Переходные моменты
Приказ № 261 вступает в силу со дня его официального опубликования*. ФЛП на общей системе до вступления в силу этого документа продолжают вести привычную им Книгу учета доходов и расходов, утвержденную приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481.
* На момент подготовки номера этот документ еще не опубликован. Предположительно это произойдет 16 июля.
Со дня официального опубликования приказа № 261 нужно вести учет доходов и расходов уже в Типовой форме и согласно Порядку ведения (далее — Порядок № 261), утвержденному этим приказом.
При этом данные с начала года из Книги переносить не нужно.
Но когда будете в Типовой форме подбивать итоги за месяц, квартал, год, учитывайте в том числе и данные Книги, которую вели ранее.
Продолжать вести учет доходов в старых Книгах уже нельзя.
Но помните: старую Книгу нужно хранить не менее 1095 дней со дня подачи декларации за соответствующий отчетный период (т. е. за 2021 год). Если к тому времени карантин не закончится, добавляйте к этому сроку и кусок карантинного периода, в течение которого налоговикам запрещено проверять ФЛП.
Также советуем хранить не только саму Типовую форму, но и подтверждающие документы, записанные в ее графу 5 (см. таблицу).
Кроме того, учитывая, что данные Типовой формы используются для начисления общесистемщиком ЕСВ, рекомендуем не уничтожать ее до проведения проверки по этому взносу. Напомним: сроков давности по ЕСВ нет.
Все сказанное касается и сроков хранения новой Типовой формы.
Порядок ведения
Пункт 177.10 НКУ разрешает вести учет доходов и расходов в бумажном или электронном виде, в том числе через Электронный кабинет. Однако, как указывают налоговики в 104.08 БЗ, ведение учета в Электронном кабинете будет возможно только после ввода в эксплуатацию соответствующего программного обеспечения.
Но при этом Типовую форму можно вести в электронном виде у себя на компьютере, в Excel.
Регистрировать Типовую форму в налоговой не нужно
Типовую форму ведет только сам ФЛП-общесистемщик, причем одну по всем видам деятельности.
На первом листе Типовой формы указывают: фамилию, имя и отчество (при наличии) предпринимателя, его регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серию (при наличии) и номер паспорта (если он отказался от регистрационного номера по религиозным убеждениям и имеет соответствующую отметку в паспорте).
Все записи вносят общей суммой по итогам рабочего дня, в течение которого ФЛП получил доход.
В «бездоходные» дни Типовую форму не заполняют.
За месяц, квартал и год приводятся данные нарастающим итогом.
Денежные показатели указывают в гривнях с копейками.
В случае ведения учета «на бумаге» записи выполняют разборчиво чернильной или шариковой ручкой с чернилами темного цвета.
Предприниматели — плательщики НДС суммы доходов и расходов приводят в Типовой форме без учета сумм НДС.
Допущенные в Типовой форме ошибки исправляют путем создания новой записи, удостоверяемой подписью ФЛП (п. 3 разд. І Порядка № 261).
В электронной форме допускается исправление ошибок путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение.
Заполняем Типовую форму: нюансы
Правила заполнения Типовой формы учета доходов и расходов ФЛП-общесистемщиками представим в таблице.
Заполнение Типовой формы учета доходов и расходов
| Графа | Правила заполнения |
| Графа 1 «Дата (день, місяць, рік)» | В этой графе проставляют дату записи, т. е. дату получения дохода. Если в определенные дни дохода нет, то Типовую форму не заполняют, следовательно, и в эту графу ничего писать не следует. Исключение — дни, когда ФЛП несет расходы, напрямую не связанные с получением дохода, но относящиеся к хозяйственной деятельности (например, расходы на рекламу, связь, арендная плата и т. п.). При подведении месячных (квартальных, годовых) итогов в этой графе указывают название соответствующего месяца (года) |
| Графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності (грн, коп.)» | Здесь указывают сумму дохода, фактически полученного от ведения предпринимательской деятельности (средства, поступившие на текущий счет, и наличные поступления). Напомним: доход ФЛП-общесистемщики отражают по кассовому методу, т. е. по факту зачисления средств на текущий счет предпринимателя (получения наличных). Также в этой графе показывают доход ФЛП в неденежной форме: бесплатно полученные товары (работы, услуги), кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, товары (работы, услуги), полученные предпринимателем в качестве оплаты за проданные им товары (работы, услуги), и т. п. Причем плательщики НДС при реализации товаров (работ, услуг) отражают доход без учета этого налога (п. 177.3 НКУ). ФЛП — субъекты розничной торговли в этой строке не показывают суммы акцизного налога с подакцизных товаров. Если доход получен в иностранной валюте (от покупателя-нерезидента), то в графу 2 заносят сумму в гривневом эквиваленте. Доход указывают итоговой суммой за день (без расшифровок, от кого и за что он получен). По окончании каждого месяца, квартала и в конце года по графе 2 следует подводить итоги |
| Графа 3 «Сума повернутих покупцям (замовникам) коштів та/або передплати за товари (роботи, послуги) (грн., коп.)» | Графу 3 заполняют в случае: — возврата средств покупателям в связи с возвратом ими товара; — возврата ФЛП-общесистемщиком предоплаты за товары (работы, услуги) покупателю. Графу 3 заполняют со знаком «плюс». Учтите: одновременно с заполнением графы 3 необходимо отсторнировать отраженные ранее расходы, связанные с получением уменьшаемого дохода, в графе 6 типовой формы. Например, при возврате покупателю денег за товар в графе 6 указывают стоимость такого товара по цене приобретения (со знаком «минус») |
| Графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (грн, коп.) (гр. 2 - гр. 3)» | В эту графу вносят разницу между полученным ФЛП доходом от хозяйственной деятельности (графа 2) и возвращенными суммами (графа 3) |
| «Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності, які документально підтверджені (грн, коп.)» | |
| Графа 5 «реквізити документа, що підтверджує понесені витрати» | Сюда вписывают реквизиты (номер, дату и название) документа, подтверждающего понесенные расходы. Такими документами могут быть, в частности, платежное поручение, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция, фискальный чек, акт закупки, акт выполненных работ (предоставленных услуг) и другие первичные документы, подтверждающие факт оплаты товаров, работ, услуг. Графу 5 заполняют: — после того, как предприниматель оплатит такие расходы (разумеется, если они связаны с предпринимательской деятельностью); — одновременно с «расходными» графами 6 — 9 типовой формы |
| Графа 6 «витрати на придбання товарно-матеріальних цінностей, що реалізовані/використані у виробництві продукції, товарів (наданні робіт, послуг)» | В графе 6 отражают сумму расходов, непосредственно связанных с получением дохода по итогам дня (это расходы из п.п. 177.4.1 НКУ). Учтите: эту графу заполняют по факту получения дохода, т. е. после поступления оплаты от покупателей. Сам факт отгрузки товара (продукции) или предоставления услуги (выполнения работы) никакой роли не играет. При этом расходы должны быть оплачены ФЛП-общесистемщиком и документально подтверждены (заполнена графа 5). В случае осуществления бартерной операции или взаимозачета в графе 6 отражают стоимость переданного контрагенту товара (работ, услуг). В свою очередь, стоимость полученного взамен товара (работ, услуг) попадет в графу 2. Имейте в виду: если расходы фактически понесены в текущем году, а доход получен в следующем, их записывают в графу 6 Типовой формы следующего года. В случае возврата средств за товары (работы, услуги) покупателям (заполнена графа 3 Типовой формы) в графе 6 приводят ранее отраженные затраты со знаком «минус». Плательщики НДС при заполнении графы 6 не учитывают сумму входного НДС |
| Графа 7 «витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах/за виконання робіт, послуг згідно з договорами цивільно-правового характеру» | В этой графе отражают сумму расходов на оплату труда, понесенных в отчетном месяце (п.п. 177.4.2 НКУ). Имейте в виду: сюда вписывают сумму «грязной» заработной платы, т. е. без уменьшения на сумму удержанных из нее НДФЛ и ВС. Учитывая, что такие расходы прямо не привязываются к получению выручки, запись в графу 7 вносят на дату фактического осуществления выплат. То есть ФЛП-общесистемщик имеет полное право заполнить графу 7 в день выдачи зарплаты своим наемным работникам, без оглядки на то, есть ли запись в графе 2 за этот день. Кроме того, в эту графу вписывают сумму расходов на выплату вознаграждения физлицам по гражданско-правовым договорам (за выполненные работы, предоставленные услуги). Обращаем внимание: в этой графе, на наш взгляд, не следует отражать ЕСВ с зарплаты и вознаграждений по гражданско-правовым договорам, как мы это делали в аналогичной графе Книги. Эти суммы попадают в графу 8 Типовой формы |
| Графа 8 «витрати зі сплати податків, зборів, єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежів за одержання ліцензій, дозволів» | Сюда вносят суммы уплаченных ФЛП налогов и сборов, которые разрешается включать в состав предпринимательских расходов, ЕСВ, платежей за получение лицензий на осуществление определенных видов хозяйственной деятельности, других документов разрешительного характера (п.п. 177.4.3 НКУ). При этом учтите: здесь не отражают входной НДС и суммы этого налога, перечисленные на электронный счет СЭА НДС или уплаченные прямо в бюджет. Обратите внимание: такие расходы не привязаны к получению дохода. Так, если общесистемщик не получил в течение рабочего дня доход от предпринимательской деятельности, он имеет право заполнить графу 8, указав подтверждающие документы в графе 5 |
| Графа 9 «інші витрати, пов’язані з одержанням доходу» | Сюда вносят все остальные предпринимательские расходы, которые не отражены в графах 6, 7 и 8, но на которые уменьшается налогооблагаемый доход ФЛП (расходы из п.п. 177.4.4 ПКУ). В частности, здесь приводят суммы арендной платы за офис или торговые площади, стоимость коммунальных услуг, оплату за расчетно-кассовое обслуживание, командировочные расходы работников ФЛП и т. п. При этом такие расходы (работы, услуги, ТМЦ) должны быть оплачены. Эти расходы также не привязаны к получению дохода. Поэтому если общесистемщик не получил в течение рабочего дня доход от предпринимательской деятельности, но при этом понес другие расходы (кроме указанных в графах 6 — 8), связанные с ведением хозяйственной деятельности, он имеет право указать их в графе 9, а подтверждающие документы — в графе 5 |
| Графа 10 «амортизаційні відрахування» | В эту графу вносим суммы начисленной за отчетный период амортизации ОС и НМА (п.п. 177.4.6 НКУ). Данные берем из итоговой суммы по графе 11 «амортизационного» приложения к Типовой форме |
| Графа 11 «Сума чистого оподатковуваного доходу (грн, коп.) (гр. 4 - 6, 7, 8, 9, 10)» | В графе 11 выводят чистый доход, подлежащий налогообложению. Его рассчитывают как разницу между суммой дохода за отчетный период (графа 4) и суммой понесенных расходов от осуществления хозяйственной деятельности (сумма граф 6 — 10). Итоговые значения чистого налогооблагаемого дохода выводят за месяц, год. Но квартальную сумму чистого налогооблагаемого дохода используют для расчета авансовых платежей по НДФЛ. Если результатом расчета является отрицательное значение, в этой графе ставят прочерк |
Обратите внимание: ранее расчет амортизации ФЛП вели в произвольной форме и отражали в Книге УДР ежемесячно. Теперь определять сумму амортизационных отчислений следует в специальном приложении к Типовой форме. В нем указывают данные о каждом объекте амортизируемых ОС и НМА, а именно: группу, название, документы, подтверждающие их приобретение и ввод в эксплуатацию, срок полезного использования, годовую и месячную суммы амортизации. Кроме того, в новом приложении рассчитывают амортизационные отчисления за отчетный период.
В Порядке № 261 указано, что приложение не является обязательным для заполнения и заполняется только по желанию плательщика. Но учтите: если вы хотите учитывать амортизацию, то обязательно заполняйте это приложение. Иначе с учетом амортизации возникнут проблемы.
Плюс еще один момент в части амортизации. До этого ФЛП ее учитывали ежемесячно. То есть распределяли равномерно по году. И амортизация учитывалась внутри года для целей квартальных авансовых платежей по НДФЛ и квартальной уплаты ЕСВ.
Но теперь в Порядке № 261 сказано о переносе в Типовую форму только итогового годового значения.
Что это значит? Что для целей уплаты авансовых квартальных платежей по НДФЛ и квартальной уплаты ЕСВ амортизация в месячных и соответственно квартальных итогах чистого дохода учитываться не будет. То есть учитывать сумму амортизации в течение года, похоже, теперь не получится. А это повлияет на квартальные платежи по НДФЛ (авансы) и ЕСВ.
Еще одна проблема «амортизационного» приложения — в нем не реализован механизм учета увеличения балансовой стоимости ОС в связи с их улучшениями (реконструкцией, модернизацией).
Остается надеяться, что этот вопрос оперативно помогут решить налоговики.
выводы
- Учет доходов и расходов в Типовой форме надо начать вести со дня официального опубликования приказа № 261.
- Типовую форму не надо регистрировать в налоговой, нумеровать страницы и прошнуровывать.
- Для тех ФЛП, которые хотят учитывать амортизацию, обязательно надо заполнять специальное приложение Типовой формы.
