Відразу нагадаємо, що господарська діяльність — це діяльність, пов’язана з виробництвом/реалізацією товарів, робіт (послуг) і спрямована на отримання доходу (п.п. 14.1.36 ПКУ). Причому факт наявності прибутку, вважаємо, не повинен мати істотного значення, адже, як бачимо, визначення госпдіяльності говорить саме про отримання доходу, а не прибутку.
Перш ніж промальовувати зв’язок витрат на офісні надмірності з господарською діяльністю підприємства, нагадаємо, в яких випадках це, у принципі, вам необхідно.
Для кого важлива господарність витрат?
ПДВ-облік. Усе те, що отримується з ПДВ і починає використовуватися в негосподарській діяльності підприємства, потрапляє під вимоги п. 198.5 ПКУ. Тобто вхідний ПДВ компенсується нарахуванням податкових зобов’язань (ПЗ).
Тому щоб уникнути нарахування компенсуючих ПЗ, доведеться доводити зв’язок понесених витрат з господарською діяльністю підприємства.
Податок на прибуток. Малодохідників, які податкові різниці вирішили не застосовувати, господарність понесених витрат турбувати не повинна, адже в них в усьому рулює бухгалтерський облік.
А ось для малодохідників-добровольців і високодохідників має значення господарська спрямованість виключно у разі придбання «дорогих довгожителів» — а саме, об’єктів основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА). Річ у тому, що
не підлягають амортизації та обліковуються за рахунок інших джерел витрати на створення і придбання невиробничих* ОЗ, НМА (п.п. 138.3.2 ПКУ)
* Невиробничими вважаються основні засоби, нематеріальні активи, не призначені для використання в господарській діяльності платника податків.
А ось щодо недорогих активів жодних питань із господарністю не виникає, оскільки жодних спеціальних коригувань ПКУ не вимагає здійснювати.
Як бачимо, ігнорувати зв’язок понесених витрат із господарською діяльністю підприємства можна, якщо підприємство не є платником ПДВ, не застосовує податкові різниці або їх застосовує, але не придбаває об’єкт ОЗ чи НМА. В іншому випадку доведеться потурбуватися про докази зв’язку витрат із госпдіяльністю.
Як це зробити — читайте далі.
Кондиціонери, обігрівачі тощо
Аргументація на користь господарності витрат на придбання кондиціонерів, вентиляторів, обігрівачів тощо закладена у створенні сприятливих і комфортних умов праці, а саме здорового мікроклімату в офісі.
Кожен працівник має право на безпечні для здоров’я та життя умови праці (ст. 4 Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.94 р. № 4004-XII). При цьому умови праці на робочому місці, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам законодавства (ст. 6 Закону про охорону праці). Створення і дотримання безпечних умов праці є прямим обов’язком роботодавця (ст. 153 КЗпП, ст. 13 Закону про охорону праці).
Варто також відзначити, що використання кондиціонерів, вентиляторів, обігрівачів, які підтримують у приміщенні належний температурний режим, є одним із необхідних заходів з охорони праці (див. п. 1 Переліку № 994). Тому
прилади, які підтримують нормальний температурний режим в офісі, вважаємо, слід розглядати витратами, пов’язаними з господарською діяльністю підприємства
Незважаючи на однозначність цього питання, використання вищезгаданих приладів з метою виконання вимог охорони праці слід закріпити в колективному договорі (у розділі, що стосується охорони праці) і в наказі на придбання таких приладів.
Ну й логічно заміряти і задокументувати температуру в офісі, щоб підтвердити, що вона не відповідає нормативам без використання відповідних приладів.
Побутова техніка
Побутовий пилосос. Основний аргумент на користь зв’язку витрат на придбання пилососа з госпдіяльністю — це виконання вимоги ст. 153 КЗпП. А саме санітарно-побутові умови повинні відповідати нормативно-правовим актам з охорони праці.
Річ у тому, що в офісних приміщеннях з комп’ютерами необхідно щодня робити вологе прибирання. Про це прямо сказано в п. 2.15 Санправил № 7*. А в якому офісі немає комп’ютера? Та й, у принципі, нормальна діяльність неможлива без прибирання приміщень. Тому вважаємо, що придбання пилососа цілком впишеться в господарську діяльність підприємства.
* Державні санітарні правила і норми роботи з візуальними дисплейними терміналами ЕОМ, затверджені постановою Головного державного санітарного лікаря України від 10.12.98 р. № 7 (ДСанПіН 3.3.2.007-98).
І знову-таки, закріплюємо таке використання документально в колективному договорі і наказі на закупівлю пилососа.
Кухонна техніка. Питання в частині господарності застосування кухонної техніки (чайників, холодильників, мікрохвильових печей тощо), використовуваних виключно працівниками, для яких не можна встановити перерву**, сподіваємося, сумніву не підлягає.
** Перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі встановлюються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профспілкою (профспілковим представником) підприємства.
Адже ст. 66 КЗпП зобов’язує роботодавця надати таким працівникам можливість харчуватися протягом робочого часу. А вся ця побутова техніка якраз і служить інструментом для виконання такого завдання.
Крім того, у наказі керівника підприємства про закупівлю кавоварки та чайника можна послатися на норму з п. 2.17 Санправил № 7 (ср. ). Нагадаємо, у ній є застереження про установлення пристроїв для приготування і роздачі тонізуючих напоїв. Це буде вагомим аргументом для доказу господарської спрямованості використання кавоварки і чайника.
Окремо скажемо про ситуацію, коли на підприємстві функціонує їдальня. Якщо реалізацію продуктів харчування/напоїв їдальня здійснює на платній основі (тобто з отриманням доходу), то має місце здійснення господарської діяльності (п.п. 14.1.36 ПКУ). Відповідно вся використовувана побутова техніка є найважливішим атрибутом її здійснення.
Що стосується придбання холодильників, мікрохвильових печей та іншого кухонного обладнання, незважаючи на те що прямо в Переліку № 994 про них нічого не сказано, вважаємо, вони також можуть відноситися до «охоронних» витрат. Адже згідно зі ст. 141 КЗпП власник повинен правильно організувати роботу працівників, створювати умови для зростання продуктивності праці, забезпечувати трудову та виробничу дисципліну, неухильно дотримуватися законодавства про працю і правил охорони праці, уважно ставитися до потреб і запитів працівників, поліпшувати умови їх праці та побуту. Ось для виконання цих важливих завдань підприємство і придбаває побутові прилади.
У такому разі в колективному договорі і в наказі на придбання побутових приладів треба зазначити, що «кухонні» придбання потрібні, зокрема, для забезпечення нормальних санітарно-гігієнічних умов для харчування працівників, що сприяє поліпшенню умов праці та побуту і підвищенню продуктивності праці в цілях збільшення доходу підприємства.
Зауважимо: у питанні ПДВ-обліку фіскали вважають, що побутові товари слід вважати використовуваними в оподатковуваних операціях і вони не вимагають нарахування ПЗ з ПДВ, якщо вартість таких придбань включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) самостійно вироблених товарів/послуг і компенсується їх споживачами (лист ДПСУ від 14.08.2020 р. № 3376/ІПК/99-00-05-05-02-06).
Крім того, у листі ДПСУ від 23.01.2020 р. № 267/ІПК/12-32-04-01-40 податківці фактично підтвердили, що на товари, які включаються до складу адміністративних витрат, компенсуючі ПЗ не нараховуються.
Враховуючи таку позицію фіскалів, не буде зайвим затвердити обліковою політикою підприємства документ, яким будуть установлені ціни продажу придбаних, ввезених або самостійно виготовлених товарів.
Таким документом може бути, наприклад, калькуляція повної собівартості продукції або Положення про ціноутворення. При цьому важливо: у такому документі окремо зазначити статтю витрат на забезпечення харчування працівників (у тому числі амортизацію побутових необоротних активів).
Про те, що такий документ може слугувати підтвердженням того, що певні товари (послуги) входять до вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об’єктом оподаткування ПДВ, податківці не раз відзначали (листи ДПСУ від 17.06.2021 р. № 2470/ІПК/99-00-21-03-02-06, від 25.05.2020 р. № 2183/6/99-00-07-03-02-06/ІПК, від 15.01.2020 р. № 107/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).
Водночас у частині витрат на кухонну техніку не завадить також запастися індивідуальною консультацією на своє ім’я згідно з п. 52.2 ПКУ.
Декорування офісу
Останнім часом в офісах усе частіше створюють штучні оазиси, куточки живої природи. Таке озеленення офісів — хороший спосіб оживити інтер'єр і ефективний засіб підвищення працездатності колективу.
У цілому, естетичному оформленню і благоустрою офісного приміщення підприємства відводять не останнє місце. Це й особливий інтер’єр офісу, елітні письмові прилади, настінний (підлоговий) годинник, вічнозелені дерева, живі фонтани, акваріум з екзотичними рибками, скульптури, картини, вази, інші предмети антикваріату тощо.
Усі ці дизайнерські штуки робляться з метою
залучення потенційних споживачів, створення іміджу (впізнаваності) компанії
Адже саме офіс безпосередньо використовують для спілкування з реальними і потенційними діловими партнерами, покупцями. Тому, на наш погляд, зв’язок із господарською діяльністю таких витрат тут очевидний.
Напевно, облаштований офіс сприятиме укладенню нових угод, завоюванню ринку збуту, виходу підприємства на новий фінансовий рівень і, як результат, приведе до його процвітання.
Тому можна стверджувати: витрати на прикрасу його інтер’єру безпосередньо пов’язані з госпдіяльністю.
При цьому вищевказані докази господарської спрямованості витрат на благоустрій інтер’єру офісу також треба зазначити в наказі по підприємству.
