Офисная канцелярия

Порядок отражения в бухучете затрат на покупку канцтоваров зависит от срока их эксплуатации.

Классификация канцтоваров

Определяя срок службы канцтоваров, ориентируемся не на фактический, а на предполагаемый (ожидаемый) срок их полезного использования.

Срок не превышает года. Если срок службы канцелярских предметов не превышает одного года, такие канцелярские мелочи независимо от их стоимости причисляют к запасам (п. 6 НП(С)БУ 9). В зависимости от характера использования канцтовары учитывают:

— либо как прочие материалы (субсчет 209). Здесь отражают канцелярские мелочи, которые после начала использования полностью или частично утрачивает первоначальные качества. Например: файлы, конверты, ручки и т. д.;

— либо как МБП (счет 22). Здесь обычно учитывают предметы многоразового использования, которые, как правило, до конца срока использования не теряют своих свойств. Например: калькуляторы, дыроколы и т. д.

Срок более года. Если планируете использовать канцелярские принадлежности более года, то таких долгожителей относим к необоротным материальным активам. В зависимости от стоимости таких активов в учете их разделяют на малоценные необоротные материальные активы (МНМА) или же основные средства (ОС). Так, если стоимость канцтоваров:

— не дотягивает до установленного стоимостного критерия, их учитываем как МНМА на субсчете 112. К ним можно отнести, например, настольные наборы, пресс-папье и т. д.;

— превышает установленный стоимостный критерий, относим к ОС и учитываем на субсчете 106 или 109. Это могут быть, скажем, канцелярские принадлежности VIP-класса: подарочный глобус с мини-баром, ручка с золотым пером и т. п.

Движение канцтоваров

Прочие материалы. Полностью списывают с баланса при передаче в эксплуатацию. Дальнейший оперативный их учет не ведут.

МБП. Списывают с баланса при передаче в эксплуатацию. В дальнейшем ведут оперативный количественный учет в разрезе мест эксплуатации и ответственных лиц на протяжении срока их фактического использования (п. 23 НП(С)БУ 9 и п. 2.22 Методрекомендаций № 2).

МНМА. Передают в эксплуатацию и начисляют амортизацию. Методы амортизации МНМА перечислены в п. 27 НП(С)БУ 7. Наиболее популярны два метода амортизации: (1) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % в месяце его списания с баланса и (2) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта

ОС. Передают в эксплуатацию (Дт 106, 109 — Кт 152). С месяца, следующего за месяцем передачи в эксплуатацию, амортизируют по одному из методов, предусмотренных п. 26 НП(С)БУ 7.

Налоговый учет

Налоговоприбыльный учет. Если канцтовары учитываем как запасы, то в налоговоприбыльном учете ориентируемся на бухучет и никаких налоговых разниц.

То же касается канцтоваров, учитываемых как МНМА. Ведь МНМА* не относятся к ОС (п.п. 14.1.138 НКУ), а значит, и налоговые разницы им не грозят.

* Безусловно, если стоимостный критерий установлен на уровне налоговоприбыльного.

А вот высокодоходники и малодоходники-добровольцы к канцтоварам, учитываемым как ОС, должны применять амортизационные и ликвидационные разницы (пп. 138.1 и 138.2 НКУ). А непроизводственные ОС в налоговом учете вообще не амортизируют (п.п. 138.3.2 НКУ).

НДС. Суммы входного НДС в составе стоимости канцтоваров включают в налоговый кредит (НК) по общим правилам (пп. 198.2 и 198.3 НКУ) при наличии налоговой накладной (НН), зарегистрированной в ЕРНН (п. 198.6 НКУ).

Если канцтовары были приобретены за наличные, то, считаем, НК следует отражать на дату утверждения Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Хотя налоговики датой возникновения права на НК в таком случае называют дату подачи такого Отчета (101.13 БЗ).

Предельная сумма НДС, которую можно отнести в НК по фискальному чеку, не должна превышать 40 грн в день (п.п. «б» п. 201.11 НКУ).

Если вы осуществляете необлагаемые операции, то канцтовары, скорее всего, попадут в ту категорию товаров, которые одновременно будут использоваться в облагаемой и необлагаемой деятельности. А значит, по ним следует применить правила ст. 199 НКУ**.

** Подробно о распределении см. «Налоги & бухучет», 2020, № 105.

Учет расходов на приобретение канцтоваров