касу ГП. Про те, як це зробити, поговоримо далі.
Передача готівки
Підрозділ касової книги не веде. У цьому випадку готівкову виручку після виїмки зі скриньки РРО (після проведення на РРО операції «Службова видача») або:
1) передають безпосередньо до каси ГП. Воно приймає до своєї каси виручку з оформленням ПКО і відображає цю операцію у своїй касовій книзі.
Зауважимо! Підписувати касові документи у підрозділі за керівника, головного бухгалтера та касира мають право ті особи, на яких внутрішнім розпорядчим актом покладено повноваження з підписання касових ордерів. Таким працівником може бути, наприклад, керівник підрозділу (керуючий магазином). Про те, що так можна чинити, говорить п. 451 Положення № 148 і підтверджують фіскали у листі ДПСУ від 22.06.2020 р. № 2499/10/26-15-05-09-01/ІПК (ср. ).
Підтверджує здавання виручки підрозділом до каси ГП квитанція до ПКО, оформлена в касі ГП;
2) передати їх банку через інкасаторів або внести через працівника на рахунок через касу банку, ПТКС чи платіжний термінал. Передавати кошти в банк може не лише безпосередньо оператор РРО, але й інша відповідальна особа. Факт передачі такій особі коштів підтверджує відомість інкасування, складена в довільній формі, або інший аналогічний документ. Кошти з РРО можна відразу нести у банк без оприбуткування в касовій книзі підприємства (див. лист ДПСУ від 15.06.2021 р. № 2423/ІПК/99-00-07-05-01-06).
Якщо готівку до банку несе працівник підрозділу, то підтвердженням зарахування коштів на рахунок слугуватиме (п. 29 Положення № 148):
— квитанція до прибуткового документа банку;
— квитанція/чек банкомату або ПТКС;
— чек платіжного термінала.
Коли за готівкою приїжджають інкасатори, то таким документом буде супровідний касовий ордер до сумки з валютними цінностями.
Яким би варіантом передачі готівки в касу банку ви не скористалися, слід пам’ятати, що
виручка, яка не проходить через касу ГП, у касовій книзі підприємства не відображається
Підрозділ веде касову книгу. Спочатку слід вийняту зі скриньки РРО готівку та оприбуткувати у касу підрозділу на підставі ПКО. І тільки потім цю готівку із каси підрозділу передають або:
1) до каси підприємства.
Передачу виручки із каси підрозділу в ньому оформляють ВКО, у реквізиті «Видати» якого зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи, яка здає її до головної каси.
ГП приймає до своєї каси виручку підрозділу з оформленням ПКО і відображає її у своїй касовій книзі. Документом, що підтверджує здавання виручки, є квитанція до такого ПКО;
2) передати готівку до банку. Якщо таку готівку до банку несе працівник підрозділу, то йому таку готівку видають шляхом оформлення ВКО.
Строк внесення готівки
Проблем з передачею готівки із підрозділу у касу підприємства не виникне, якщо графік роботи підрозділу збігається з графіком роботи підприємства. Але інколи графік роботи підрозділу не збігається з графіком роботи підприємства. Як у такому випадку передати готівку із підрозділу до каси підприємства?
Податківці вважають, що слід просто внутрішнім документом визначати порядок взаємодії підрозділів із бухгалтерією юрособи (109.15 БЗ). Тобто можна прописати у Положенні про оприбуткування готівки, що підрозділ має право здавати кошти до каси ГП тільки в робочі дні ГП або на наступний робочий день бухгалтерії ГП після отримання коштів підрозділом.
Як варіант, якщо графік роботи підприємств не збігається з графіком роботи підрозділу, можна спробувати здати готівку не в касу підприємств, а в банк.
При цьому якщо графік роботи підрозділ не дозволяє забезпечити здавання готівки в день її надходження, то допускається здавати готівку наступного дня після її надходження до каси підрозділу (п.п. 2 п. 48 Положення № 148).
Здавши готівку до банку наступного дня після її надходження, ви не порушите жодних правил. Згідно з п. 54 Положення № 148 готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо не пізніше наступного робочого дня вона здана до банку або видана під звіт.
Можлива також ситуація, коли підрозділ працює у вихідні та святкові дні, не має можливості здати отриману за ці дні готівкову виручку (готівку) до відділення банку чи через інкасаторів. Як у цьому випадку здати готівкову виручку до банку?
Просто здайте виручку одним із таких способів (абзац перший п. 49 Положення № 148):
— через банкомат чи ПТКС у день надходження виручки до каси підрозділу;
— безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку і підрозділу.
