Утрата документов: порядок действий

Общий порядок действий при утрате первичных документов в бухучете регламентирует п. 6.10 Положения № 88, а в налоговом учете — п. 44.5 НКУ. В общем при потере своих документов, руководитель предприятия должен:

1) в письменном виде уведомить об этом правоохранительные органы;

2) приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их потери или уничтожения.

Результаты работы комиссии оформляют актом в произвольной форме, который должен утвердить руководитель предприятия. Такой акт составляют в произвольной форме. В нем описывают факт утраты документации, место события, причины того, что случилось, указывают лица, ответственные за сохранение документов с полученными от них письменными объяснениями, а также приводят перечень отсутствующих документов.

Копию акта в 10-дневный срок направляют налоговикам, а также в орган, в сфере управления которого находится предприятие. В условиях военного положения этот акт налоговикам можно отправлять одновременно с уведомлением о применении спецправил для подтверждения налоговой отчетности (п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ) и заявлением об отсутствии возможности исполнять налоговую обязанность (п. 69.1 НКУ)*. О последних двух документах здесь не говорим, но если документы утрачены в результате военных действий, имейте в виду синхронность данных в этих документах и в акте;

* См. проект на mof.gov.ua/uk/legal_acts_drafts_2022-558.

3) в 5-дневный срок в письменном виде уведомить контролирующий орган по месту учета и контролирующий орган, который осуществлял таможенное оформление утраченных таможенных деклараций (конечно, если имела место утрата таможенных деклараций).

Вместе с уведомлением налоговики еще в мирное время хотели видеть копии заявления/уведомления, поданного правоохранителям, и документа, который подтверждает его принятие/регистрацию (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІНК (далее — письмо № 1701)). А на наш взгляд, нелишним будет приложить и приказ о назначении комиссии и даже копии акта пожара или другого подобного документа, который засвидетельствовал наступление чрезвычайного события.

После окончания пожара (или другого чрезвычайного события) обязательно надо провести инвентаризацию в объеме, определенном руководителем предприятия. Причем инвентаризация обязательна независимо от того, что именно случилось с документами — потеря, порча, кража или любое другое влияние, которое делает невозможным их предъявление налоговикам (п. 7 Положения № 879). А вот если к активам отсутствует доступ или такой доступ связан с угрозами для жизни и здоровья — с инвентаризацией следует подождать.

Выполнили? Тогда можно начинать восстановление учетных данных. На это у предприятия есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем подачи налоговикам уведомления. В течение этого срока оштрафовать за отсутствие документов фискалы не смогут. А в случае проведения проверки обязаны перенести ее до даты восстановления документов в пределах установленных 90 дней. При этом в то же время срок переноса не может составлять больше 120 дней (п. 44.5 НКУ).

По нашему мнению, этот принцип должен действовать и в условиях военного положения (для тех проверок и штрафов, которые согласно пп. 69.1, 69.2 подразд. 10 разд. ХХ НКУ остаются действующими). Тем более п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ прямо провозглашает: налоговики не могут проверять плательщика, если он сообщил, что его документы уничтожила война, а налоговики приняли это к сведению.

Восстанавливаем документацию

Возобновлять учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на предоставление таких услуг. Кому именно это поручить, определяют в приказе о восстановлении утраченной документации.

Собственно восстановление проводят в три этапа:

1) анализируют текущее состояние дел в бухгалтерии, а также периоды, смежные с «потерянными», с целью выявления переходных операций;

2) восстанавливают «внешние» документы. Для этого обращаются:

— к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утраченных документов (договоров, накладных, счетов, актов и тому подобное). Налоговые накладные восстанавливать не придется. Ведь они — электронные и хранятся вне предприятия. Кстати, с их помощью будет легче восстановить учетную картину;

— к обслуживающему банку — чтобы получить выписки-реестры операций, проведенных по текущим счетам, а также копии платежных документов;

— к налоговой — с просьбой подать копии утраченных отчетов и налоговых деклараций, которые подавались «на бумаге»;

3) восстанавливают внутреннюю документацию.

Закончили процедуру восстановления документов? Сообщите об этом налоговикам. Во всяком случае, они считают, что такое сообщение нужно. Невзирая на то, что законодательными нормами такая обязанность прямо не установлена (см. письмо № 1701). Но в случае с утратой документов на войне вы все равно обязаны сообщать налоговикам об изменении состояния дел с вашими утраченными документами (п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Поэтому спорить особо нет смысла.

Какой период восстанавливать?

Предприятие должно обеспечить сохранение первичных документов в течение установленного срока хранения (ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете), Срок хранения каждого конкретного вида документов в бухучете определяют согласно Перечню типовых документов…, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Согласно ст. 44, 102 НКУ хранить документы, связанные с выполнением налоговых обязанностей, субъект хозяйствования в общем случае должен в течение 1095 дней. При этом отсчет начинают со дня подачи налоговой отчетности / предельного срока ее подачи (если она не подавалась). Но имейте в виду, что теперь этот срок остановлен на все время военного положения (п. 102.9 НКУ). Даже с учетом того, что собственно сроки на подачу налоговой отчетности — обновлены (п.п. 69.1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). К тому же еще раньше этот срок останавливал карантин (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Но даже после окончания установленных сроков хранения уничтожать документы нельзя — они подлежат обязательной передаче в архив (п. 6.1 Положения № 88). На этом акцентировали внимание и налоговики (см. письмо ГФСУ от 20.11.2015 № 24797/6/99-99-22-04-02-15). По-видимому, намекая на то, что утраченные документы необходимо восстанавливать независимо от того, истек ли установленный законом срок их хранения.

Хотя, на наш взгляд, «прошлые» документы есть смысл восстанавливать только в том случае, если налоговая отчетность за период, к которому этот документ относится, не подавалась. Ведь тогда согласно п. 102.2 НКУ налоговики смогут проверить этот период и наказать за отсутствие документов. В иных случаях утраченные документы с истекшим сроком хранения, в принципе, можно и не восстанавливать.

Восстановить удалось не все

Согласно п. 44.6 НКУ если плательщик до окончания проверки или в течение 5 рабочих дней со дня, следующего за днем получения акта, не предоставляет контролерам документы (независимо от причины, кроме изъятия правоохранительными органами), считается, что такие документы отсутствовали на момент составления налоговой отчетности. А, как известно, плательщикам запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами (п. 44.1 НКУ).

Поэтому информация, подтвержденная документами, которые впоследствии сгорели, и восстановить их не удалось, в общем случае должна быть исключена из налоговых отчетов. Сразу успокоим: в условиях военного положения для документов, уничтоженных войной, это правило не работает, о чем будем отдельно говорить дальше.