Темы статей
Выбрать темы

«Бумажная» первичка уничтожена: можно ли их восстановить в электронном виде?

Казанова Марина, налоговый эксперт
В результате боевых действий сгорели первичные документы. Занимаемся их восстановлением. Есть ли в законодательстве требования в отношении того, в какой именно форме должны быть восстановлены документы? В частности, можно ли уничтоженную первичку, которая была раньше на бумаге, восстановить уже в электронной форме? Сейчас все выясним!

Сразу скажем: если электронный первичный документ подпишут те же лица, что и подписывали «бумажный» документ (то есть такие лица и до сих пор работают у контрагента и не изменялись), то восстановить «бумажный» документ в электронном виде можно.

Но давайте, обо всем по порядку.

«Спецнорма». Для начала отметим, что в НКУ есть специальный пункт (п.п. 69.28 подразд. 10 разд. XX НКУ), который устанавливает особые (в обход «общих» норм ст. 44 НКУ) правила, в частности, в случае утраты (уничтожения и порчи) первичных документов, если причиной их утраты стали боевые действия.

Этот пункт, по сути, (!) разрешает и не восстанавливать утраченные документы.

Но воспользоваться им могут лишь налогоплательщики, которые осуществляли деятельность в зоне, где есть/были боевые действия и на территориях, временно оккупированных вооруженными формированиями РФ. Пока что перечень таких территорий не утвержден. Это должно сделать КМУ. Перечень № 75* от Министерства реинтеграции здесь не подходит.

* Перечень территориальных громад, которые расположены в районе проведения военных (боевых) действий или находятся во временной оккупации, окружении (блокировке).., утвержденный приказом Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины от 25.04.2022 № 75.

Важно и то, что налоговики вправе доказывать, что плательщик не имеет права на пользование п.п. 69.28 подразд. 10 разд. XX НКУ, и тогда для него будут работать «общие» нормы в отношении восстановления первичных документов.

Подробно об этой норме мы писали в статье «Оккупированная или утраченная первичка: как подтвердить отчетность?», «Налоги & бухучет», 2022, № 25.

Если под действие этой нормы по п.п. 69.28 подразд. 10 разд. XX НКУ плательщик не подпадает (или не желает пользоваться ею), то включаются «общие» правила.

«Общие правила». Такими «общими» правилами являются:

1. Пункт 44.5 НКУ, в соответствии с которым в случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан:

(1) в 5 дневной срок со дня такого события в письменном виде сообщить налоговикам об утрате (с предоставлением оформленных в соответствии с законодательством документов, подтверждающих наступление события, которое привело к такой утрате, повреждению или досрочному уничтожению документов)

(2) в течение 90 дней восстановить утраченные документы.

Обратите внимание, что на период до прекращения или отмены военного положения за некоторыми исключениями останавливается течение сроков, определенных налоговым законодательством (п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). То есть:

течение срока (5 и 90 дней) останавливается на время военного положения

2. Пункт 6.10 Положения № 88*. В нем сказано: в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия, учреждения в письменном виде уведомляет об этом правоохранительные органы и

приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта посылается территориальному органу центрального органа исполнительной власти, который реализует государственную налоговую политику, в 10-дневной срок.

Что следует понимать под восстановлением документов? Вышеприведенные законодательные нормы говорят о том, что налогоплательщик должен восстановить первичные документы. Но как именно это должно быть (в какой форме): или это должны, например, быть именно копии первичных документов, или дубликаты документов (если речь идет о восстановлении документов — контрагентов) — в отношении этого никаких требований нет.

Копия или дубликат? Несколько слов скажем о том, чем отличаются копии документов от их дубликатов. Разобраться в этом помогут Правила № 1000/5*.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

В соответствии с этим приказом оригинал служебного документа — экземпляр документа, который имеет оригинальную подпись должностного (служебного) лица. То есть, если речь идет о бумажном документе, то это документ с «живыми» подписями.

Копия документа должна отвечать оригиналу, то есть полностью воссоздавать информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть. Копия приобретает юридическую силу лишь в случае ее удостоверения в установленном порядке.

То есть для выдачи копии бумажного документа контрагент берет «бумажный» оригинал документа, делает его ксерокопию или сканкопию с дальнейшей распечаткой. Дальше делает отметку «Копия» и удостоверяет копию «живыми» подписями.

Вообще, для учета нам нужен именно оригинал документа. Но, если будем действовать по процедуре восстановления документов (то есть сообщим налоговикам о потере документов, и этот документ будет значиться в списке утраченных документов) — то оснований не признавать копию не будет. Тем более, что главное, что хозяйственная операция была. Первостепенное значение имеет хозяйственная операция, а не документ.

Дубликат документа — это повторно оформленный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, который имеет такую же юридическую силу. Обратите внимание: дубликат имеет силу оригинала. Дубликат изготавливается на таком же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале.

То есть выдача дубликата «бумажного» документа предусматривает повторное составление документа с «переподписанием» его заново «живыми» подписями (по сути, документ составляется заново). На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка «Дубликат».

Но! Надо учесть: что должности и личные подписи лиц, которые принимали участие в осуществлении хозяйственной операции (ответственные за осуществление хозяйственной операции), — это обязательный реквизит первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).

Поэтому,

если на момент обращения за дубликатом документа лица, которые подписывали «бумажный» оригинал первичного документа, изменились, — дубликаты не подойдут (иначе потом будут претензии к реальности осуществления хозяйственной операции). В таком случае следует оформить копию первичного документа

Можно ли восстановить бумажный документ в электронной форме? Теперь, наконец, перейдем непосредственно к нашему вопросу: если первичные документы были в «бумажной» форме, то можно ли их восстановить в электронном виде (в электронной форме)? Должны ли они быть восстановлены именно в бумажной форме?

Сразу акцентируем внимание: под восстановлением «в электронном виде» имеется в виду, что документы будут созданы в соответствии с требованиями Закона об электронных документах. То есть будут иметь электронные подписи лиц. Ведь без электронной подписи — документ не будет считаться электронным и иметь юридической силы.

Разного рода сканкопии документов, отправленные на электронную почту, не могут быть заменителями оригинала документа и не могут считаться электронными документами.

Если вы договорились с контрагентом о восстановлении документов в электронном виде, то вы с ним, по сути, «заново» составите первичные документы, но уже в электронном виде (с электронными подписями).

Отметим, что Закон об электронных документах*

не запрещает создавать один и тот же документ как в бумажной, так и в электронной форме

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.

Так, в ст. 7 данного Закона сказано:

«Если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет равную юридическую силу».

Следовательно, если один и тот же документ составлен и в электронной форме, и в бумажной, то каждый из них имеет силу оригинала документа.

Конечно, все реквизиты первичного документа, включая и дату составления электронного документа (не путать с датой подписания), должности и фамилии лиц, которые принимали участие в хозяйственной операции и подписывали документ, должны быть такими же как и в бумажном варианте.

Поэтому этот вариант возможен, если лица, которые подписывали «бумажный» первичный документ и электронный, не изменялись (то есть в них значатся подписи лиц, которые непосредственно принимали участие в хозяйственной операции). Если изменились — то тогда надо просить у контрагента оформить копии бумажных первичных документов.

То, что контрагент уже провел в учете операции на основании «бумажной» первички, а теперь будет «пересдавать» ее еще сейчас в электронном виде — для него никаких рисков не создает. Потому что «бумажный» документ тоже остается оригиналом. Главное — не задублировать документы в учете.

А учитывая то, что четких требований к восстановлению первичных документов действующее законодательство не имеет (не имеет требования, что это должна быть именно копия документа или дубликат), то запрета восстановить бумажный документ в электронном виде нет.

Также надо учесть, что на электронных документах фиксируется дата их подписания (то есть будет фактически видно, когда создавались такие документы). В учете вы уже могли провести операцию на основании «бумажной» первички. Но здесь также рисков, считаем, нет, если вы действуете по процедуре восстановления первички (то есть сообщили налоговикам о потере документов, и этот документ значится в списке утраченных документов)

То есть:

1. Полученный электронный документ (если он имеет электронные подписи + все обязательные реквизиты первичного документа) имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Юридическая сила его не может быть обжалована на том основании, что он составлен в электронной форме. То есть это полноправный документ, причем оригинал.

2. Проблему с тем, что электронные документы фактически созданы/подписаны позже, чем бумажные (что будет видно при создании электронного документа), — будут закрывать документы, которые подтверждают, что вы действуете по процедуре восстановления первички (вы сообщили налоговикам об утрате документов, и этот документ значится в списке утраченных документов).

Поэтому препятствий для такого «восстановления» мы не видим (при условии, что и «бумажный» документ, который восстанавливается, и электронный его «вариант» будут подписаны одними и теми же лицами).

Выводы

  • Действующее законодательство не содержит требований в отношении того, в какой форме должен быть восстановлен первичный документ в случае его утраты. Требования, что это должна быть копия или дубликат первичного документа, нет.
  • Закон об электронных документах не запрещает создавать один и тот же документ как в бумажной, так и в электронной форме. Каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.
  • В электронном документе фиксируется дата его подписания. Поэтому если вы уже раньше отразили хозоперацию на основании «бумажного» документа, при восстановлении документа в «электронном виде» лучше иметь подтверждение, что вы действуете по процедуре восстановления первичных документов (сообщили налоговикам об утрате документов, и такой документ значится в списке утраченных документов)
  • Должности и фамилии лиц, которые принимали участие в осуществлении хозяйственной операции, являются обязательными реквизитами первичного документа. То есть электронный документ должен быть подписан теми же лицами, что и «бумажный» документ, который восстанавливается.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше