Крок 1. Отримуємо лікарняний. Якщо мова йде про паперовий листок непрацездатності, то його надає працівник уповноваженій особі роботодавця. Якщо ж йому відкрито е-лікарняний, то про це працівник також повинен повідомити. Як саме? У будь-який зручний спосіб, обумовлений з роботодавцем. Крім того, наявність відкритих е-лікарняних перевіряємо в особистому кабінеті страхувальника-роботодавця на порталі Пенсійного фонду.
Для зручності проходження наступних кроків, рекомендуємо роботодавцям роздрукувати ту інформацію за е-лікарняним, яку ви бачите на екрані в особистому кабінеті (зробити скрін сторінки з е-лікарняним). Інша можливість роздрукування поки що відсутня на порталі.
Крок 2. Визначаємо стаж. Кадрова служба або відповідальна особа роботодавця визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та ФСС. Це слід зробити доволі оперативно, щоб у комісії з соцстрахування залишився час на призначення лікарняних/декретних (див. строк нижче).
Детально порядок визначення страхового стажу див. «Страховий стаж для лікарняних: де взяти, як рахувати?».
Куди вписувати інформацію про стаж, якщо маємо е-лікарняний? Це питання ФСС віддав на відкуп роботодавцям. Тобто у випадку з е-лікарняними можете самостійно визначити, де і в якому вигляді ви її фіксуватимете. На практиці багато роботодавців розробляють і затверджують форму — аналог зворотного боку паперового лікарняного, але з актуальною інформацією. Такий собі бігунок до е-лікарняного, який по черзі заповнюють табельник, кадровик і т. д.
Крок 3. Призначаємо виплати. Це робота комісії (уповноваженого) із соцстрахування. Документи для призначення лікарняних та декретних вона розглядає не пізніше 10 календарних днів з дня їх надходження.
Увага! За е-лікарняним виплати у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю призначаємо протягом 10 календарних днів з дня, коли він змінив статус на «Готово до сплати». Рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства передає до бухгалтерії.
Крок 4. Розрахунок. Із розрахунком лікарняних та допомоги по вагітності та пологах також слід зволікати, аби не порушити строки для кроку 5. До речі, про розрахунок лікарняних детально ми розповіли у «Загальний алгоритм розрахунку лікарняних». Результати розрахунку оформлюємо у довільній формі в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця).
Розраховані суми виплат відображаємо в бухобліку (див. «Лікарняні: облік та податки»).
Крок 5. Документи для ФСС. Бухгалтерія формує та подає:
— до податкової — Об’єднаний звіт з типом «Довідковий» на кожну особу, якій призначаються непрацездатні виплати, якщо у ФСС відсутня інформація про виплати, нараховані їй у розрахунковому періоді;
— до ФСС заяви-розрахунки для отримання фінансування за паперовими та окремо за електронними лікарняними. Такі заяви повинні бути подані до ФСС не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією рішення про призначення допомоги (див. «Заява-розрахунок»).
Крок 6. Отримання фінансування та виплата.
Крок 7. Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Його подаємо протягом місяця з дня проведення виплат за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку № 12.
