Стоит признать: законодатель не может предусмотреть все возможные ситуации, которые могут возникнуть на практике в связи с реализацией нормы. То есть проблемы ожидаемы.
Первая проблема — достать нотариально удостоверенную копию паспорта-книжечки резидента-бенефициара и/или документа, удостоверяющего личность нерезидента-бенефициара.
Загранпаспорт vs паспорт гражданина Украины
Первое решение, которое было предложено Минюстом (см. письмо от 13.11.2020 г. № 9338/8.4.4/32-20) для резидентов-бенефициаров: в заявлении по форме 2 (4) указывать не данные паспорта-книжечки, а данные загранпаспорта и номер записи в Едином госдемреестре. В таком случае, по заверению чиновников министерства, подавать нотариально заверенную копию паспорта-книжечки, как и загранпаспорта, не нужно.
Аргументировали такую возможность тем, что паспорт для выезда за границу является таким же документом, удостоверяющим личность, как и паспорт гражданина Украины (ст. 13 Закона № 5492).
Здесь обратим внимание на некоторые детали.
Во-первых, годится только загранпаспорт, выданный после 2015 года. Дело в том, что именно с 01.01.2015 г. в таких паспортах появился номер из Единого госдемреестра (п. 3 постановления КМУ от 07.05.2014 г. № 152). До этого указывался идентификационный код.
Во-вторых, на практике далеко не все госрегистраторы и нотариусы принимают такие заявления!
Аргументируя свою позицию, они ссылаются на то, что в ЕГР должны содержаться серия и номер паспорта гражданина Украины — бенефициара (п. 9 ч. 2 ст. 9 Закона № 755). Заметим, что этот пункт как минимум не учитывает то, что паспорта в форме ID-карты не содержат серию.
Однако стоит сказать, что под натиском разъяснения Минюста некоторые госрегистраторы и нотариусы все-таки сдаются и принимают документы с загранпаспортом. Если вы хотите воспользоваться рекомендацией министерства, то желательно уточнить возможность подачи у вашего госрегистратора. Как вариант можно найти нотариуса, который будет прислушиваться к письмам Минюста.
В-третьих, данные загранпаспорта можно указать только для бенефициара — резидента Украины.
Нерезиденты
Правила оформления. Много вопросов возникает в части оформления документов по нерезидентам (как бенефициарам, так и участникам-юрлицам).
Общие правила такие. Любой документ, выданный в соответствии с законодательством иностранного государства, должен быть (пп. 14, 15 ч. 1 ст. 16 Закона № 755):
1) легализован (пройти консульскую легализацию либо на нем должен проставляться апостиль), если иное не установлено международными договорами;
2) переведен на украинский язык с удостоверением правильности перевода или подписи переводчика в установленном законодательством порядке (если документ не на украинском языке).
Отсюда вывод: копии иностранных документов (паспорта бенефициаров, извлечения из реестров, подтверждающих госрегистрацию участника-юрлица) должны пройти легализацию*, а также переводиться на украинский язык!
* Если иное не установлено международными договорами.
Желательно перевод удостоверить нотариально. Хотя по большому счету прямого требования делать именно нотариально удостоверенный перевод нет.
Заметим: закон требует именно нотариально удостоверенную копию документа, а не нотариально удостоверенный перевод (см., например, п. 16 ч. 4 ст. 17 Закона № 755). Это разные вещи!
Легализация. Консульская легализация предстоит документам, выданным в Канаде, Катаре, Китае, Кувейте, Коста-Рике, Ираке, Египте, ОАЭ, Саудовской Аравии, Ливии, Шри-Ланке, Палестине, Уругвае, Чили.
Проставление апостиля допустимо для документов из Азербайджана, Армении, Греции, Дании, Израиля, Индии, Ирландии, Исландии, Италии, Кипра и т. д. (полный список см. в Конвенции отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 05.10.61 г.).
Без какой-либо легализации (т. е. достаточно только удостоверенного перевода) можно подавать документы из Беларуси, Болгарии, Венгрии, Германии, Грузии, Казахстана, Латвии, Литвы, Молдовы, Польши, России, Румынии, Сербии, Чехии, Эстонии (полный список см. в письме Минюста от 09.07.2004 г. № 26-38-290 и Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 07.10.2002 г.).
Алгоритм действий. Поскольку на сегодняшний день ситуация с въездом иностранцев в Украину сложная, предлагаем такой алгоритм по документам, удостоверяющим личность, иностранцев-бенефициаров.
Итак, нерезидент проводит такие действия:
1) обеспечивает удостоверение в своей стране копию своего документа, удостоверяющего личность;
2) обеспечивает проведение консульской легализации или проставление апостиля (если для документа необходима легализация). Если по международным договорам с Украиной легализация не требуется, то документ ни консульскую легализацию, ни апостилирование не проходит;
3) отправляет удостоверенную и легализованную копию по почте.
Представители украинского юрлица:
1) получают документ;
2) обеспечивают проведение перевода, удостоверяя его в установленном законодательством порядке.
Документов или связи с бенефициарами нет
Также иногда возникают ситуации, когда бенефициары отказываются давать паспорт или связи с ними нет в принципе.
В целом, в конечном итоге, у юрлица нет необходимого перечня документов для подачи данных по бенефициарам.
К сожалению, в таких ситуациях закон неумолим. Освобождения от ответственности директор или другой представитель юрлица, внесенный в ЕГР за неподачу данных по бенефициарам, не получит. По крайней мере прямой нормы пока что нет.
В то же время ни юрлицо, ни директор не могут заставить бенефициаров предоставить документы для того, чтобы потом можно было обратиться к госрегистратору. Рычагов влияния попросту нет.
Однако поскольку у нас установлена именно административная ответственность, то в ситуациях, которые не зависят от воли директора и юрлица, от нее можно попытаться отбиться. Ведь одним из обязательных элементов такого вида ответственности является вина нарушителя (т. е. директора/представителя).
Пока не появилась судебная практика по штрафам, прогнозы давать достаточно сложно. Но у нас есть несколько идей по этому поводу. С ними можно ознакомиться в статье ««Бенефициарные» штрафы: кто и за что платит?» этого номера.