В чем суть?
На кого распространяется? Как и предыдущий ДСТУ 4163-2003, новый документ содержит требования к составлению организационно-распорядительных документов:
— организационных (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. д.);
— распорядительных (постановления, решения, приказы, распоряжения);
— информационно-аналитических (акты, справки, докладные и пояснительные записки, служебные письма и т. д.).
Распространяется ДСТУ на все госорганы, органы местного самоуправления, учреждения, предприятия, организации и других юрлиц независимо от формы собственности.
Заметим: ФЛП в этом перечне нет.
То есть для них он имеет рекомендательный характер.
Новое. 1. Подпись. Теперь этот реквизит выглядит так:
То есть полные инициалы или отчество теперь не указываются. Причем только имя и фамилию (без отчества) нужно писать во всех остальных реквизитах. Например, в шапке заявления о приеме на работу или при удостоверении копий документов. В основном же тексте документа можно писать Ф. И. О. полностью.
2. Дата. Уточнили, что при цифровом и словесно-цифровом обозначении день месяца должен всегда состоять из двух цифр.
То есть если день месяца — это число, состоящее из 1 цифры, то добавляем впереди «0». Например, 01 вересня 2021 року. Как и ранее, если пишем дату только цифрами, то после нее ни слово «рік», ни «р.» не ставим.
3. Место составления документа. Теперь если мы указываем в качестве места составления документа город Киев, то слово «місто» или «м.» перед ним ставить не нужно. Во всех остальных случаях все осталось по-прежнему. То есть сокращения «м.» , «с.», «смт» и прочие используем.
4. Ознакомление с документом. В перечне реквизитов появился реквизит «відмітка про ознайомлення з документом». Хотя на практике его часто добавляли, например, в кадровые приказы. Продолжаем это делать и дальше, но учитывая изменения в части подписи.
Когда ДСТУ не важен
Первичка. Перечень обязательных реквизитов первичных документов все так же предусмотрен в Законе о бухучете* и Положении № 88**. Новый ДСТУ на него не влияет. То есть если в первичке не будет какого-либо реквизита, который ДСТУ называет обязательным, то она все равно будет действительной. ДСТУ регулирует лишь место расположения и внешний вид реквизитов. И если вы оформите в первичных документах, например, реквизит «подпись» по-старому, то недействительными их признать не имеют права.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Кроме того, в соответствии с Законом о бухучете и Положением № 88 несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не являются основанием для непризнания хозоперации, если это не мешает ее идентификации. Эта позиция неоднократно подтверждалась Верховным Судом (см. постановления ВС от 18.08.2021 г. по делу № 380/5298/20, от 04.08.2021 г. по делу № 200/14552/19-а, от 13.05.2021 г. по делу № 822/3618/17***).
*** См. по ссылкам: reyestr.court.gov.ua/Review/99062873, reyestr.court.gov.ua/Review/98839525 и reyestr.court.gov.ua/Review/96866928 соответственно.
Та же история с кассовыми и расчетными документами. Регулирование здесь осуществляется специальными нормативно-правовыми актами:
— Положением, утвержденным постановлением правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, — для кассовых документов;
— Положением, утвержденным приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13, — для расчетных.
Признать кассовые или расчетные документы недействительными из-за несоответствия ДСТУ нельзя.
Договоры. Новый ДСТУ не касается и всевозможных договоров. Их соответствие ДСТУ на юридическую силу не влияет.
Обратите внимание: основания недействительности сделки установлены в ст. 215 ГКУ. Их перечень исчерпывающий. Несоблюдение ДСТУ там отсутствует как прямо, так и косвенно. То есть
признать недействительным договор из-за несоответствия новому ДСТУ нельзя
Кадры. Штрафов за несоблюдение ДСТУ в кадровых документах нет. Но не исключаем, что со стороны Гоструда могут быть претензии по поводу оформления документов, не соответствующих новому ДСТУ. Есть и судпрактика, где несоответствие приказа об увольнении предыдущему ДСТУ стало дополнительным аргументом для признания увольнения незаконным (постановление Полтавского апелляционного суда от 30.04.2020 г. по делу № 528/790/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/89205276, оставленное в силе ВС).
Когда ДСТУ важен
Судебный процесс. Соблюдать ДСТУ важно при заверении копий документов, прилагаемых к искам, апелляционным и кассационным жалобам. Примеры из практики ВС в админпроцессе, где учитывался старый ДСТУ: определения ВС от 09.08.2021 г. по делу № 160/2449/20, от 05.08.2021 г. по делу № 420/15083/20, от 29.07.2021 г. по делу № 560/2203/20**** и т. д.
**** См. по ссылкам: reyestr.court.gov.ua/Review/98862176, reyestr.court.gov.ua/Review/98799758 и reyestr.court.gov.ua/Review/98646088 соответственно.
Подделка документов. Определяя составы преступлений, связанных с подделкой документов, (не)соответствие этого документа ДСТУ может влиять на уголовную ответственность.
Например, в постановлении ВС от 13.09.2018 г. по делу № 607/10931/14-к (reyestr.court.gov.ua/Review/76673275) физлицу отменили приговор из-за того, что документ, в подделке которого его обвиняли, не соответствовал требованиям ДСТУ в предыдущей редакции. Причина: уголовная ответственность за подделку грозит, только если подделывают официальные документы. А официальным он может быть тогда, когда соответствует, в частности, ДСТУ.
Учтите: недействительность документа и его неофициальность — это разные вещи! Здесь речь идет о нюансах квалификации преступления.
Документы госорганов. Если речь заходит о документах, выдаваемых госорганами, то несоблюдение ДСТУ может повлиять на их действительность. Например, в постановлении ВС от 17.05.2021 г. по делу № 640/20158/18 (reyestr.court.gov.ua/Review/96977549) из-за несоответствия ДСТУ реквизита «согласование» было отменено историко-градостроительное обоснование строительства объекта.
Тендеры. С документами, не соответствующими ДСТУ, могут возникнуть проблемы во время участия в тендерах. Ведь там достаточно строгие правила к внешнему виду документов. Не исключаем, что могут цепляться к этим моментам.
Итак, ДСТУ ничего особо революционного в жизнь бухгалтера не привнес. И при оформлении бухпервички мы все так же ориентируемся на Закон о бухучете и Положение № 88.
