Теми статей
Обрати теми

Касова книга в електронній формі: чи можна не роздруковувати

Казанова Марина, податковий експерт
Якщо електронну касову книгу підписувати електронними підписами, то чи обов’язково її роздруковувати і підписувати «живими підписами»? Як розуміти слова «після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання»?

Одразу скажемо, що в Положенні № 148* є певна неузгодженість норм стосовно ведення касової книги в електронному вигляді.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

З одного боку, в п. 23 розд. III Положення № 148 сказано, що касові документи (а касова книга є касовим документом пп. 11 та 13 п. 3 розд. I Положення) можуть бути паперовими або електронними. У цьому ж пункті зазначено, що електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу. Тобто в цій нормі, говорячи про електронні касові документи, Положення № 148 має на увазі «класичні» електронні документи з оформленням їх електронними підписами.

На це вказують і слова з цього ж пункту «Працівник установи/підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис».

Але! З іншого боку, якщо ми подивимося на норми Положення № 148, які стосуються ведення безпосередньо касової книги, то вони

під електронною касовою книгою мають на увазі не електронний документ (з електронними підписами), а лише оформлення документа в електронному вигляді

Зокрема,

— у п. 41 розд. IV Положення № 148 сказано, що установи/підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів;

— у п. 6 пояснень до форми Касової книги (додаток 5 до Положення № 148) сказано, що під час складання електронного документа касової книги роздруковуються кожна з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Крім того, далі пояснення вказують, що ці «роздруківки» мають скріплюватися «живими» підписами. Тобто бачимо, що мова йде не про «класичний» електронний документ в розумінні Закону про електронний документообіг*. Адже електронні документи відповідно до вимог цього Закону не потребують роздрукування, оскільки «роздруківки» є лише копією електронного документа, а не оригіналом. Закон про електронний документообіг не допускає, щоб електронний документ одночасно підписувався і електронними підписами, і «живими». Причина та сама — «роздруківка» — це лише копія документа.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Тому доходимо висновку, що норми Положення № 148 під електронною касовою книгою розуміють не електронний документ (з електронними підписами), а лише ведення її в електронному вигляді.

Враховуючі, що Положення № 148 говорить про роздруківку електронного документа касової книги, виникає сумнів стосовно того, а чи дозволяється взагалі вести касову книгу саме як «класичний» електронний документ (з електронними підписами).

Ми обов’язково повинні мати «роздруковану» касову книгу (якщо вона ведеться в електронній формі) з «живими» підписами. А це фактично є «класична» паперова касова книга, тільки оформлена/сформована за допомогою електронних засобів. І саме роздруковану книгу ми повинні зберігати протягом встановленого законодавством терміну.

Що тоді п. 6 пояснень до форми Касової книги має на увазі, говорячи, що «після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України»? До кінця не зрозуміло. Посилання в ньому на норми Закону про електронний документообіг немає. Інших вимог щодо зберігання документів «на електронних носіях» законодавство не містить.

Податківці у своїх роз’ясненнях (109.15 БЗ) говорять, що платники податків зобов’язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як 3 років. Ані слова податківці не кажуть про зберігання електронної касової книги саме на електронних носіях.

Оскільки, як ми зазначили вище, Положення № 148 під електронною касовою книгою фактично розуміє «паперову» книгу, тільки створену за допомогою електронних засобів, то є підстави вважати, що

вимоги до зберігання її такі ж, як і до «паперової» касової книги. Тобто достатньо забезпечити її зберігання у паперовому вигляді

Втім, безпечний варіант зберігати також і електронний файл касової книги.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі