Первичный документ: правила составления

В соответствии с п. 2.1 Положения № 88 первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Первичные документы являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88). В свою очередь, на данных бухгалтерского учета базируется финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, которые используют денежный измеритель. А следовательно, первичный документ в подавляющем большинстве случаев будет основой для отражения хозяйственных операций не только в бухгалтерской, но и в других видах отчетности, в том числе в налоговой.

В частности, в ст. 44 НКУ указано, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании: первичных документов; регистров бухгалтерского учета; финансовой отчетности; других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

В то же время налогоплательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности и таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных вышеупомянутыми документами. Кроме того, для исчисления объекта налогообложения плательщики налога на прибыль используют данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности в отношении доходов, расходов и финансового результата до налогообложения (п. 44.2 НКУ). Поэтому для определения налогооблагаемой прибыли также нужны первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными ст. 9 Закона о бухучете.

Важно! По разъяснениям ВАСУ, изложенным в письме от 02.06.2011 № 742/11/13-11, любые документы имеют силу первичных лишь в случае фактического осуществления хозяйственной операции. То есть

Поэтому, понимая важность первичных документов, не следует также переоценивать их значения.

Форма и язык первичного документа

Первичные документы чаще всего составляют на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Но они не всегда являются удобными для того или иного предприятия. Более того, некоторая первичка официально утвержденных форм вообще не имеет. В таком случае для документирования хозяйственных операций целесообразно использовать самостоятельно изготовленные бланки. Но помните: такие бланки должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

Таким образом, предприятие в общем случае может пользоваться бланками любой формы, если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 Закона о бухучете). Исключение — бланки строгого учета.

Записи в первичных документах осуществляют чернилами, пастой шариковых ручек темного цвета, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые обеспечивают сохранение записей в течение установленного срока хранения документов и невозможность внесения незаметных несанкционированных исправлений (п. 2.10 Положения № 88). В свободных строках ставят прочерки с учетом специальных правил для отдельных документов.

Все первичные документы должны быть составлены на украинском языке. Это предусмотрено ст. 37 Закона о языке и п. 1.3 Положения № 88. Документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете и составлены на иностранном языке, должны иметь упорядочен аутентичный перевод на украинский язык. Об этом напоминают и налоговики в своих разъяснениях (см. БЗ 102.18).

Обязательные реквизиты

Первичные документы имеют юридическую силу и доказательность как в бухгалтерских, так и в налоговых целях (а иногда и с целью решения судебных споров) только при наличии обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов первичных документов содержат ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. К таким реквизитам относятся:

— название документа (формы);

— дата составления;

— назва ние предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции;

— единица измерения хозяйственной операции (в денежном и, по возможности, в натуральных измерителях);

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.

Кроме того, п. 2.4 Положения № 88 предусматривает возможность в зависимости от характера операции и технологии обработки данных включать в первичные документы дополнительные реквизиты, в частности: код ЕГРПОУ; номер документа; основание для осуществления операций; данные о документе, который удостоверяет лицо-получателя, и тому подобное.

Поговорим о некоторых реквизитах первичных документов подробнее.

Дата составления. Согласно п. 1.2 Положения № 88 хозяйственные операции отражаются в бухучете методом их сплошного и непрерывного документирования. При этом в учетных регистрах хозоперации отражают в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Именно поэтому так важно, чтобы дата, указанная в первичном документе, отвечала дате фактического осуществления хозяйственной операции.

Наименование предприятия, от имени которого составлен документ. Прежде всего отметим, что наименование предприятия имеет две составляющие: его организационно-правовую форму и непосредственно название самого предприятия (например, Товариство з обмеженою відповідальністю «Борс»).

Наименование предприятия в первичном документе должно отвечать наименованию, указанному в его учредительных документах. При этом можно использовать и сокращенное наименование предприятия. Но только в том случае, если оно официально зафиксировано в уставе (положении о предприятии). Под сокращенным наименованием следует понимать сокращенное написание организационно-правовой формы предприятия (например, ООО «Борс»). А вот непосредственно само название (в предыдущем примере — «Борс») сокращать нельзя. Ведь это может привести к тому, что наименование юрлица будет тождественным наименованию другого субъекта хозяйствования. А это является недопустимым.

Содержание и объем хозяйственной операции. Степень детализации содержания и объема хозяйственной операции определяют лица, ответственные за ее проведение и правильность оформления. При этом нужно обеспечить раскрытие содержания хозяйственной операции и идентификацию активов, обязательств, доходов или расходов, связанных с ней. Так приказывает делать Минфин в своем письме от 14.03.2012 № 31-08410-07/23-1994/1318 (ср. ). Отметим, что недостаточная детализация может привести к непризнанию документа как первичного.

Подпись. Это еще один из ключевых реквизитов первичного документа. Согласно п. 2.5 Положения № 88, первичный документ должен быть подписан лично лицом, которое участвует в хозяйственной операции, а подпись может быть скреплена печатью. Причем такое лицо должно иметь право подписывать тот или иной документ.

Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы, утверждает руководитель предприятия. Полномочия лица давать разрешение / подписывать первичные документы можно закрепить:

— распорядительным документом (например, приказом по предприятию);

— в должностной инструкции работника.

Напоследок отметим:

Но должны быть соблюдены следующие условия (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, абзац третий п. 2.4 Положения № 88):

— такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, которое участвовало в ее осуществлении;

— документ содержит сведения о дате его составления, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объеме хозяйственной операции и тому подобное.

Исправление ошибок в первичных документах

Ошибки в первичных документах, созданных в бумажной форме, исправляют одним из следующих способов (п. 4.2 Положения № 88):

1) «красное сторно»;

2) дополнительных бухгалтерских проводок;

3) корректурным:

— неправильный текст или цифры зачеркивают и над зачеркнутым вписывают правильный текст или цифры. Зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;

— делают надпись «исправлено»;

— проставляют дату исправления;

— надпись своими подписями удостоверяют лица, которые подписали этот документ.

Но есть исключения. Так, например, в документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются (п. 4.5 Положения № 88). В случае выявления ошибки такие документы следует переоформить.

Ну что же, теперь, когда общая картина с первичными документами выяснена, переходим к более конкретным вопросам!