Сразу напомним, что хозяйственная деятельность — это деятельность, связанная с производством/реализацией товаров, работ (услуг) и направленная на получение дохода (п.п. 14.1.36 НКУ). Причем факт наличия прибыли, считаем, не должен иметь существенного значения, ведь, как видим, определение хоздеятельности говорит именно о получении дохода, а не прибыли.
Прежде чем прорисовывать связь расходов на офисные излишества с хозяйственной деятельностью предприятия, напомним, в каких случаях это, в принципе, необходимо.
Для кого важна хозяйственность расходов?
НДС-учет. Все то, что приобретается с НДС и начинает использоваться в нехозяйственной деятельности предприятия, попадает под требования п. 198.5 НКУ. То есть входной НДС компенсируется начислением налоговых обязательств (НО).
Поэтому, чтобы избежать начисления компенсирующих НО, придется доказывать связь понесенных расходов с хоздеятельностью предприятия.
Налог на прибыль. Малодоходников, которые налоговые разницы решили не применять, хозяйственность понесенных расходов беспокоить не должна, ведь у них во всем рулит бухгалтерский учет.
А вот для малодоходников-добровольцев и высокодоходников имеет значение хозяйственная направленность исключительно в случае приобретения «дорогостоящих долгожителей», а именно: объектов основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА). Дело в том, что
не подлежат амортизации и учитываются за счет иных источников расходы на создание и приобретение непроизводственных* ОС, НМА (п.п. 138.3.2 НКУ)
* Непроизводственными считаются основные средства, нематериальные активы, не предназначенные для использования в хозяйственной деятельности налогоплательщика.
А вот в отношении недорогих активов никаких вопросов с хозяйственностью не возникает, поскольку никаких специальных корректировок НКУ не требует осуществлять.
Как видим, игнорировать связь понесенных расходов с хозяйственной деятельностью предприятия можно, если предприятие не является плательщиком НДС, не применяет налоговые разницы либо их применяет, но не приобретает объект ОС или НМА. В ином случае придется позаботиться о доказательствах связи расходов с хоздеятельностью. Как это сделать — читайте дальше.
Кондиционеры, обогреватели...
Аргументация в пользу хозяйственности расходов на приобретение кондиционеров, вентиляторов, обогревателей и пр. заложена в создании благоприятных и комфортных условий труда, а именно: здорового микроклимата в офисе.
Каждый работник имеет право на безопасные для здоровья и жизни условия труда (ст. 4 Закона Украины «Об обеспечении санитарного и эпидемического благополучия населения» от 24.02.94 г. № 4004-XII). При этом условия труда на рабочем месте, а также санитарно-бытовые условия должны отвечать требованиям законодательства (ст. 6 Закона об охране труда). Создание и соблюдение безопасных условий труда являются прямой обязанностью работодателя (ст. 153 КЗоТ, ст. 13 Закона об охране труда).
Стоит также отметить, что использование кондиционеров, вентиляторов, обогревателей, поддерживающих в помещении надлежащий температурный режим, является одним из необходимых мероприятий по охране труда (см. п. 1 Перечня № 994). Поэтому
приборы, которые поддерживают нормальный температурный режим в офисе, считаем, следует рассматривать как расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия
Несмотря на однозначность данного вопроса, использование вышеуказанных приборов с целью выполнения требований охраны труда следует закрепить в коллективном договоре (в разделе, касающемся охраны труда) и в приказе на приобретение таких приборов.
Логично также замерить и задокументировать температуру в офисе, чтобы подтвердить, что она не соответствует нормативам без использования соответствующих приборов.
Бытовая техника
Бытовой пылесос. Основной аргумент в пользу связи расходов на приобретение пылесоса с хоздеятельностью — это выполнение требования ст. 153 КЗоТ. А именно: санитарно-бытовые условия должны соответствовать нормативно-правовым актам по охране труда.
Дело в том, что в офисных помещениях с компьютерами необходимо ежедневно делать влажную уборку. Об этом прямо сказано в п. 2.15 Санправил № 7*. А в каком офисе нет компьютера? Да и, в принципе, нормальная деятельность невозможна без уборки помещений. Поэтому считаем, что покупка пылесоса вполне впишется в хоздеятельность предприятия.
* Государственные санитарные правила и нормы работы с визуальными дисплейными терминалами ЭВМ, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Украины от 10.12.98 г. № 7 (ДСанПіН 3.3.2.007-98).
И опять-таки, закрепляем такое использование документально в коллективном договоре и приказе на закупку пылесоса.
Кухонная техника. Вопрос в части хозяйственности применения кухонной техники (чайников, холодильников, микроволновок и т. п.), используемых исключительно работниками, для которых нельзя установить перерыв**, надеемся, сомнению не подлежит. Ведь ст. 66 КЗоТ обязывает работодателя предоставить таким работникам возможность принимать пищу в течение рабочего времени. А вся эта бытовая техника как раз и служит инструментом для выполнения такой задачи.
** Перечень таких работ, порядок и место приема пищи устанавливаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с профсоюзом (профсоюзным представителем) предприятия.
Кроме того, в приказе руководителя предприятия о закупке кофеварки и чайника можно сослаться на норму из п. 2.17 Санправил № 7 (ср. ). Напомним: в ней есть оговорка об установке устройств для приготовления и раздачи тонизирующих напитков. Это будет весомым аргументом для доказательства хозяйственной направленности использования кофеварки и чайника.
Отдельно скажем о ситуации, когда на предприятии функционирует столовая. Если реализацию продуктов питания/напитков столовая осуществляет на платной основе (то есть с получением дохода), то имеет место осуществление хозяйственной деятельности (п.п. 14.1.36 НКУ). Соответственно, вся используемая бытовая техника является самым важным атрибутом ее осуществления.
Что касается расходов на приобретение холодильников, микроволновок и прочего кухонного оборудования, несмотря на то, что прямо в Перечне № 994 о них ничего не сказано, полагаем, они также могут относиться к «охранным» расходам. Ведь согласно ст. 141 КЗоТ собственник должен правильно организовать работу работников, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неукоснительно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда, внимательно относиться к потребностям и запросам работников, улучшать условия их труда и быта. Вот для выполнения этих важных задач предприятие и приобретает бытовые приборы.
В таком случае в коллективном договоре и в приказе на приобретение бытовых приборов нужно указать, что «кухонные» приобретения необходимы, в частности, для обеспечения нормальных санитарно-гигиенических условий для питания работников, что способствует улучшению условий труда и быта и повышению производительности труда в целях увеличения дохода предприятия.
Заметим: в вопросе НДС-учета фискалы считают, что бытовые товары следует считать используемыми в налогооблагаемых операциях и они не требуют начисления НО по НДС, если стоимость таких приобретений включается в состав стоимости налогооблагаемых операций по поставке (реализации) самостоятельно произведенных товаров/услуг и компенсируется их потребителями (письмо ГНСУ от 14.08.2020 г. № 3376/ІПК/99-00-05-05-02-06). Кроме того, в письме ГНСУ от 23.01.2020 г. № 267/ІПК/12-32-04-01-40 налоговики фактически подтвердили, что на товары, которые включаются в состав административных расходов, компенсирующие НО не начисляются.
Учитывая такую позицию фискалов, не будет лишним утвердить учетной политикой предприятия документ, которым будут установлены цены продажи приобретенных, ввезенных или самостоятельно изготовленных товаров. Таким документом может быть, например, калькуляция полной себестоимости продукции и/или Положение о ценообразовании. Важно: в этом документе нужно отдельно указать статью расходов на обеспечение питания работников (в том числе амортизацию бытовых необоротных активов).
О том, что такой документ может служить подтверждением того, что определенные товары (услуги) входят в стоимость товаров/услуг, операции по поставке которых являются объектом обложения НДС, налоговики не раз отмечали (письма ГНСУ от 17.06.2021 г. № 2470/ІПК/99-00-21-03-02-06, от 25.05.2020 г. № 2183/6/99-00-07-03-02-06/ІПК, от 15.01.2020 г. № 107/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).
В то же время в части расходов на кухонную технику не помешает также запастись индивидуальной консультацией на свое имя согласно п. 52.2 НКУ.
Декорация офиса
В последнее время в офисах все чаще создают искусственные оазисы, уголки живой природы. Такое озеленение офисов — это хороший способ оживить интерьер и эффективное средство повышения работоспособности коллектива.
В целом эстетическому оформлению и благоустройству офисного помещения предприятия отводят не последнее место. Это особый интерьер офиса, элитные письменные приборы, настенные (напольные) часы, вечнозеленые деревья, живые фонтаны, скульптуры, картины, вазы и прочие предметы антиквариата и пр. Все эти дизайнерские штуки делаются с целью
привлечения потенциальных потребителей, создания имиджа (узнаваемости) компании
Ведь именно офис непосредственно используют для общения с реальными и потенциальными деловыми партнерами, покупателями. Поэтому, на наш взгляд, связь с хозяйственной деятельностью таких расходов здесь очевидна.
Наверняка благоустроенный офис будет способствовать заключению новых соглашений, завоеванию рынка сбыта, выходу предприятия на новый финансовый уровень и, как результат, приведет к его процветанию. Поэтому можно утверждать: затраты на украшение его интерьера напрямую связаны с хоздеятельностью.
Вышеуказанные доказательства хознаправленности расходов на благоустройство офиса также нужно указать в приказе по предприятию.
