У чому суть?
На кого поширюється? Як і попередній ДСТУ 4163-2003, новий документ містить вимоги до складання організаційно-розпорядчих документів:
— організаційних (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
— розпорядчих (постанови, рішення, накази, розпорядження);
— інформаційно-аналітичних (акти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, службові листи тощо).
Поширюється ДСТУ на усі держоргани, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інших юросіб незалежно від форми власності.
Зазначимо: ФОП у цьому переліку немає. Тобто для них він має рекомендаційний характер.
Нове. 1. Підпис. Тепер цей реквізит матиме такий вигляд:
Тобто повні ініціали або по батькові тепер не вказуються. Причому тільки ім’я і прізвище (без по батькові) треба писати в усіх інших реквізитах. Наприклад, у шапці заяви про прийняття на роботу або при засвідченні копій документів. В основному ж тексті документа можна писати П. І. Б. повністю.
2. Дата. Уточнили, що при цифровому і словесно-цифровому позначенні день місяця повинен завжди складатися з двох цифр.
Тобто якщо день місяця — це число, що складається з 1 цифри, то додаємо попереду «0». Наприклад, 01 вересня 2021 року. Як і раніше, якщо пишемо дату тільки цифрами, то після неї ні слово «рік», ні «р.» не ставимо.
3. Місце складання документа. Тепер якщо ми вказуємо як місце складання документа місто Київ, то слово «місто» або «м.» перед ним ставити не треба. У усіх інших випадках усе залишилося, як і раніше. Тобто скорочення «м.», «с.», «смт» тощо використовуємо.
4. Ознайомлення з документом. У переліку реквізитів з’явився реквізит «відмітка про ознайомлення з документом». Хоча на практиці його часто додавали, наприклад, у кадрові накази. Продовжуємо це робити і далі, але враховуючи зміни в частині підпису.
Коли ДСТУ не важливий
Первинка. Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів усе так само передбачений у Законі про бухоблік* і Положенні № 88**. Новий ДСТУ на нього не впливає. Тобто якщо в первинці не буде певного реквізиту, який ДСТУ називає обов’язковим, то вона все одно буде дійсною. ДСТУ регулює лише місце розташування і зовнішній вигляд реквізитів. І якщо ви оформите в первинних документах реквізит «підпис» по-старому, то недійсними їх визнати не мають права.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Крім того, відповідно до Закону про бухоблік і Положення № 88 неістотні недоліки у документах, що містять відомості про госпоперації, не є підставою для невизнання госпоперації, якщо це не заважає її ідентифікації. Ця позиція неодноразово підтверджувалася Верховним Судом (див. постанови ВС від 18.08.2021 р. у справі № 380/5298/20, від 04.08.2021 р. у справі № 200/14552/19-а, від 13.05.2021 р. у справі № 822/3618/17***).
*** Див. за посиланнями: reyestr.court.gov.ua/Review/99062873, reyestr.court.gov.ua/Review/98839525 і reyestr.court.gov.ua/Review/96866928 відповідно.
Та ж історія з касовими і розрахунковими документами. Регулювання тут здійснюється спеціальними нормативно-правовими актами:
— Положенням, затвердженим постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, — для касових документів;
— Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13, — для розрахункових.
Визнати касові або розрахункові документи недійсними через невідповідність ДСТУ не можна.
Договори. Новий ДСТУ не стосується і всіляких договорів. Їх відповідність ДСТУ на юридичну силу не впливає.
Зверніть увагу: підстави недійсності правочину встановлені в ст. 215 ЦКУ. Їх перелік вичерпний. Недотримання ДСТУ там відсутнє як прямо, так і побічно. Тобто
визнати недійсним договір через невідповідність новому ДСТУ не можна
Кадри. Штрафів за недотримання ДСТУ в кадрових документах немає. Але не виключаємо, що з боку Держпраці можуть бути претензії щодо оформлення документів, які не відповідають новому ДСТУ. Є і судпрактика, де невідповідність наказу про звільнення попередньому ДСТУ стала додатковим аргументом для визнання звільнення незаконним (постанова Полтавського апеляційного суду від 30.04.2020 р. у справі № 528/790/19 / reyestr.court.gov.ua/Review/89205276, залишена в силі ВС).
Коли ДСТУ важливий
Судовий процес. Дотримуватися ДСТУ важливо під час засвідчення копій документів, що додаються до позовів, апеляційних і касаційних скарг. Приклади з практики ВС в адмінпроцесі, де враховувався старий ДСТУ: ухвали ВС від 09.08.2021 р. у справі № 160/2449/20, від 05.08.2021 р. у справі № 420/15083/20, від 29.07.2021 р. у справі № 560/2203/20**** та ін.
**** Див. за посиланнями: reyestr.court.gov.ua/Review/98862176, reyestr.court.gov.ua/Review/98799758 и reyestr.court.gov.ua/Review/98646088 відповідно.
Підробка документів. Визначаючи склади злочинів, пов’язаних з підробкою документів, (не)відповідність цього документа ДСТУ може впливати на кримінальну відповідальність.
Наприклад, у постанові ВС від 13.09.2018 р. у справі № 607/10931/14-к (reyestr.court.gov.ua/Review/76673275) фізособі скасували вирок через те, що документ, у підробці якого його звинувачували, не відповідав вимогам ДСТУ у попередній редакції. Причина: кримінальна відповідальність за підробку загрожує, тільки якщо підробляють офіційні документи.
А таким він може бути тоді, коли відповідає, зокрема, ДСТУ. Зауважте: недійсність документа і його неофіційність — це різні речі! Тут ідеться про нюанси кваліфікації злочину.
Офіційні документи держорганів. Якщо мова заходить про документи, що видаються держорганами, то недотримання ДСТУ може вплинути на їх дійсність. Наприклад, у постанові ВС від 17.05.2021 р. у справі № 640/20158/18 (reyestr.court.gov.ua/Review/96977549) через невідповідність ДСТУ реквізиту «погодження» було скасоване історико-містобудівне обґрунтування будівництва об’єкта.
Тендери. З документами, що не відповідають ДСТУ, можуть виникнути проблеми під час участі у тендерах. Адже там досить суворі правила до зовнішнього вигляду документів. Не виключаємо, що можуть чіплятися до цих моментів.
Отже, ДСТУ нічого особливого в життя бухгалтера не привніс. І при оформленні бухпервинки ми так само орієнтуємося на Закон про бухоблік і Положення № 88.
