Темы статей
Выбрать темы

Кассовая книга в электронной форме: можно ли не распечатывать

Казанова Марина, налоговый эксперт
Если электронную кассовую книгу подписывать электронными подписями, то обязательно ли ее распечатывать и подписывать «живыми подписями»? Как понимать слова «после окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения»?

Сразу скажем, что в Положении № 148* есть определенная несогласованность норм в отношении ведения кассовой книги в электронном виде.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правлении НБУ от 29.12.2017 № 148.

С одной стороны, в п. 23 разд. III Положения № 148 сказано, что кассовые документы (а кассовая книга является кассовым документом пп. 11 и 13 п. 3 разд. I Положения) могут быть бумажными или электронными. В этом же пункте указано, что электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота. То есть в этой норме, говоря об электронных кассовых документах, Положение № 148 имеет в виду «классические» электронные документы с оформлением их электронными подписями.

На это указывают и слова из этого же пункта «Работник учреждения/предприятия для подписания электронного кассового документа обязан использовать квалифицированную электронную подпись».

Но! С другой стороны, если мы посмотрим на нормы Положения № 148, которые касаются ведения непосредственно кассовой книги, то они

под электронной кассовой книгой имеют в виду не электронный документ (с электронными подписями), а лишь оформление документа в электронном виде

В частности

— в п. 41 разд. IV Положения № 148 сказано, что учреждения/предприятия имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств;

— в п. 6 объяснений к форме Кассовой книги (приложение 5 к Положению № 148) сказано, что во время составления электронного документа кассовой книги распечатываются каждая из двух частей листа кассовой книги: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Кроме того, дальше объяснения указывают, что эти «распечатки» должны скрепляться «живыми» подписями. То есть видим, что речь идет не о «классическом» электронном документе в понимании Закона об электронном документообороте*. Ведь электронные документы в соответствии с требованиями данного Закона не требуют распечатки, поскольку «распечатки» являются лишь копией электронного документа, а не оригиналом. Закон об электронном документообороте не допускает, чтобы электронный документ одновременно подписывался и электронными подписями, и «живыми». Причина та же — «распечатка» — это лишь копия документа.

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.

Поэтому приходим к заключению, что нормы Положения № 148 под электронной кассовой книгой понимают не электронный документ (с электронными подписями), а лишь ведение ее в электронном виде.

Учитывая, что Положение № 148 говорит о распечатке электронного документа кассовой книги, возникает сомнение по поводу того, разрешается ли вообще вести кассовую книгу именно как «классический» электронный документ (с электронными подписями).

Мы обязательно должны иметь «распечатанную» кассовую книгу (если она ведется в электронной форме) с «живыми» подписями. А это фактически «классическая» бумажная кассовая книга, только оформленная/сформирована с помощью электронных средств. И именно распечатанную книгу мы должны хранить в течение установленного законодательством срока.

Что тогда п. 6 объяснений к форме Кассовой книги имеет в виду, говоря, что «после окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины»? До конца не понятно. Ссылки в нем на нормы Закона об электронном документообороте нет. Других требований в отношении хранения документов «на электронных носителях» законодательство не содержит.

Налоговики в своих разъяснениях (109.15 БЗ) утверждают, что налогоплательщики обязаны после окончания кассовой книги, которая велась на бумажных или на электронных носителях, хранить ее в течение не менее чем 3 лет. Ни слова налоговики не говорят о хранении электронной кассовой книги именно на электронных носителях.

Поскольку, как мы отметили выше, Положение № 148 под электронной кассовой книгой фактически понимает «бумажную» книгу, только созданную с помощью электронных средств, то есть основания считать, что

требования к хранению ее такие же, как и к «бумажной» кассовой книге. То есть достаточно обеспечить ее хранение в бумажном виде

Впрочем, безопасный вариант хранить также и электронный файл кассовой книги.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше