Уведомление о приеме на работу: как не ошибиться?

Законодательная база

Требование к работодателю об уведомлении органа налоговой службы о приеме работника на работу установлено ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

В соответствии с этой нормой работник не может быть допущен к работе без одновременного выполнения следующих отдельных условий:

— без заключения трудового договора, оформленного приказом (распоряжением), и

— без уведомления налогового органа о приеме работника на работу.

Подается Уведомление согласно постановлению № 413* по форме, приведенной в приложении к нему.

* Постановление КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

Кто, куда и о ком сообщает

Сообщать о приеме работников на работу обязаны все работодатели, как юридические лица, так и физические лица, использующие наемный труд.

Подается Уведомление в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ.

При этом налоговая служба только принимает от работодателей Уведомление и передает информацию, содержающуюся в нем, далее в реестр застрахованных лиц Госреестра соцстрахования. Она не предоставляет разъяснений по законодательству о труде в части Уведомления о приеме на работу. О чем сами же налоговики указывают в 201.10 БЗ.

Обратите внимание: независимо от того, в какой форме заключается трудовой договор — устной или письменной, обязательным является издание работодателем приказа о приеме работника на работу.

Уведомление подаем при приеме на работу по трудовому договору независимо от того:

— на основное место работы или по совместительству (как внешнему, так и внутреннему) принят работник;

— какой вид трудового договора заключается (бессрочный/срочный, для выполнения временных/сезонных работ);

— гражданина или иностранца принимаем на работу;

— по переводу из другого предприятия, по направлению из Центра занятости принимаем работника и т. п.

Не нужно подавать уведомление о приеме на работу:

— руководителя предприятия;

— членов исполнительного органа хозяйственного общества, сведения о которых включены в Единый госреестр юрлиц, ФЛП и общественных формирований (далее — ЕГР). ГНС получает информацию об их трудоустройстве непосредственно из ЕГР в день регистрации изменений.

Также не сообщаем о лицах, с которыми не оформляются трудовые отношения: лицах, выполняющих работы (предоставляющих услуги) по гражданско-правовым договорам, и стажерах.

Нет необходимости сообщать налоговикам и об изменении условий труда в рамках ранее заключенного трудового договора: об оформлении совмещения, об установлении/отмене работнику неполного рабочего времени; о перемещении или переводе на другую работу у этого же работодателя; о восстановлении работника на предыдущем месте работы на основании судебного решения; о выходе работницы на работу после отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет и т. п.

Срок предоставления

Уведомление о приеме работника на работу должно быть подано до начала работы работника по заключенному трудовому договору. Именно о таком сроке предоставления идет речь в постановлении № 413.

Поэтому

И здесь возникает самый острый вопрос в практике предоставления Уведомления: можно ли подать Уведомление в день допуска работника к работе?

Да, если работник приступит к работе позже, чем будет подано Уведомление. Например, если работник начинает свою работу в 16:00, а Уведомление предоставлено в 09:00, то предписания ст. 24 КЗоТ нарушены не будут.

С этим соглашаются специалисты Гоструда*, указывая, что действующее законодательство не предусматривает необходимости предоставления Уведомления накануне или за несколько дней до дня начала работы. Главное, чтобы было выполнено требование: сначала Уведомление — потом допуск к работе.

* te.dsp.gov.ua/yaki-naslidky-zagrozhuyut-robotodavtsyu-yakshho-povidomlennya-pro-pryjnyattya-na-robotu-podano-do-dps-u-den-pryjomu-pratsivnyka/

А как быть, если Уведомление подано, квитанция № 1 есть, а квитанция № 2 задерживается? Что делать с работником? Ответ на этот вопрос читайте в статье «Уведомление о приеме на работу и квитанция № 2» этого номера.

Однако, во избежание возможных недоразумений с инспекторами труда, все же рекомендуем подавать Уведомление накануне первого рабочего дня работника. Хоть прямо такая норма действующим законодательством и не установлена.

Способы предоставления

Постановление № 413 устанавливает следующие способы предоставления Уведомления:

1) средствами электронной связи с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП);

2) на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

3) на бумажных носителях, если

в Уведомлении указана информация о приеме не более чем 5 человек. При этом не важно, сколько человек вообще работает у работодателя по трудовым договорам (см. письмо ГФСУ от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).

На этом настаивает и налоговая служба в своих разъяснениях (см. БЗ 201.06). Такого же мнения придерживается и Минсоцполитики в письме от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15.

Нюансы заполнения

В целом составление Уведомления не вызывает сложностей. Поэтому остановимся на реквизите, который вызывает больше всего вопросов у работодателей, а именно на реквизите 4 «Категорія особи». При его заполнении проставляем:

— «1» — когда принимаем на работу работника по основному месту работы, в том числе если для него это первое место работы и он не имеет трудовой книжки;

— «2» — если заключаем трудовой договор с совместителем, в том числе отдельный трудовой договор на внутреннее совместительство с уже работающим у работодателя работником.

Что касается заполнения реквизита 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу» и реквизита 9 «Дата початку роботи», то, по мнению Минсоцполитики, даты, которые приводятся в них, не должны совпадать (см. письмо от 04.08.2015 г. № 432/13/155-15). Однако считаем, что если вы одним днем издали приказ о начале работы, подали Уведомление о приеме на работу, после чего допустили работника к работе, то нарушения здесь нет.

Возможна ли подача одного Уведомления, если на работу принимаются несколько работников по одному или разным приказам, при этом даты начала работы у них разные?

Да, возможна, главное, чтобы такая подача состоялась до фактического начала работы.

Исправление ошибок

Как бы внимательно работодатели ни заполняли Уведомление, от ошибок в нем никто не застрахован. Ошибки могут быть разными. Это и неправильное указание регистрационного номера работника, ошибки в его Ф. И. О., внесение в Уведомление неправильных данных относительно номера, даты приказа о приеме на работу или даты начала работы, ошибки в выборе категории лица и т. п.

Все ошибки исправляются так. Формируют два Уведомления: одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными данными, второе — с типом документа «початкове» с правильными сведениями. Оба Уведомления подаются в ГНС.

Об этом указывает Минсоцполитики в своем письме от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16.

Обратите внимание! В случае, когда ошибку нужно исправить только по одному работнику, а в Уведомлении была приведена информация по нескольким работникам, например 4, то в «скасовуючому»/«початковому» Уведомлении следует указать только того работника, данные которого исправляются. Нумерация во всех Уведомлениях самостоятельная, поэтому его указывают под номером «1».

Можно ли исправить в уже поданном Уведомлении дату начала работы?

Считаем, что да. Запретов на такие действия постановление № 413 не содержит.

А как быть, если Уведомление подали, а работник не желает работать?

Если работник и работодатель до дня начала работы по трудовому договору пришли к согласию аннулировать его (работник подал заявление об отказе работать, издан приказ об отмене приказа о приеме на работу) — подаем в ГНС Уведомление с типом «скасовуюче».

А если работник не вышел на работу и не предоставил объяснений по этому поводу?

Подавать «скасовуюче» Уведомление в таком случае, мы считаем, нельзя. Ведь трудовой договор уже вступил в силу и расторгнуть его можно только по основаниям, предусмотренным КЗоТ.

Ответственность

Если работодатель проигнорирует предоставление Уведомления, Пенсионный фонд может предоставить Гоструда данные о работниках, которые были приняты на работу, однако Уведомление по ним не было подано. Поэтому игнорировать предписания ч. 3 ст. 24 КЗоТ не стоит.

Чего же ожидать, если не подать Уведомление или подать его с опозданием после допуска работника к работе? В случае, если трудовой договор заключен и оформлен приказом, но налоговикам не сообщили или сообщили с опозданием о приеме работника на работу, должна применяться ответственность как за нарушение других требований законодательства. Такого мнения придерживаемся мы и аналогичную позицию занимают суды (см., например, постановление Миргородского горрайонного суда Полтавской обл. от 16.04.2020 г. по делу № 552/1355/20 // reyestr.court.gov.ua/Review/88794479).

За такое нарушение сегодня работодатель может получить штраф в размере одной минзарплаты (6000 грн, а с 01.12.2021 г. — 6500 грн, абзац девятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если же нарушение совершено повторно на протяжении года, штраф вырастет до двух минзарплат (абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Вместе с этим, если работодатель подаст Уведомление до начала проверки (устранит нарушение самостоятельно) или во исполнение предписания Гоструда в определенные ею сроки, то штраф на основании абзаца девятого ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение обнаружено впервые, штраф — 1 минималка) не должен применяться. Это прямо предусмотрено ч. 6 ст. 265 КЗоТ. А вот при повторе такое освобождение от штрафа не сработает.

Что касается административной ответственности, то, на наш взгляд, неподача Уведомления — это длящееся правонарушение. Поэтому должностные лица могут быть привлечены к ответственности в течение трех месяцев со дня его выявления (ст. 38 КоАП). Чтобы прекратить такое нарушение, следует подать Уведомление. А дальше есть три месяца с момента его предоставления, в течение которых к должностным лицам работодателя может быть применен админштраф (от 510 до 1700 грн, ч. 1 ст. 41 КоАП). Если в течение этого времени к вам не придет Гоструда, об админштрафе можно забыть.

А если придет? Админпротокол будет составлен, а дальнейшую судьбу будет решать суд. И здесь главное — правильная тактика. Исправляем нарушение, искренне каемся, и… суд может прийти к заключению о том, что совершенное правонарушение является малозначительным, и освободить нарушителя от админответственности (ст. 22 КоАП), ограничившись устным замечанием. Пример — постановление Ленинского райсуда г. Кировограда от 24.02.2021 г. по делу № 405/1049/21 (reyestr.court.gov.ua/Review/95245502).

Внимание! По мнению Гоструда, если на момент проверки обнаружен факт неподачи Уведомления о приеме на работу, то такое нарушение следует трактовать как допуск работника к работе без заключения трудового договора, даже если есть приказ о приеме на работу (см. письмо от 29.04.2016 г. № 5043/4/4.1ДП-16). А это совсем другие размеры штрафов (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 76).

Считаем такую позицию инспекторов труда ошибочной. Поэтому, если во время проверки Гоструда вы столкнулись именно с такой позицией, не соглашайтесь с ней и защищайте себя в суде. Суды считают, что неподача Уведомления не свидетельствует о существовании неоформленных трудовых отношений при наличии заключенного трудового договора и приказа о приеме работника на работу (см., например, постановление Второго апелляционного админсуда от 04.07.2019 г. по делу № 2040/5442/18 // reyestr.court.gov.ua/Review/82896043).