Ситуация не простая. Впрочем, типичная для настоящего времени. Поэтому разбираемся.
С одной стороны, имея путевые листы (или их аналоги), в которых фиксируются маршрут движения транспортного средства, километраж, предприятие может подтвердить факт расхода горючего (приобретенного работником) в хозяйственной деятельности. Если авто использовалось для доставки товара, то в придачу к путевым листам то, что факт перевозки действительно был (а следовательно, и был расход горючего), могут подтверждать, в частности, ТТН (если перевозка осуществлялась грузовым автомобильным транспортом) или расходная накладная.
Но, с другой стороны, у предприятия нет первичных документов, подтверждающих факт приобретения этого топлива (документов на горючее работник не принес). Конечно, работник напишет объяснительную записку, в которой укажет, что он приобрел горючее (укажет количество, марку приобретенных ГСМ), но потерял чек. Но согласятся ли с такими расходами налоговики?
Есть высокий риск того, что налоговики могут не признать расход этого горючего. Или считать, что предприятие получило его бесплатно и требовать признать доход в сумме справедливой стоимости топлива (Дт 203 Кт 718). Справедливой стоимостью в таком случае будет средняя рыночная стоимость на местных АЗС конкретных видов ГСМ.
О компенсации расходов работнику. Через классический подотчет провести выплату предприятие здесь не может, потому что нет первичных документов. Может лишь компенсировать расходы работника по его заявлению / объяснительной записке.
Позиция налоговиков при этом такова, что если предприятие компенсирует расходы работника на приобретение ГСМ для автомобиля, который используется в хозяйственной деятельности, то сумма такой компенсации является дополнительным благом и облагается НДФЛ и ВС (см. разъяснение в подкатегории 103.02. БЗ). Мало того, ЕСВ тут тоже придется уплатить!
Поэтому расходы отразить сможем (на выплату компенсации), но теряем достаточно большие суммы на уплату НДФЛ, ВС и ЕСВ.
Итак, что мы имеем? Поскольку у предприятия нет документов, подтверждающих факт приобретения горючего, придется:
1) или не признавать в расходах такое горючее, или признавать горючее бесплатно полученным (Дт 203 Кт 718) (фактически выйдем «в нуль», поскольку на сумму расходов будут признаны доходы);
2) компенсацию работнику стоимости ГСМ провести в учете как дополнительное благо (Дт 949) с уплатой НДФЛ, ВС и ЕСВ.
Не очень привлекательная перспектива.
Почему бы тогда не компенсируем работнику стоимость приобретенного горючего через «зарплатные» выплаты (премии, материальную помощь)?
Например, можно оформить работнику-«водителю» (или еще нескольким работникам) выплату нецелевой материальной благотворительной помощи. Такая помощь в 2022 году не облагается НДФЛ и ВС в пределах 3470 грн (п.п. 169.4.1; п. 170.7.3 НКУ; п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). ЕСВ тоже не облагается. В расходы идет (Дт 949).
Горючее в учете при этом не проводим.
Плюс этого варианта, что (1) расходы по компенсации стоимости горючего будут (Дт 949); (2) можно выплатить фактически израсходованную работником сумму и (3) такая компенсация не будет облагаться НДФЛ и ВС (если выплата «вписывается» в 3470 грн).
Впрочем, если налоговики при проверке как-то обнаружат факт использования «бездокументного» горючего, то будут считать его бесплатно полученным (с признанием дохода в сумме справедливой стоимости топлива). Поэтому некоторые риски сохраняются.
