Шаг 1. Получаем больничный. Если речь идет о бумажном листке нетрудоспособности, то его предоставляет работник уполномоченному лицу работодателя. Если же ему открыт е-больничный, то об этом работник также должен сообщить. Как именно? Любым удобным способом, оговоренным с работодателем.
Кроме того, наличие открытых е-больничных проверяем в личном кабинете страхователя-работодателя на портале Пенсионного фонда.
Для удобства прохождения следующих шагов рекомендуем работодателям распечатать ту информацию по е-больничному, которую вы видите на экране в личном кабинете (сделать скрин страницы с е-больничным). Другая возможность распечатки пока что на портале отсутствует.
Шаг 2. Определяем стаж. Кадровая служба или ответственное лицо работодателя определяет страховой стаж застрахованного лица (льготы) и количество календарных дней нетрудоспособности, подлежащих оплате за счет средств работодателя и ФСС. Это следует сделать достаточно оперативно, чтобы в комиссии по соцстрахованию осталось время на назначение больничных/декретных (см. срок ниже).
Подробно о порядке определения страхового стажа см. «Страховой стаж для больничных: где взять, как считать?».
Куда вписывать информацию о стаже, если имеем е-больничный? Это вопрос ФСС отдал на откуп работодателям. То есть в случае с е-больничными можете самостоятельно определить, где и в каком виде вы будете ее фиксировать. На практике многие работодатели разрабатывают и утверждают форму — аналог обратной стороны бумажного больничного, но с актуальной информацией. Такой себе бегунок к е-больничному, который по очереди заполняют табельщик, кадровик и т. д.
Шаг 3. Назначаем выплаты. Этим вопросом занимается комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию. Документы для назначения больничных и декретных она рассматривает не позднее 10 календарных дней со дня их поступления.
Внимание! По е-больничному выплаты по временной нетрудоспособности назначаем в течение 10 календарных дней со дня, когда он изменил статус на «Готово до сплати».
Решение о назначении или отказе в назначении материального обеспечения комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия передает в бухгалтерию.
Шаг 4. Расчет. С расчетом больничных и пособия по беременности и родам также не следует медлить, чтобы не нарушить сроки для шага 5. Кстати, о расчете больничных подробно мы рассказали в «Общий алгоритм расчета больничных» . Результаты расчета оформляем в произвольной форме в электронном или бумажном виде (по решению работодателя).
Рассчитанные суммы выплат отражаем в бухучете (см. «Больничные: учет и налоги»).
Шаг 5. Документы для ФСС. Бухгалтерия формирует и подает:
— в налоговую — Объединенный отчет с типом «Довідковий» на каждое лицо, которое претендует на больничные, если в ФСС отсутствует информация о выплатах, начисленных ему в расчетном периоде;
— в ФСС — заявления-расчеты для получения финансирования по бумажным и отдельно по электронным больничным. Такие заявления должны быть поданы в ФСС не позднее 5 рабочих дней с даты принятия комиссией решения о назначении пособия (см. «Заявление-расчет»).
Шаг 6. Получение финансирования и выплата.
Шаг 7. Уведомление о выплате средств застрахованным лицам. Его подаем в течение месяца со дня проведения выплат по форме, приведенной в приложении 2 к Порядку № 12.
