Чинне законодавство не змушує особу, яка брала участь у господарській операції, заповнювати первинні документи власноручно. На первинці необхідний лише її особистий підпис (див. ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік*). Немає зараз і вимоги складати первинку під час здійснення господарської операції чи хоча б безпосередньо після її закінчення.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
За такого правового регулювання цілком законною уявляється ситуація, коли одна особа (секретар, діловод, писар ☺) у останній день звітного періоду під диктовку кожного з учасників господарського процесу заповнює всі первинні документи. Крім, хіба що, деяких — касових, на відпуск ТМЦ, авансових звітів тощо.
Звісно, доходити до таких крайнощів не варто. Ми лише намагалися показати, що нічого крамольного на вашому підприємстві не відбувається. Але й постійних прискіпувань контролерів вам, на жаль, не уникнути. Чи можна якось цьому зарадити?
Дивіться, підставою для обліку господарських операцій, у тому числі для списання пального, є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). До цієї категорії належить і подорожній лист або інший документ, який його замінює.
На підставі його даних та виходячи з пройденого автотранспортним засобом кілометражу здійснюється розрахунок фактичних витрат пального
На сьогодні в Україні жодної затвердженої форми подорожніх листів не існує. Тож кожне підприємство для списання пального може використовувати зручну саме для його обліку форму первинного документа. Головне, щоб ця форма (подорожнього листа/іншого первинного документа):
1) була затверджена наказом про облікову політику підприємства (тобто в наказі було прописано, що списання пального підприємство здійснює саме на підставі цієї форми);
2) містила всі ознаки (обов’язкові реквізити) первинного документа, передбачені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік;
3) давала інформацію про госпоперацію, підтверджувала її здійснення.
Крім того, підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Під документооборотом тут розуміють рух первинних документів з моменту їх складання підприємством або одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після прийняття до обліку (ч. 1 ст. 1 Закону про бухоблік).
Таким чином,
на виправдання саме таких правил документообороту, що склалися на вашому підприємстві, буде достатньо викласти їх у формі єдиного документа і затвердити наказом (розпорядженням) керівника
А щоб ви додатково упевнилися, що нічого протизаконного у вашому порядку оформлення подорожніх листів немає, і змогли переконати в цьому інших, пропонуємо звернутися до скасованої нині Інструкції № 74* (ср. ). Узявши її за зразок, можна відповідним чином прописати ту частину наказу про документооборот, що стосується первинки, призначеної для списання пального. Зважати на те, що Інструкція № 74 свого часу поширювалась лише на легковий автотранспорт, не варто. Адже ви не користуєтесь нею безпосередньо, а на її базі розробляєте і затверджуєте власний порядок документообороту.
Акцентуємо вашу увагу на тих нормах Інструкції № 74, які можуть бути корисними саме для вас.
Перевізники, які експлуатують автомобілі — власні або орендовані (без водія), зобов’язані при випуску автомобіля з гаража видати водієві оформлений подорожній лист (п. 2.2 Інструкції № 74).
Перед видачею водієві подорожнього листа, а також після закінчення поїздки його заповнює диспетчер, механік, заправник, таксувальник або інша відповідальна особа перевізника, але не водій
Водій своїм підписом лише засвідчує прийняття автомобіля технічно справним і одержання завдання, а також здачу автомобіля механіку в технічно справному (несправному) стані.
Інакше кажучи, водій взагалі не причетний до оформлення подорожнього листа і списання пального. Його зона відповідальності — дотримання правил дорожнього руху і виконання завдання, зазначеного в подорожньому листі. Ну, може, ще заправка автомобіля пальним у дорозі — про це він відзвітує додатково.
Решту госпоперацій, які підтверджує подорожній лист, здійснюють інші посадові особи, які й уносять необхідну інформацію до подорожнього листа. А саме:
до виїзду автомобіля з гаража:
— диспетчер — про залишок пального за даними попереднього подорожнього листа (п. 2.2 Інструкції № 74),
— механік — показання спідометра при виїзді автомобіля з гаража;
— заправник — марку і кількість виданого пального (п. 2.3 Інструкції № 74);
після повернення автомобіля до гаража:
— заправник — залишок пального при поверненні автомобіля у гараж;
— механік — показники спідометра і фактичний час повернення автомобіля до гаража.
Оформлений у такий спосіб подорожній лист передається диспетчеру або іншій відповідальній особі для подальших розрахунків транспортної роботи, вартості послуг та заробітної плати водія (п. 2.6 Інструкції № 74).
Погодьтеся, такий порядок заповнення подорожнього листа дуже схожий на те, як це зараз відбувається на вашому підприємстві. Особливо, якщо окремим наказом ви покладете обов’язки диспетчера, механіка, заправника, таксувальника тощо на одну особу, призначивши її відповідальною за облік і списання пального на підприємстві.
