Ситуація не проста. Втім типова для теперішнього часу. Тож розбираємося.
З одного боку, маючи подорожні листи (або їх аналоги), в яких фіксується маршрут руху транспортного засобу, кілометраж, підприємство може підтвердити факт витрачання пального (придбаного працівником) в господарській діяльності. Якщо авто використовувалося для доставки товару, то на додачу до подорожніх листів, те що факт перевезення дійсно був (а отже і було витрачання пального) можуть підтверджувати, зокрема, ТТН (якщо перевезення здійснювалося вантажним автомобільним транспортом) або видаткова накладна.
Але, з іншого боку, у підприємства немає первинних документів, підтверджуючих факт придбання цього палива (документів на пальне працівник не приніс). Звісно працівник напише пояснювальну записку, в якій вкаже, що він придбав пальне (вкаже кількість, марку придбаних ПММ), але загубив чек. Але чи погодяться з такими витратами податківці?
Є високий ризик того, що податківці можуть не визнати витрати цього пального. Або вважати, що підприємство отримало його безкоштовно і вимагати визнати дохід в сумі справедливої вартості палива (Дт 203 Кт 718). Справедливою вартістю в такому разі буде середня ринкова вартість на місцевих АЗС конкретних видів ПММ.
Щодо компенсації витрат працівнику. Через класичний підзвіт провести виплату підприємство тут не може, бо немає первинних документів. Може лише компенсувати витрати працівника за його заявою / пояснювальною запискою.
Позиція податківців при цьому така, що якщо підприємство компенсує витрати працівника на придбання ПММ для автомобіля, який використовується в господарській діяльності, то сума такої компенсації є додатковим благом і обкладається ПДФО і ВЗ (див. роз’яснення в підкатегорії 103.02.БЗ). Мало того, ЄСВ тут теж доведеться сплатити!
Тож витати відобразити зможемо (на виплату компенсації), але втрачаємо досить великі суми на сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
То ж що ми маємо. Оскільки у підприємства немає документів, підтверджуючих факт придбання пального, доведеться:
1) або не визнавати у витратах таке пальне, або визнавати пальне безкоштовно отриманим (Дт 203 Кт 718) (фактично вийдемо «в нуль», оскільки на суму витрат буде визнано доходи);
2) компенсацію працівникові вартості ПММ провести в обліку як додаткове благо (Дт 949) зі сплатою ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Не дуже приваблива перспектива.
Чому б тоді не компенсуємо працівнику вартість придбаного пального через «зарплатні» виплати (премії, матеріальні допомоги).
Наприклад, можна оформити працівникові-«водієві» (або ще де-кількам працівникові) виплату нецільової матеріальної благодійної допомоги. Така допомога у 2022 році не оподатковується ПДФО і ВЗ у межах 3470 грн (п.п. 169.4.1; п. 170.7.3 ПКУ; п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). ЄСВ теж не оподатковується. До витрат іде (Дт 949).
Пальне в обліку при цьому не проводимо.
Плюс цього варіанту, що (1) витрати з компенсації вартості пального будуть (Дт 949); (2) можна виплатити фактично витрачену працівником суму і (3) така компенсація не буде обкладатися ПДФО і ВЗ (якщо виплата «вписується» в 3470 грн).
Втім якщо податківці при перевірці якось виявлять факт використання «бездокументного» пального, то будуть вважати його безкоштовно отриманим (з визнанням доходу в сумі справедливої вартості палива). Тож деякі ризики зберігаються.
