Одразу нагадаємо: у процесі документальних і фактичних перевірок податківців цікавлять в першу чергу первинні документи, регістри бухобліку (ведення яких передбачене законом), податкові декларації, фінансова, стат- та інша звітність.
Не забуваємо також, що під регістрами маються на увазі носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку (п. 3.1 Положення № 88). Наприклад, оборотно-сальдова відомість. Безумовно, регістри актуальні для тих, хто повинен вести бухоблік.
Ідеться про документи, що стосуються або пов’язані з предметом перевірки (п. 85.2 ПКУ).
При цьому іноді запитують те, що статус перерахованого документа не має. Наприклад, калькуляцію собівартості. А вона, між іншим, не містить в собі відомостей про господарську операцію, як це повинен робити первинний документ (ст. 1 Закону про бухоблік). Та й до документів, пов’язаних з нарахуванням і сплатою податків, її теж відносити некоректно. Проте в спорі калькуляція може стати додатковим аргументом. Коли ставлять під сумнів реальність операції, то усі докази гарні.
Некарантинні строки
Строки зберігання документів установлені в ПКУ (п. 44.3) і Переліку № 578/5. ПКУ говорить про те, що платник зобов’язаний забезпечити збереження документів протягом визначених законодавчо строків, але не менше:
— 1095 днів (для звичайних документів);
— 2555 днів (для документів та інформації у сфері трансфертного ціноутворення).
Строк стартує від дня подання звітності, для складання якої вона була використана. Якщо звітність не подавали — від граничного строку її подання
Якщо йдеться про дозвільні документи, то 1095 днів стартуватимуть із дня закінчення їх строку дії.
Зверніть увагу: ПКУ встановлює мінімально можливий строк зберігання документів, але не граничний.
Більш того, ці строки можуть призупинятися на підставах, передбачених для призупинення строків давності (див. п. 102.3 ПКУ). Наприклад, якщо податківцям заборонено проводити ті чи інші перевірки (п.п. 102.3.2 ПКУ). Про це ми ще поговоримо.
Що це за визначені законодавчо строки? У першу чергу це ті, які встановлені в Переліку № 578/5. Вони найчастіше співпадають зі строками, установленими в ПКУ.
Але проблема в тому, що, по-перше, відлічуються вони з 1 січня року, наступного за роком їх складання (п. 2.10 Переліку № 578/5). А по-друге, строки зберігання прив’язані до факту проведення перевірки. І це велика проблема. Адже часто платників не перевіряють по п’ять, а то й більше років. Тому квапитися зі знищенням документів у доковідні часи не варто було, у тому числі і через цю норму.
Хоча треба розуміти, що строки зберігання за документами, які ще не спливли, не завжди означають, що податківці можуть такі документи вимагати. Тут повинен працювати ще один обмежувач — строки для можливого предмета перевірки (детальніше див. «Періоди для перевірок» цього номера).
Часто, для того щоб якимсь чином відсунути перевірку, платники намагаються «втратити» первинні документи. Нагадаємо: втрата документів — одна з підстав для перенесення строку перевірок (п. 44.5 ПКУ). Відновити їх треба протягом 90 календарних днів, наступних за днем отримання податківцями повідомлення про втрату. На сьогодні податківці чекають відновлення документів, але не більше 120 днів.
Проте тут теж не все так просто. По-перше, для бюджетного відшкодування ці хитрощі тепер взагалі не працюють (п. 44.5 ПКУ). А по-друге, Верховний Суд минулого року дійшов висновку, що втрата документів не є безумовною підставою для перенесення строків проведення перевірки (див. постанову ВС від 13.05.2021 у справі № 640/15297/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/97021447). Тобто зловживати не варто. Ця норма тільки для захисту добросовісних платників, як сказав Верховний Суд.
Карантинні строки
Як тільки був уведений карантин, про строки зберігання документів якось забули. Тобто їх не призупиняли у зв’язку з вірусом. Утім, немає подібної норми в Перехідних положеннях ПКУ досі. Але є одне велике «але»!
Відбитися від вимог фіскалів під час перевірки простим «документи знищено» не завжди буде можна
Уся річ у тому, що з 1 січня 2021 року норми щодо строків зберігання документів були підкориговані. У п. 44.3 ПКУ з’явилося застереження про те, що строки зберігання документів продовжуються на тих же підставах, що і строки давності. Як ми говорили вище, це п. 102.3 ПКУ. І, якщо пам’ятаєте, ми вище згадували, що однією з підстав є заборона податківцям відповідно до закону та/або рішення суду проводити перевірку платника податків (п.п. 102.3.2 ПКУ). Карантинний мораторій на перевірки сюди дуже добре вписується. Адже він установлений якраз законом (ПКУ).
Тобто формально, по-перше, строки зберігання документів призупинені тільки з 01.01.2021. Строки зберігання документів, що спливли до 01.01.2021, не подовжуються.
По-друге, якщо перевірка дозволена в період карантину (див. «Перевірки в карантин: які можна?» цього номера), то ніякого призупинення строків зберігання немає. Візьмемо для прикладу юрособу з касою, РРО і ліцензією на роздрібну торгівлю алкоголем. До строку зберігання касових ордерів, складених у 2020 році, додавати дні карантину не треба. Так, строк їх зберігання припаде на період з 01.01.2021. Але перевірки касової дисципліни для «алкогольників» дозволені.
Ніби як є зачіпка. Але, як і очікувалося, податківці в цій ситуації жодних нюансів не вбачають. Вважають, що в період карантину строки зберігання документів призупиняються. При цьому просто посилаються на п.п. 102.3.2 ПКУ без будь-яких застережень (лист ДПСУ від 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Заборона на перевірки встановлена, а отже, строки зберігання документів повинні продовжуватися.
Плюс усе ускладнюється положеннями Переліку № 578/5. Ще раз повторимо: цей документ прив’язує закінчення строку зберігання документів до проведення за ними перевірки. ПКУ ж установлює тільки мінімальний строк. Тобто виходить, що в цій ситуації навіть перераховані нюанси не рятують.
Наприклад, до юрособи в 2022 році приходить перевірка, яка дозволена постановою № 89. Перевіряють податок на прибуток (річна декларація). Цікавлять фіскалів 2017, 2018, 2019 і 2020 роки. В умовах карантину це правильно (див. «Періоди для перевірок»). Припустимо, що первинка, пов’язана з прибутком 2017 року, була складена 30.12.2016 (наприклад, у 2016 році купили товар, який продали в 2017 році). Донині перевірку за 2017 роком не провели. Тоді таку первинку можуть перевірити в 2022 році.
