Втрата документів: порядок дій

Загальний порядок дій при втраті первинних документів у бухобліку регламентує п. 6.10 Положення № 88, а в податковому обліку — п. 44.5 ПКУ. Назагал при втраті своїх документів, керівник підприємства повинен:

1) письмово повідомити про це правоохоронні органи;

2) наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати чи знищення.

Результати роботи комісії оформляють актом у довільній формі, який повинен затвердити керівник підприємства. Такий акт складають у довільній формі. У ньому описують факт втрати документації, місце події, причини того, що сталося, зазначають осіб, відповідальних за збереження документів з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводять перелік відсутніх документів.

Копію акта в 10-денний строк направляють податківцям, а також до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство. В умовах воєнного стану цей акт податківцям можна відправляти одночасно з повідомленням про застосування спецправил для підтвердження податкової звітності (п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ) та заявою про відсутність можливості виконувати податковий обов’язок (п. 69.1 ПКУ)*. Про останні два документи тут не говоримо, але якщо документи втрачено внаслідок воєнних дій майте на увазі синхронність даних у цих документах та в акті.

* Див. проект на mof.gov.ua/uk/legal_acts_drafts_2022-558.

3) у 5-денний строк письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку і контролюючий орган, який здійснював митне оформлення втрачених митних декларацій (звичайно, якщо мала місце втрата митних декларацій).

Разом з повідомленням податківці ще у мирний час хотіли бачити копії заяви/повідомлення, поданого правоохоронцям, і документа, що підтверджує його прийняття/реєстрацію (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК (далі — лист № 1701)). А, на наш погляд, незайвим буде прикласти і наказ про призначення комісії та навіть копію акта пожежі чи іншого подібного документа, який засвідчив настання надзвичайної події.

Після закінчення пожежі (чи іншої надзвичайної події) обов’язково треба провести інвентаризацію в обсязі, визначеному керівником підприємства. Причому інвентаризація обов’язкова незалежно від того, що саме сталося з документами — втрата, псування, крадіжка чи будь-який інший вплив, який унеможливлює їх пред’явлення податківцям (п. 7 Положення № 879). А от якщо до активів відсутній доступ чи такий доступ пов’язаний із загрозами для життя і здоровя — з інвентаризацією слід почекати.

Виконали? Тоді можна розпочинати відновлення облікових даних. На це у підприємства є 90 календарних днів з дня, що настає за днем подання податківцям повідомлення. Протягом цього строку оштрафувати за відсутність документів фіскали не зможуть. А в разі проведення перевірки зобов’язані перенести її до дати відновлення документів у межах установлених 90 днів. При цьому водночас строк перенесення не може складати більше 120 днів (п. 44.5 ПКУ).

На нашу думку, цей принцип повинен діяти і в умовах воєнного стану (для тих перевірок і штрафів, які згідно з пп. 69.1, 69.2 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ залишаються чинними). Тим більше п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ прямо проголошує: податківці не можуть перевіряти платника, якщо він повідомив, що його документи знищила війна, а податківці взяли це до відома.

Відновлюємо документацію

Відновлювати облік можна як власними силами, так і за допомогою сторонніх (спеціальних) організацій, укладаючи з ними договір на надання таких послуг. Кому саме це доручити, визначають у наказі про відновлення втраченої документації.

Власне відновлення проводять в три етапи:

1) аналізують поточний стан справ у бухгалтерії, а також періоди, суміжні з «втраченими», з метою виявлення перехідних операцій;

2) відновлюють «зовнішні» документи. Для цього звертаються:

— до контрагентів (постачальників і покупців) з проханням надати копії (дублікати) загублених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо). Податкові накладні відновлювати не доведеться. Адже вони — електронні та зберігаються поза підприємством. До речі, з їх допомогою буде легше відновити облікову картину;

— до обслуговуючого банку — щоб отримати виписки-реєстри операцій, проведених за поточними рахунками, а також копії платіжних документів.

— до податкової — з проханням подати копії загублених звітів і податкових декларацій, які подавалися «на папері»;

3) відновлюють внутрішню документацію.

Закінчили процедуру відновлення документів? Повідомте про це податківців. В усякому разі, вони вважають, що таке повідомлення потрібне. Незважаючи на те, що законодавчими нормами такий обов’язок прямо не встановлений (див. лист № 1701). Але у випадку з втратою документів на війні ви все одно зобов’язані повідомляти податківців про змін стану справ із вашими втраченими документами (п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тож сперечатися особливо немає сенсу.

Який період відновлювати?

Підприємство повинне забезпечити збереження первинних документів протягом установленого строку зберігання (ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік), Строк зберігання кожного конкретного виду документів у бухобліку визначають згідно з Переліком типових документів…, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Згідно зі ст. 44, 102 ПКУ зберігати документи, пов’язані з виконанням податкового обов’язку, суб’єкт господарювання у загальному випадку повинен протягом 1095 днів. При цьому відлік розпочинають з дня подання податкової звітності/граничного строку її подання (якщо вона не подавалася). Але майте на увазі, що наразі цей строк зупинений на весь час воєнного стану (п. 102.9 ПКУ). Навіть з урахуванням того, що власне строки на подання податкової звітності — поновлені (п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). До того ж іще раніше цей строк зупиняв карантин (п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Але навіть після закінчення встановлених строків зберігання знищувати документи не можна — вони підлягають обов’язковій передачі до архіву (п. 6.1 Положення № 88). На цьому акцентували увагу і податківці (див. лист ДФСУ від 20.11.2015 № 24797/6/99-99-22-04-02-15). Мабуть, натякаючи на те, що втрачені документи необхідно відновлювати незалежно від того, чи минув установлений законом строк їх зберігання.

Хоча, на наш погляд, «минулі» документи є сенс відновлювати тільки у тому випадку, якщо податкова звітність за період, якому цей документ належить, не подавалася. Адже тоді згідно з п. 102.2 ПКУ податківці зможуть перевірити цей період і покарати за відсутність документів. В інших випадках втрачені документи зі строком зберігання, що минув, у принципі, можна і не відновлювати.

Відновити вдалося не все

Згідно з п. 44.6 ПКУ якщо платник до закінчення перевірки або протягом 5 робочих днів з дня, що настає за днем отримання акта, не надає контролерам документи (незалежно від причини, крім виїмки правоохоронними органами), вважається, що такі документи були відсутні на момент складання податкової звітності. А, як відомо, платникам заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами (п. 44.1 ПКУ).

Тому інформація, підтверджена документами, які згодом згоріли і відновити їх не вдалося, у загальному випадку має бути виключена з податкових звітів. Одразу заспокоїмо: в умовах воєнного стану для документів, знищених війною, це правило не працює, про що будемо окремо говорити далі.