Первичка уничтожена войной — что делать?

Азбучная истина налогового учета — плательщикам любого налога запрещено отражать в налоговой отчетности показатели, не подтвержденные первичными документами (п. 44.1 НКУ). Так вот, война эту аксиому поставила под сомнение. Понимая, что некоторые плательщики при всем желании не могут подтвердить данные своей отчетности первичкой, законодатель решил пойти им навстречу. И ввел специальные правила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности. Дальше в статье будем называть их просто спецправила.

Все тонкости указанных спецправил прописаны в специальном п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Кстати, нельзя говорить, что спецправила для подтверждения данных налоговой отчетности — это что-то полностью новое для украинских бухгалтеров. Еще несколько лет назад указанный механизм был введен в связи с проведением АТО/ООС (п.п. 38.11 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Однако, понятное дело, что тогда эти спецправила затронули только ту часть бизнеса, которая находилась в Крыму и на Донбассе. Нынешний масштаб — совсем другой, да и обстоятельства тоже. Поэтому будем разбирать спецправила военного положения с нуля!

Кого касаются спецправила?

Зачем вообще нужны спецправила? Ключевая потребность в их наличии — пострадавший от войны плательщик не может предъявить документы, которые бы подтвердили показатели его налоговой отчетности. Законодатель думает о том, что предъявят те, кому в результате боевых действий предъявить нечего. Собственно, для таких случаев и разработаны указанные спецправила.

Прежде всего осознаем: п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НКУ действует в неразрывной «связке» с военным положением. Этот правовой режим был введен, начиная с 24.02.2022. Потому спецправила военного положения, которые мы будем сейчас рассматривать, применяются лишь к обстоятельствам, которые возникли, начиная с указанной даты. То есть собственно документы могут подтверждать данную отчетность и за более ранние налоговые периоды. Только вот обстоятельства, которые запускают эти спецправила, раньше 24.02.2022 произойти не могли.

О каких обстоятельствах идет речь? Согласно п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ основаниями, в результате которых предъявление первичных документов в подтверждение данных налоговой отчетности невозможно, являются:

1) утрата документов. То есть когда первичные документы уничтожены, испорчены, похищены или просто потерялись и отыскать их невозможно. По нашему мнению, здесь местонахождение документов не имеет значения. Ну, конечно, кроме того, что они по состоянию на 24.02.2022 находились на территории Украины. Мы сознательно говорим именно о местонахождении документов, а не о местонахождении плательщика.

Во-первых, плательщик может иметь структурные подразделения или филиалы в разных частях страны (как приближенных, так и удаленных от фронта). Во-вторых, документы может утратить не только сам плательщик, но и его контрагенты. То есть даже плательщик из Луцка или Ужгорода может иметь проблему с утратой подтверждающих документов, если его контрагент из Бердянска или Лисичанска.

Документы может утратить как плательщик из оккупированного россиянами Херсона, так и плательщик из освобожденного от оккупантов Тростянца. Их могут утратить также плательщики из Харькова, который никогда не был оккупирован, но поддается постоянным обстрелам. Утратить документы в результате войны может даже плательщик из Львова, который находится за 1000 км от линии фронта, но русские ракеты туда, к сожалению, все равно долетают. Поэтому здесь ключевым обстоятельством является именно причина утраты документов (российская агрессия) и дата их утраты (начиная с 24.02.2022 и до окончания военного положения);

2) отсутствие доступа к документам. При таких обстоятельствах первичные документы уцелели, они в нормальном состоянии и плательщик даже знает, где они. Но не может к ним добраться. Потому что эти документы или в зоне активных боевых действий, или на оккупированной территории. Здесь также возможны разные варианты:

— документы вывезти невозможно. От слова совсем. Чаще всего такое имеет место на временно оккупированных территориях. Ни для кого не секрет, что оккупанты достаточно часто просто не дают выехать из оккупированной территории на свободную;

— вывоз документов связан с риском для жизни и здоровья. Такое может иметь место как на оккупированных территориях, так и в зоне активных боевых действий. Например, бухгалтер просто не может добраться до помещения, где находятся документы, потому что там обстрелы. Или же документы застряли на оккупированной территории, а бухгалтер не рискует туда ехать;

— вывезти документы не дают ограничения, установленные украинской властью. Такое, как правило, возможно на тех территориях, которые были реоккупированы (то есть освобождены от оккупантов), или же на тех территориях, которые время от времени переходили под контроль как оккупантов, так и наших защитников. На этих территориях должны активно работать саперы, криминалисты и другие представители органов государственной власти. Поэтому гражданских туда, как правило, не пускают. Конечно, временно. Но в условиях войны трудно что-то предугадывать, поэтому временное отсутствие доступа может растянуться очень надолго.

Обратите внимание!

Теперь есть Перечень, утвержденный приказом Минреинтеграции от 25.04.2022 № 75, который постоянно обновляется. Но это не тот перечень, к которому отсылает нас п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ (ср. ). Так как Минреинтеграции — это не Кабмин. Как бы то ни было, учтите два обстоятельства:

— если спецправила вам нужны в связи с тем, что ваши документы утрачены, вам не обязательно вписаться в перечень указанных территорий. Так как российская ракета может уничтожить ваши документы и на тех территориях, которые очень далеко от оккупации или зоны боевых действий. Достаточно изложить обстоятельства, в результате которых уничтожены документы, и показать связь этих обстоятельств с военными действиями, которые имели место, начиная с 24.02.2022;

— если спецправила вы применяете из-за отсутствия доступа к документам, наличие территории в кабминовском перечне — обязательна. Причем следует иметь в виду не только наличие территории в перечне, но и дату, на которую территория там находилась. Например, в Мелитополе доступа к документам как не было с февраля, так нет и до сих пор. Зато в Ирпене доступ был невозможным в марте, а теперь туда можно беспрепятственно добраться. Поэтому когда вы выкладываете свои обстоятельства, следите за датами этих обстоятельств.

И еще. Вышеупомянутый приказ Минреинтеграции упоминает как о территориях, оккупированных начиная с 24.02.2022, так и о территориях Донецкой и Луганской области, оккупированных до этой даты (а вот о Крыме этот приказ почему-то не упоминает). Однако мы считаем, что на спецправила военного положения (п.п. 69.28 підрозд. 10 разд. ХХ НКУ) плательщики из так называемых «ОРДЛО», которые работают по украинскому законодательству, могут претендовать лишь в одном случае. А именно: если утрата документов имела место уже после 24.02.2022. Если раньше — работают уже другие спецправила — те, которые действуют для территории АТО/ООС (п.п. 38.11 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Как запустить спецправила?

Чтобы спецправила заработали, плательщик должен подать в налоговую, где он находится на учете, сообщение в произвольной форме. Если ваша налоговая не функционирует из-за войны — узнайте, какой налоговой переданы ее полномочия и подавайте сообщение туда. Такое сообщение должно быть подписано руководителем предприятия и главным бухгалтером. В нем указываются:

— во-первых, обстоятельства, которые привели к утрате/отсутствию доступа к первичным документам. Излагать эти обстоятельства следует как можно тщательнее. Недостаточно просто написать, что документы сгорели или находятся в заблокированном офисе на оккупированной территории. Начать следует с того, где физически находились документы, в отношении которых подается сообщение, на момент начала войны. Потом сослаться на то, что указанная территория относится к оккупированным или же к таким, где ведутся (или велись) активные боевые действия.

После этого переходим к изложению конкретных обстоятельств, которые повлекли потерю документов или доступа к ним. Желательно указать конкретную дату (например, когда произошел обстрел, который разрушил офис, или когда оккупанты заблокировали выезд из оккупированного города). Если заявляем об отсутствии доступа, обязательно указываем, что по состоянию на дату подачи сообщения доступ не возобновился. Это важно, ведь спецправила не распространяются на случаи, когда документы утрачены по другим причинам, чем война.

Если вы — не из оккупированной территории и заявляете об утрате документов, будет очень хорошо, если вы сможете предоставить акт о пожаре или другой подобный документ, который бы мог подтвердить конкретную дату, когда произошла утрата документов. Тогда будет четко видно, что утрата произошла именно после начала военного положения и именно в результате войны. Особенно об этом следует позаботиться тем плательщикам, которые утратили документы, но не относятся к территориям, где когда-либо велись активные боевые действия. Например, если документы сгорели в результате ракетной атаки на западную часть страны. Ведь без акта о пожаре или другого аналогичного документа будет сложно доказать, что утрата возникла именно в результате войны;

— во-вторых, налоговые (отчетные) периоды. Это тоже важный элемент сообщения. В результате войны плательщик может утратить не только документы на операции, которые произошли после ее начала. Также уничтоженными или заблокированными могут оказаться документы, которые подтверждают данные налоговой отчетности за более ранние периоды. Поэтому крайне важно корректно указать в сообщении те отчетные периоды, за которые у вас нет документов. Чтобы потом не оказалось, что вы забыли сообщить о каком-то периоде, а документы за него тоже сгорели или испорчены.

Документы за какие периоды можно указывать в сообщении? По нашему мнению, здесь существует только одно ограничение — сроки, в течение которых плательщики обязаны хранить документы, которыми они подтверждают показатели своей налоговой отчетности (п. 44.3 НКУ). С учетом того, что эти сроки приостанавливались карантином (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ), а теперь остановлены войной (п. 102.9 НКУ). О более давних периодах сообщать нет смысла — документы в отношении них плательщик и так не обязан хранить. Поэтому если вы сомневаетесь — лучше перестраховаться и указать в сообщении все те периоды, за которые вы обязаны хранить подтверждающие документы;

— в-третьих, общий перечень первичных документов (по возможности — с указанием реквизитов). Это, конечно, почти фантастика. Помнить даже названия и приблизительное количество первичных документов (а тем более их реквизиты) — это задание для компьютера, а не для человека. Конечно, если у вас есть электронный документооборот, вам будет легче. Но все равно мы не считаем, что в сообщении следует указывать бесконечный перечень названий документов, который растянется на несколько сотен страниц.

Достаточно указать названия документов, которыми вы обычно оформляете свои типичные операции, и приблизительное количество таких документов за заявленные в сообщении периоды. По возможности следует сделать в сообщении ссылку на договоры с контрагентами, чтобы у налоговиков было хотя бы приблизительное представление о ваших оборотах. Ну и, конечно, если какие-то документы уцелели или их можно восстановить, обязательно укажите об этом в сообщении. Так сказать, дополнительный аргумент в пользу вашей добропорядочности как плательщика.

И еще одно. Если впоследствии появилась любая новая информация в отношении документов, за которые вы подавали сообщение, целесообразно подать еще одно — с уточненной информацией. Например, если первоначально вы заявляли об отсутствии доступа к документам, а потом выяснили, что они уничтожены. Или наоборот — если документы было невозможно вывезти, а потом удалось вырвать их из оккупации. В любом случае информируйте налоговиков. Здесь максимальная открытость — в ваших интересах.

Почему? Да потому что поданное сообщение — еще не гарантия, что вам разрешат применять спецправила. Да-да. Сообщение — это не формальность, которой вы заявляете налоговикам: «Вот, теперь вы должны верить данным моей отчетности на слово». Это лишь запрос, который вы посылаете налоговикам. В этом запросе вы приводите все возможные аргументы, почему вы не можете подтвердить свою отчетность документами, и убеждаете их, что имеете право на спецправила. И хотя формально в НКУ прописано, что налоговики должны доказывать отсутствие у вас прав на эти спецправила, советуем подготовить максимально основательную аргументацию. Иначе придется обжаловать отказ налоговиков и все это время переживать, что с вас спросят за отсутствие документов по полной программе.