Действующее законодательство не вынуждает лицо, которое участвовало в хозяйственной операции, заполнять первичные документы собственноручно. На первичке необходима лишь его личная подпись (см. ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете*). Нет сейчас и требования составлять первичку во время осуществления хозяйственной операции или хотя бы непосредственно после ее окончания.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.
При таком правовом регулировании полностью законной представляется ситуация, когда одно лицо (секретарь, делопроизводитель, писарь ☺) в последний день отчетного периода под диктовку каждого из участников хозяйственного процесса заполняет все первичные документы. Кроме, разве что, некоторых — кассовых, на отпуск ТМЦ, авансовых отчетов и т. п.
Конечно, доходить до таких крайностей не стоит. Мы лишь пытались показать, что ничего крамольного на вашем предприятии не происходит. Но и постоянных придирок контролеров вам, к сожалению, не избежать. Можно ли как-то этому помочь?
Смотрите, основанием для учета хозяйственных операций, в том числе для списания горючего, являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете). В эту категорию входят и путевый лист или другой документ, который его заменяет.
На основании его данных и исходя из пройденного автотранспортным средством километража осуществляется расчет фактических расходов горючего
На сегодня в Украине никакой утвержденной формы путевых листов не существует. Поэтому каждое предприятие для списания горючего может использовать удобную именно для его учета форму первичного документа. Главное, чтобы эта форма (путевого листа / другого первичного документа):
1) была утверждена приказом об учетной политике предприятия (то есть в приказе было прописано, что списание горючего предприятие осуществляет именно на основании этой формы);
2) содержала все признаки (обязательные реквизиты) первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухучете;
3) давала информацию о хозоперации, подтверждала ее осуществление.
Кроме того, предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации (ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). Под документооборотом здесь понимают движение первичных документов с момента их составления предприятием или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после принятия к учету (ч. 1 ст. 1 Закона о бухучете).
Таким образом,
для подтверждения именно таких правил документооборота, которые сложились на вашем предприятии, будет достаточно изложить их в форме единого документа и утвердить приказом (распоряжением) руководителя
А, чтобы вы дополнительно удостоверились, что ничего противозаконного в вашем порядке оформления путевых листов нет, и смогли убедить в этом других, предлагаем обратиться к отмененной ныне Инструкции № 74* (ср. ). Взяв ее за образец, можно соответствующим образом прописать ту часть приказа о документообороте, который касается первички, предназначенной для списания горючего. Считаться с тем, что Инструкция № 74 в свое время распространялась лишь на легковой автотранспорт, не стоит. Ведь вы не пользуетесь ею непосредственно, а на ее базе разрабатываете и утверждаете собственный порядок документооборота.
Акцентируем ваше внимание на тех нормах Инструкции № 74, которые могут быть полезными именно для вас.
Перевозчики, которые эксплуатируют автомобили, — собственные или арендованные (без водителя), — обязаны при выпуске автомобиля из гаража выдать водителю оформленный путевый лист (п. 2.2 Инструкции № 74).
Перед выдачей водителю путевого листа, а также после окончания поездки его заполняет диспетчер, механик, заправщик, таксировщик или другое ответственное лицо перевозчика, но не водитель
Водитель своей подписью лишь удостоверяет принятие автомобиля технически исправным и получение задания, а также сдачу автомобиля механику в технически исправном (неисправном) состоянии.
Иначе говоря, водитель вообще не причастен к оформлению путевого листа и списанию горючего. Его зона ответственности — соблюдение правил дорожного движения и выполнение задания, указанного в путевом листе. Ну, может, еще заправка автомобиля горючим в дороге — об этом он отчитается дополнительно.
Остальные хозоперации, которые подтверждает путевый лист, осуществляют другие должностные лица, которые и вносят необходимую информацию в путевой лист. А именно:
до выезда автомобиля из гаража:
— диспетчер — об остатке горючего по данным предыдущего путевого листа (п. 2.2 Инструкции № 74),
— механик — показания спидометра при выезде автомобиля из гаража;
— заправщика — марку и количество выданного горючего (п. 2.3 Инструкции № 74);
после возвращения автомобиля в гараж:
— заправщик — остаток горючего при возвращении автомобиля в гараж;
— механик — показатели спидометра и фактическое время возвращения автомобиля в гараж.
Оформленный таким образом путевой лист передается диспетчеру или другому ответственному лицу для дальнейших расчетов транспортной работы, стоимости услуг и заработной платы водителя (п. 2.6 Инструкции № 74).
Согласитесь, такой порядок заполнения путевого листа очень похож на то, как это сейчас происходит на вашем предприятии. Особенно, если отдельным приказом вы возложите обязанности диспетчера, механика, заправщика, таксировщика и т. п. на одно лицо, назначив его ответственным за учет и списание горючего на предприятии.
