Первинку знищена війною — що робити?

Азбучна істина податкового обліку — платникам будь-якого податку заборонено відображати у податковій звітності показники, не підтверджені первинними документами (п. 44.1 ПКУ). Так от, війна цю аксіому поставила під сумнів. Розуміючи, що деякі платники при всьому бажанні не можуть підтвердити дані своєї звітності первинкою, законодавець вирішив піти їм назустріч. І запровадив спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності. В подальшому в статті будемо називати їх просто спецправила.

Усі тонкощі зазначених спецправил прописані у спеціальному п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. До речі, не можна говорити, що спецправила для підтвердження даних податкової звітності — це щось цілком нове для українських бухгалтерів. Ще кілька років тому зазначений механізм було запроваджено у зв’язку із проведенням АТО/ООС (п.п. 38.11 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Однак, ясна річ, що тоді ці спецправила зачепили лише ту частину бізнесу, яка знаходилася в Криму і на Донбасі. Нинішній масштаб — зовсім інший та й обставини теж. Тому будемо розбирати спецправила воєнного стану з нуля!

Кого стосуються спецправила?

Навіщо взагалі потрібні спецправила? Ключова потреба в їх наявності — постраждалий від війни платник не може пред’явити документи, які би підтвердили показники його податкової звітності. Законодавець думає про те, що пред’являть ті, кому внаслідок бойових дій пред’явити нічого. Власне, для таких випадків і розроблено зазначені спецправила.

Перш за все усвідомимо: п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ діє у нерозривній «зв’язці» з воєнним станом. Цей правовий режим було запроваджено починаючи з 24.02.2022. Тому спецправила воєнного стану, які ми будемо зараз розглядати застосовуються лише до обставин, які виникли починаючи із зазначеної дати. Тобто власне документи можуть підтверджувати дані звітності й за більш ранні податкові періоди. Тільки от обставини, які запускають ці спецправила, раніше 24.02.2022 відбутися не могли.

Про які обставини йдеться? Згідно з п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ підставами, внаслідок яких пред’явлення первинних документів на підтвердження даних податкової звітності неможливо, є:

1) втрата документів. Тобто коли первинні документи знищені, зіпсовані, викрадені чи просто загубилися й відшукати їх неможливо. На нашу думку, тут місцезнаходження документів не має значення. Ну, звичайно, крім того, що вони станом на 24.02.2022 знаходилися на території України. Ми свідомо говоримо саме про місцезнаходження документів, а не про місцезнаходження платника.

По-перше, платник може мати структурні підрозділи чи філії в різних частинах країни (як наближених, так і віддалених від фронту). По-друге, документи може втратити не тільки сам платник, а і його контрагенти. Тобто навіть платник із Луцька чи Ужгорода може мати проблему з втратою підтверджуючих документів, якщо його контрагент з Бердянська чи Лисичанська.

Документи може втратити як платник з окупованого росіянами Херсону, так і платник зі звільненого від окупантів Тростянця. Їх можуть втратити також платники з Харкова, який ніколи не був окупований, але піддається постійним обстрілам. Втратити документи внаслідок війни може навіть платник зі Львова, який знаходиться за 1000 км від лінії фронту, але російські ракети туди, на жаль, все одно долітають. Тому тут ключовою обставиною є саме причина втрати документів (російська агресія) і дата їх втрати (починаючи з 24.02.2022 і до закінчення воєнного стану).

2) відсутність доступу до документів. За таких обставин первинні документи вціліли, вони в нормальному стані й платник навіть знає, де вони. Але не може до них добратися. Тому що ці документи або в зоні активних бойових дій, або на окупованій території. Тут також можливі різні варіанти:

— документи вивезти неможливо. Від слова зовсім. Найчастіше таке має місце на тимчасово окупованих територіях. Ні для кого не секрет, що окупанти доволі часто просто не дають виїхати з окупованої території на вільну;

— вивезення документів пов’язане з ризиком для життя і здоров’я. Таке може мати місце як на окупованих територіях, так і в зоні активних бойових дій. Наприклад, бухгалтер просто не може добратися до приміщення, де знаходяться документи, бо там обстріли. Або ж документи застрягли на окупованій території, а бухгалтер не ризикує туди їхати;

— вивезти документи не дають обмеження, встановлені українською владою. Таке, як правило, можливо на тих територіях, які було реокуповано (тобто звільнено від окупантів) або ж на тих територіях, які час від часу переходили під контроль як окупантів, так і наших захисників. На цих територіях мають активно працювати сапери, криміналісти та інші представники органів державної влади. Тому цивільних туди, як правило, не пускають. Звичайно, тимчасово. Але в умовах війни важко щось передбачати, тож тимчасова відсутність доступу може розтягнутися дуже надовго.

Зверніть увагу!

Наразі є Перелік, затверджений наказом Мінреінтеграції від 25.04.2022 № 75, який постійно оновлюється. Але це не той перелік, до якого відсилає нас п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ (ср. ). Бо ж Мінреінтеграції — це не Кабмін. Як би там не було, врахуйте дві обставини:

— якщо спецправила вам потрібні у зв’язку із тим, що ваші документи втрачено, вам не обов’язково вписатися до переліку зазначених територій. Бо ж російська ракета може знищити ваші документи й на тих територіях, які дуже далеко від окупації чи зони бойових дій. Достатньо викласти обставини, внаслідок яких знищено документи і показати зв’язок цих обставин з воєнними діями, які мали місце починаючи з 24.02.2022;

— якщо спецправила ви застосовуєте через відсутність доступу до документів, наявність території в кабмінівському переліку — обов’язкова. Причому слід мати на увазі не тільки наявність території в переліку, а й дату, на яку територія там перебувала. Наприклад, у Мелітополі доступу до документів як не було з лютого, так немає і досі. Натомість в Ірпені доступ був неможливим у березні, а зараз туди можна безперешкодно дістатися. Тож коли ви викладаєте свої обставини, слідкуйте за датами цих обставин.

І ще. Вищезгаданий наказ Мінреінтеграції згадує як про території, окуповані починаючи з 24.02.2022, так і про території Донецької і Луганської області, окуповані до цієї дати (а от про Крим цей наказ чомусь не згадує). Однак ми вважаємо, що на спецправила воєнного стану (п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) платники із так званих «ОРДЛО», які працюють за українським законодавством, можуть претендувати лише в одному випадку. А саме: якщо втрата документів мала місце вже після 24.02.2022. Якщо раніше — працюють вже інші спецправила — ті, які діють для території АТО/ООС (п.п. 38.11 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Як запустити спецправила?

Аби спецправила запрацювали, платник має подати до податкової, де він перебуває на обліку повідомлення у довільній формі. Якщо ваша податкова не функціонує через війну — дізнайтеся, якій податковій передано її повноваження і подавайте повідомлення туди. Таке повідомлення має бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером. В ньому зазначаються:

— по-перше, обставини, що призвели до втрати відсутності доступу до первинних документів. Викладати ці обставини слід якомога ретельніше. Недостатньо просто написати, що документи згоріли або знаходяться в заблокованому офісі на окупованій території. Розпочати слід з того, де фізично знаходилися документи, щодо яких подається повідомлення, на момент початку війни. Потім послатися на те, що зазначена територія належить до окупованих або ж до таких, де ведуться (чи велися) активні бойові дії.

Після цього переходимо до викладу конкретних обставин, які спричинили втрату документів чи доступу до них. Бажано вказати конкретну дату (наприклад, коли відбувся обстріл, що зруйнував офіс або коли окупанти заблокували виїзд з окупованого міста). Якщо заявляємо про відсутність доступу, обов’язково зазначаємо, що станом на дату подачі повідомлення доступ не відновився. Це важливо, адже спецправила не розповсюджуються на випадки, коли документи втрачено з інших причин, ніж війна.

Якщо ви — не з окупованої території і заявляєте про втрату документів, буде дуже добре, якщо ви зможете надати акт про пожежу або інший подібний документ, який би міг підтвердити конкретну дату, коли відбулася втрата документів. Тоді буде чітко видно, що втрата відбулася саме після початку воєнного стану і саме внаслідок війни. Особливо про це слід подбати тим платникам, які втратили документи, але не належать до територій, де коли-небудь велися активні бойові дії. Наприклад, якщо документи згоріли внаслідок ракетної атаки на західну частину країни. Адже без акта про пожежу чи іншого аналогічного документа буде складно довести, що втрата виникла саме внаслідок війни;

— по-друге, податкові (звітні) періоди. Це теж важливий елемент повідомлення. Внаслідок війни платник може втратити не тільки документи на операції, які відбулися після її початку. Так само знищеними чи заблокованими можуть виявитися документи, які підтверджують дані податкової звітності за більш ранні періоди. Тож вкрай важливо коректно зазначити у повідомленні ті звітні періоди, за які у вас немає документів. Аби потім не виявилося, що ви забули повідомити про якийсь період, а документи за нього теж згоріли чи зіпсовані.

Документи за які періоди можна зазначати у повідомленні? На нашу думку, тут існує тільки одне обмеження — строки, протягом яких платники зобов’язані зберігати документи, якими вони підтверджують показники своєї податкової звітності (п. 44.3 ПКУ). З урахуванням того, що ці строки призупинялися карантином (п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), а наразі зупинені війною (п. 102.9 ПКУ). Про більш давні періоди повідомляти нема сенсу — документи щодо них платник і так не зобов’язаний зберігати. Тож якщо ви сумніваєтеся — краще перестрахуватися і зазначити у повідомленні усі ті періоди, за які ви зобов’язані зберігати підтвердні документи;

— по-третє, загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів). Це, звичайно, майже фантастика. Пам’ятати навіть назви і приблизну кількість первинних документів (а тим більше їх реквізити) — це завдання для комп’ютера, а не для людини. Звичайно, якщо у вас є електронний документообіг, вам буде легше. Але все одно ми не вважаємо, що у повідомленні слід зазначати безкінечний перелік назв документів, який розтягнеться на кількасот сторінок.

Достатньо вказати назви документів, якими ви зазвичай оформлюєте свої типові операції і приблизну кількість таких документів за заявлені у повідомленні періоди. По можливості слід зробити у повідомленні посилання на договори з контрагентами, аби у податківців було хоча б приблизне уявлення про ваші оборот. Ну і, звичайно, якщо якісь документи вціліли або їх можна відновити, обов’язково зазначте про це в повідомленні. Так би мовити, додатковий аргумент на користь вашої доброчесності як платника.

І ще одне. Якщо згодом з’явилася будь-яка нова інформація щодо документів, за які ви подавали повідомлення, доцільно подати іще одне — з уточненою інформацією. Наприклад, якщо первісно ви заявляли про відсутність доступу до документів, а потім з’ясували, що вони знищені. Чи навпаки — якщо документи було неможливо вивезти, а потім вдалося вирвати їх з окупації. В будь-якому випадку інформуйте податківців. Тут максимальна відкритість — у ваших інтересах.

Чому? Та тому що подане повідомлення — ще не гарантія, що вам дозволять застосовувати спецправила. Так-так. Повідомлення — це не формальність, якою ви заявляєте податківцям: «Ось, тепер ви повинні вірити даним моєї звітності на слово». Це лише запит, який ви надсилаєте податківцям. У цьому запиті ви наводите усі можливі аргументи, чому ви не можете підтвердити свою звітність документами і переконуєте їх, що маєте право на спецправила. І хоча формально у ПКУ прописано, що податківці мають доводити відсутність у вас прав на ці спецправила, радимо підготувати максимально ґрунтовну аргументацію. Інакше доведеться оскаржувати відмову податківців і увесь цей час переживати, що з вас запитають за відсутність документів по повній програмі.