«Паперову» первинку знищено: чи можна їх відновити в електронному вигляді?

Одразу скажемо: якщо електронний первинний документ підпишуть ті ж особи, що й підписували «паперовий» документ (тобто такі особи й досі працюють у контрагента і не змінювалися), то відновити «паперовий» документ в електронному вигляді, можна.

Але давайте, про все по-порядку.

«Спецнорма». Для початку зазначимо, що в ПКУ є спеціальний пункт (п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ), який встановлює особливі (в обхід «загальних» норм ст. 44 ПКУ) правила, зокрема, у разі втрати (знищення та зіпсуття) первинних документів, якщо причиною їх втрати стали бойові дії.

Цей пункт, по суті, (!) дозволяє і не відновлювати втрачені документи.

Але скористатися ним можуть лише платники податків, які провадили діяльність в зоні де є/були бойові дії та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями РФ. Поки що перелік таких територій не затверджений. Це має зробити КМУ. Перелік № 75* від Міністерства реінтеграції тут не підходить.

* Перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) …, затверджений наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 25.04.2022 № 75.

Важливо й те, що податківці мають право доводити, що платник не має права на користування п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ і тоді для нього будуть працювати «загальні» норми щодо відновлення первинних документів.

Детально про цю норму ми писали в статті «Окупована чи втрачена первинка: як підтвердити звітність?», «Податки&бухоблік», 2022, № 25.

Якщо під дію цієї норми з п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ платник не підпадає (або не бажає користуватися нею), то включаються «загальні» правила.

«Загальні правила». Такими «загальними» правилами є:

1. Пункт 44.5 ПКУ відповідно до якого у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний:

(1) в 5 денний строк з дня такої події письмово повідомити податківців про втрату (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів)

(2) впродовж 90 днів відновити втрачені документи.

Зверніть увагу, що на період до припинення або скасування воєнного стану за деякими виключеннями зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством (п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Тобто:

2. Пункт 6.10 Положення № 88*. В ньому сказано: у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, в 10-денний строк.

Що слід розуміти під відновленням документів? Вищенаведені законодавчі норми говорять про те, що платник податків має відновити первинні документи. Але як саме це має бути (в якій формі): чи це мають, наприклад бути саме копії первинних документів, чи дублікати документів (якщо мова йде про відновлення документів — контрагентів) — щодо цього ніяких вимог немає.

Копія чи дублікат? Декілька слів скажемо про те чим відрізняються копії документів від їх дублікатів. Розібратися в цьому допоможуть Правила № 1000/5*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Відповідно до цього наказу оригінал службового документа — примірник документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи. Тобто, якщо мова йде про паперовий документ, то це документ з «живими» підписами.

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.

Тобто для видачі копії паперового документу контрагент бере «паперовий» оригінал документа, робить його ксерокопію або сканкопію з подальшим роздрукуванням. Далі робить позначку «Копія» і засвідчує копію «живими» підписами.

Взагалі, для обліку нам потрібен саме оригінал документу. Але, якщо будемо діяти за процедурою відновлення документів (тобто повідомимо податківців про втрату документів і цей документ буде значитися в списку втрачених документів) — то підстав не визнавати копії не буде. Тим паче, що головне, що господарська операція була. Першочергове значення має господарська операція, а не документ.

Дублікат документу — це повторно оформлений документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу. Зверніть увагу: дублікат має силу оригіналу. Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі.

Тобто видача дублікату «паперового» документу передбачає повторне складання документу з «перепідписанням» його наново «живими» підписами (по суті документ складається наново). На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Але! Треба врахувати: що посади та особисті підписи осіб, які приймали участь у здійсненні господарської операції (відповідальні за здійснення господарської операції) — це обов’язковий реквізит первинного документу (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88).

Тому,

Чи можна відновити паперовий документ в електронній формі? Тепер, нарешті, перейдемо безпосередньо до нашого питання: якщо первинні документи були в «паперовій» формі, то чи можна їх відновити в електронному вигляді (в електронній формі)? Чи вони мають бути відновлені саме в паперовій формі?

Одразу акцентуємо увагу: під відновленням «в електронному вигляді» — мається на увазі, що документи будуть створені відповідно до вимог Закону про електронні документи. Тобто будуть мати електронні підписи осіб. Адже без електронного підпису — документ не буде вважатися електронним і мати юридичної сили.

Різного роду сканкопії документів, відправлені на електронну пошту, —— не можуть бути замінниками оригіналу документу і не можуть вважатися електронними документами.

Якщо ви домовилися з контрагентом про відновлення документів в електронному вигляді, то ви з ним, по суті, «наново» складете первинні документи, але уже в електронному вигляді (з електронними підписами).

Зазначимо, що Закон про електронні документи*

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Так, в ст. 7 цього Закону сказано:

«Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу».

Отже, якщо один і той самий документ складений і в електронній формі, і в паперовій, то кожний з них має силу оригіналу документу.

Звісно, всі реквізити первинного документу, включаючи і дату складання електронного документу (не плутати з датою підписання), посади і прізвища осіб, які брали участь у господарській операції і підписували документ, повинні бути такими самими як і в паперовому варіанті.

Тому цей варіант можливий, якщо особи, які підписували «паперовий» первинний документ і електронний не змінювалися (тобто в них значаться підписи осіб, які безпосередньо приймали участь у господарській операції). Якщо змінилися — то тоді треба просити у контрагента оформити копії паперових первинних документів.

Те, що контрагент вже провів в обліку операції на підставі «паперової» первинки, а тепер «перескладає» її ще зараз в електронному вигляді — для нього ніяких ризиків не створює. Тому що «паперовий» документ теж залишається оригіналом. Головне — не задублювати документи в обліку.

А враховуючи те, що чітких вимог до відновлення первинних документів діюче законодавство не має (не має вимоги що це має бути саме копія документу чи дублікат), то заборони відновити паперовий документ в електронному вигляді немає.

Також треба врахувати, що на електронних документах фіксується дата їх підписання (тобто буде фактично видно коли створювалися такі документи). В обліку ви вже могли провести операцію на підставі «паперової» первинки. Але тут також ризиків, вважаємо, не має, якщо ви дієте за процедурою відновлення первинки (тобто повідомили податківців про втрату документів і цей документ значиться в списку втрачених документів)

Тобто:

1. Отриманий електронний документ (якщо він має електронні підписи + всі обов’язкові реквізити первинного документу) має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Юридична сила його не може бути оскаржена на тій підставі, що він складений в електронній формі. Тобто це повноправний документ, причому оригінал.

2. Проблему з тим, що електронні документи фактично створені/ підписані пізніше ніж паперові (що буде видно при створенні електронного документу) — будуть закривати документи, що підтверджують, що ви дієте за процедурою відновлення первинки (ви повідомили податківців про втрату документів і цей документ значиться в списку втрачених документів).

Тому перешкод для такого «відновлення» ми не бачимо (за умови, що і «паперовий» документ, який відновлюється, і електронний його «варіант» будуть підписані одними і тими ж особами).