Сразу напомним: в процессе документальных и фактических проверок налоговиков интересуют в первую очередь первичные документы, регистры бухучета (ведение которых предусмотрено законом), налоговые декларации, финансовая, стат- и другая отчетность.
Не забываем также, что под регистрами имеются в виду носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету (п. 3.1 Положения № 88). Например, оборотно-сальдовая ведомость. Безусловно, регистры актуальны для тех, кто должен вести бухучет.
Речь идет о документах, касающихся или связанных с предметом проверки (п. 85.2 НКУ).
При этом иногда запрашивают то, что статус перечисленного документа не имеет. Например, калькуляцию себестоимости. А она, между прочим, не содержит в себе сведений о хозяйственной операции, как это должен делать первичный документ (ст. 1 Закона о бухучете). Да и к документам, связанным с начислением и уплатой налогов, ее тоже относить некорректно. Однако в споре калькуляция может стать дополнительным аргументом. Когда ставят под сомнение реальность операции, то все доказательства хороши.
Некарантинные сроки
Сроки хранения документов установлены в НКУ (п. 44.3) и Перечне № 578/5. НКУ говорит о том, что плательщик обязан обеспечить сохранность документов в течение определенных законодательно сроков, но не менее:
— 1095 дней (для обычных документов);
— 2555 дней (для документов и информации в сфере трансфертного ценообразования).
Срок стартует со дня подачи отчетности, для составления которой она была использована. Если отчетность не подавали — от предельного срока ее подачи
Если речь идет о разрешительных документах, то 1095 дней будут стартовать со дня окончания их срока действия.
Обратите внимание: НКУ устанавливает минимально возможный срок хранения документов, но не предельный.
Более того, эти сроки могут приостанавливаться на основаниях, предусмотренных для приостановки сроков давности (см. п. 102.3 НКУ). Например, если налоговикам запрещено проводить те или иные проверки (п.п. 102.3.2 НКУ). Об этом мы еще поговорим.
Что это за определенные законодательно сроки? В первую очередь это те, которые установлены в Перечне № 578/5. Они чаще всего совпадают со сроками, установленными в НКУ.
Но проблема в том, что, во-первых, отсчитываются они с 1 января года, следующего за годом их составления (п. 2.10 Перечня № 578/5). А во-вторых, сроки хранения привязаны к факту проведения проверки. И это большая проблема. Ведь часто плательщиков не проверяют по пять, а то и больше лет. Поэтому торопиться с уничтожением документов в доковидные времена не стоило, в том числе и из-за этой нормы.
Хотя нужно понимать, что не истекшие сроки хранения по документам не всегда означают, что налоговики могут такие документы требовать. Здесь должен работать еще один ограничитель — сроки для возможного предмета проверки (подробнее см. «Периоды для проверок» этого номера).
Часто, для того чтобы каким-то образом отодвинуть проверку, плательщики пытаются «потерять» первичные документы. Напомним: потеря документов — одно из оснований для переноса срока проверок (п. 44.5 НКУ). Восстановить их нужно в течение 90 календарных дней, следующих за днем получения налоговиками уведомления о потере. На сегодняшний день налоговики ждут восстановления документов, но не более 120 дней.
Однако здесь тоже не все так просто. Во-первых, для бюджетного возмещения этот финт теперь вообще не работает (п. 44.5 НКУ). А во-вторых, Верховный Суд в прошлом году пришел к выводу, что потеря документов не является безусловным основанием для переноса сроков проведения проверки (см. постановление ВС от 13.05.2021 по делу № 640/15297/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/97021447).
То есть злоупотреблять не стоит. Эта норма только для защиты добросовестных плательщиков, как сказал Верховный Суд.
Карантинные сроки
Как только был введен карантин, о сроках хранения документов как-то подзабыли. То есть их не приостанавливали в связи с вирусом. Впрочем, нет подобной нормы в Переходных положениях НКУ и до сих пор. Но есть одно большое «но»!
Отбиться от требований фискалов во время проверки простым «документы уничтожены» не всегда будет можно
Все дело в том, что с 1 января 2021 года нормы по поводу сроков хранения документов были подкорректированы. В п. 44.3 НКУ появилась оговорка о том, что сроки хранения документов продлеваются на тех же основаниях, что и сроки давности. Как мы говорили выше, это п. 102.3 НКУ. И, если помните, мы выше упоминали, что одним из оснований является запрет налоговикам в соответствии с законом и/или решением суда проводить проверку налогоплательщика (п.п. 102.3.2 НКУ). Карантинный мораторий на проверки сюда очень хорошо вписывается. Ведь он установлен как раз законом (НКУ).
То есть формально, во-первых, сроки хранения документов приостановлены только с 01.01.2021. Сроки хранения документов, истекшие до 01.01.2021, не продлеваются.
Во-вторых, если проверка разрешена в период карантина (см. «Проверки в карантин: какие разрешены?» этого номера), то никакой приостановки сроков хранения нет. Возьмем для примера юрлицо с кассой, РРО и лицензией на розничную торговлю алкоголем. К сроку хранения кассовых ордеров, составленных в 2020 году, добавлять дни карантина не нужно. Да, срок их хранения придется на период с 01.01.2021. Но проверки кассовой дисциплины для «алкогольщиков» разрешены.
Вроде как есть зацепка. Но, как и ожидалось, налоговики в этой ситуации никаких нюансов не усматривают. Считают, что в период карантина сроки хранения документов приостанавливаются. При этом просто ссылаются на п.п. 102.3.2 НКУ без каких-либо оговорок (письмо ГНСУ от 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Запрет на проверки установлен, а значит, сроки хранения документов должны продлеваться.
Плюс все осложняется положениями Перечня № 578/5. Еще раз повторим: этот документ привязывает окончание срока хранения документов к проведению по ним проверки. НКУ же устанавливает только минимальный срок. То есть получается, что в этой ситуации даже перечисленные нюансы не спасают.
Например, к юрлицу в 2022 году приходит проверка, разрешенная постановлением № 89. Проверяют налог на прибыль (годовая декларация). Интересуют фискалов 2017, 2018, 2019 и 2020 годы. В условиях карантина это правильно (см. «Периоды для проверок»). Предположим, что первичка, связанная с прибылью 2017 года, была составлена 30.12.2016 (например, в 2016 году купили товар, который продали в 2017 году). До этого времени проверку по 2017 году не проводили. Тогда такую первичку могут проверить в 2022 году.
