Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Первинний документ: правила складання

Нестеренко Максим, податковий експерт
Податки & бухоблік Липень, 2022/№ 50
Друк
Будь-яка господарська операція, здійснена підприємством, має бути зафіксована в первинному документі. Інакше відображення госпоперації на рахунках бухгалтерського обліку буде неправомірним. Як складати первинні документи? Наш сьогоднішній номер починаємо саме з цього!

Відповідно до п. 2.1 Положення № 88 цього пункту первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Положення № 88). У свою чергу, на даних бухгалтерського обліку базується фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник. А отже, первинний документ у переважній більшості випадків буде основою для відображення господарських операцій не лише в бухгалтерській, а й в інших видах звітності, у тому числі в податковій.

Зокрема, у ст. 44 ПКУ зазначено, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі: первинних документів; регістрів бухгалтерського обліку; фінансової звітності; інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством.

Водночас платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності та митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищезгаданими документами. Крім того, для обчислення об’єкта оподаткування платники податку на прибуток використовують дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування (п. 44.2 ПКУ). Тож для визначення оподатковуваного прибутку також потрібні первинні документи, оформлені відповідно до вимог, установлених ст. 9 Закону про бухоблік.

Важливо! За роз’ясненнями ВАСУ, викладеними в листі від 02.06.2011 № 742/11/13-11, будь-які документи мають силу первинних лише у разі фактичного здійснення господарської операції. Тобто

навіть за наявності всіх формальних реквізитів документ не можна вважати первинним, якщо насправді операція не була здійснена.

Тож, розуміючи важливість первинних документів не слід також переоцінювати їх значення.

Форма і мова первинного документа

Первинні документи найчастіше складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Але вони не завжди є зручними для того чи іншого підприємства. Більше того, деяка первинка офіційно затверджених форм узагалі не має. У такому разі для документування господарських операцій доцільно використовувати самостійно виготовлені бланки. Але пам’ятайте: такі бланки повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88).

Таким чином, підприємство у загальному випадку може користуватися бланками будь-якої форми, якщо вони містять усі обов’язкові реквізити первинного документа (ст. 9 Закону про бухоблік). Виняток — бланки суворого обліку.

Записи в первинних документах здійснюють чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору, за допомогою електронних засобів обробки інформації та іншими засобами, що забезпечують збереження записів протягом установленого строку зберігання документів і неможливість внесення непомітних несанкціонованих виправлень (п. 2.10 Положення № 88). У вільних рядках ставлять прокреслення з урахуванням спеціальних правил для окремих документів.

Усі первинні документи мають бути складені українською мовою. Це передбачено ст. 37 Закону про мову і п. 1.3 Положення № 88. Документи, які є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську мову. Про це нагадують і податківці у своїх роз’ясненнях (див. БЗ 102.18).

Обов’язкові реквізити

Первинні документи мають юридичну силу і доказовість як у бухгалтерських, так і в податкових цілях (а іноді й з метою вирішення судових спорів) тільки за наявності обов’язкових реквізитів. Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів містять ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88. До таких реквізитів належать:

— назва документа (форми);

— дата складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках);

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім того, п. 2.4 Положення № 88 передбачає можливість залежно від характеру операції і технології обробки даних включати до первинних документів додаткові реквізити, зокрема: код ЄДРПОУ; номер документа; підставу для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Поговоримо про деякі реквізити первинних документів детальніше.

Дата складання. Згідно з п. 1.2 Положення № 88 господарські операції відображаються в бухобліку методом їх суцільного і безперервного документування. При цьому в облікових регістрах госпоперації відображають у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Саме тому так важливо, аби дата, зазначена у первинному документі, відповідала даті фактичного здійснення господарської операції.

Найменування підприємства, від імені якого складено документ. Передусім зазначимо, що найменування підприємства має дві складові: його організаційно-правову форму і безпосередньо назву самого підприємства (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Борс»).

Найменування підприємства в первинному документі повинно відповідати найменуванню, зазначеному в його установчих документах. При цьому можна використовувати і скорочене найменування підприємства. Але тільки в тому випадку, якщо воно офіційно зафіксоване в статуті (положенні про підприємство). Під скороченим найменуванням слід розуміти скорочене написання організаційно-правової форми підприємства (наприклад, ТОВ «Борс»). А ось безпосередньо саму назву (у попередньому прикладі — «Борс») скорочувати не можна. Адже це може призвести до того, що найменування юрособи буде тотожним найменуванню іншого суб’єкта господарювання. А це є неприпустимим.

Зміст і обсяг господарської операції. Ступінь деталізації змісту та обсягу господарської операції визначають особи, відповідальні за її проведення і правильність оформлення. При цьому потрібно забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію активів, зобов’язань, доходів або витрат, пов’язаних з нею. Так наказує чинити Мінфін у своєму листі від 14.03.2012 № 31-08410-07/23-1994/1318 (ср. ). Зазначимо, що недостатня деталізація може призвести до невизнання документа як первинного.

Підпис. Це ще один з ключових реквізитів первинного документа. Згідно з п. 2.5 Положення № 88 первинний документ має бути підписаний особисто особою, яка бере участь у господарській операції, а підпис може бути скріплений печаткою. Причому така особа повинна мати право підписувати той чи інший документ.

Перелік осіб, що мають право підписувати первинні документи, затверджує керівник підприємства. Повноваження особи давати дозвіл / підписувати первинні документи можна закріпити:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Наостанок зазначимо:

несуттєві недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не можуть бути підставою для невизнання такої господарської операції.

Але мають бути дотримані наступні умови (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, абзац третій п. 2.4 Положення № 88):

— такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у її здійсненні;

— документ містить відомості про дату його складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст і обсяг господарської операції тощо.

Виправлення помилок у первинних документах

Помилки в первинних документах, створених у паперовій формі, виправляють одним з таких способів (п. 4.2 Положення № 88):

1) «червоне сторно»;

2) додаткових бухгалтерських проводок;

3) коректурним:

— неправильний текст або цифри закреслюють і над закресленим вписують правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене;

— роблять напис «виправлено»;

— проставляють дату виправлення;

— напис своїми підписами засвідчують особи, які підписали цей документ.

Але є винятки. Так, наприклад, у документах, якими оформлені касові, банківські операції та операції із цінними паперами, виправлення не допускаються (п. 4.5 Положення № 88). У разі виявлення помилки такі документи слід переоформити.

Ну що ж, тепер, коли загальна картина з первинними документами з’ясована, переходимо до більш конкретних питань!

Висновки

  • Первинні документи є підставою для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку.
  • Документ вважається первинним за наявності обов’язкових реквізитів, визначених законодавством.
  • Без фактичного здійснення господарських операцій складання первинних документів не має жодного облікового сенсу.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі