Ответы на заданные выше вопросы легче будет найти, если вспомнить, для чего вообще был нужен путевой лист. И по каждому его функциональному назначению проследить, на самом ли деле надо использовать его и в дальнейшем.
Наличие у водителя
Для участия в дорожном движении водитель транспортного средства обязан иметь при себе (ч. 2 ст. 16 Закона о дорожном движении*):
1) удостоверение водителя;
2) регистрационный документ на транспортное средство;
3) в случаях, предусмотренных законодательством, — полис обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств (страховой сертификат «Зеленая карта»), причем все три документа могут быть как на материальных носителях, так и на электронных,
а также
4) другие документы, предусмотренные законодательством.
* Закон Украины «О дорожном движении» от 30.06.93 № 3353-XII.
Такую же конструкцию, как в п. 4, встречаем также в ст. 39 и 48 Закона об автотранспорте* среди документов, которые должны быть у водителя и на основании которых выполняются пассажирские и грузовые перевозки соответственно.
* Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 № 2344-III.
Есть ли основания считать путевой лист другим документом, предусмотренным законодательством, и продолжать использовать его в обязательном порядке?
К счастью, в подзаконных нормативных актах, в частности в Правилах дорожного движения*, Правилах № 363** и т. п. о путевых листах как основании для участия в дорожном движении или осуществления перевозок речь уже не идет.
* Правила дорожного движения, утвержденные постановлением КМУ от 10.10.2001 № 1306.
Вместе с тем о дорожном (путевом) листе, который должен иметь водитель подвижного состава как документ на право выезда подвижной единицы из депо, говорят Правила эксплуатации трамвая и троллейбуса, утвержденные приказом Мининфраструктуры от 03.02.2020 № 36. Следовательно,
дорожный (путевой) лист на сегодня является обязательным только для водителей трамвая и троллейбуса
Кроме того, он предназначен также для учета работы на линии этих транспортных средств (до внедрения автоматизированной системы контроля и учета работы подвижного состава). Из-за этого предприятия, которые эксплуатируют трамваи и троллейбусы, отказаться от составления дорожных (путевых) листов на сегодня не могут. Что касается остальных — продолжаем свои исследования.
Учет работы автотранспорта
По древнейшему определению из п. 1 Правил № 363, путевой лист — это документ установленного законодательством образца для определения и учета работы автомобильного транспортного средства. На то время он признавался первичным документом в отношении учета грузовых автомобильных перевозок, который всесторонне характеризует работу автомобиля и водителя с момента их выезда из автотранспортного предприятия и до возвращения на предприятие.
На сегодня утратили силу как это определение, так и типовые формы путевых листов для легкового и грузового автомобиля. Однако потребность учитывать работу авто осталась. С этой целью
предприятие имеет право использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа
Чтобы разработанный вами путевой лист приобрел статус первичного документа, он должен иметь все обязательные реквизиты, присущие любой первичке. Их перечень ищите в ст. 9 Закона о бухучете* и п. 2.4 Положения № 88**.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.
С этим соглашаются и фискалы (письма ГФСУ от 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15 и от 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).
Кстати, за основу при разработке собственной формы путевого листа ничего не мешает взять старые формы, которые утратили силу. При этом вы можете убрать из них лишние, с вашей точки зрения, реквизиты и добавить свои, новые. Так позволяют делать и контролирующие органы (см. письмо Мининфраструктуры от 23.04.2013 № 4492/25/10-13 и письмо ГФСУ от 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
Чтобы начать использовать собственный путевой лист, его следует ввести в обращение приказом руководителя предприятия. Кроме, собственно, формы документа, вы имеете право утвердить также порядок его использования и правила заполнения.
Списание ГСМ
Давно прошли те времена, когда фискалы заявляли, что основанием для списания фактически израсходованных ГСМ для транспортных средств может быть только традиционный путевой лист, оформленный согласно требованиям соответствующей ведомственной инструкции. А о применении любых других форм путевых листов для учета работы служебных автомобилей не хотели даже слышать.
Сегодня риторика налоговиков более благоприятна для плательщиков. В своих разъяснениях как документ, который подтверждает расход ГСМ, они хотят видеть первичный документ, который по своей природе является аналогом путевого листа (см. письмо ГФСУ от 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
При этом они говорят, что субъекты хозяйствования могут использовать удобную форму первичного документа, (1) утвержденную приказом об учетной политике предприятия, (2) при условии наличия всех реквизитов первичного документа, сведений в нем о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления.
Правда, на наш взгляд, саму форму такого первичного документа — аналога путевого листа можно утвердить обычным приказом по предприятию, а не приказом об учетной политике.
А в учетной политике прописать, что списание ГСМ осуществляется на основании данных такого заменителя путевого листа
Достаточно распространенной является практика, когда функции путевого листа фактически выполняют два/несколько разных документов. Например, в одном учитывают работу автотранспорта, а в другом — движение и списания горючего. Ничего крамольного в этом нет. Главное, чему следует уделить пристальное внимание, — наличие обязательных реквизитов первичного документа. При наличии у предприятия должным образом оформленной первички (в виде одного или нескольких разных документов) вы сможете без проблем списать на расходы горючее, использованное на осуществление автотранспортной работы, начислить заработную плату водителю и подтвердить выполнение перевозки.
О нюансах заполнения путевых листов (для тех, кто их все же использует) или аналогичных документов, которые их заменяют, читайте в статье «Путевой лист: практические ситуации» // «Налоги & бухучет», 2023, № 31 (ср. ).
Отметка о медосмотре водителя
Медосмотр водителя — еще одна характерная проблема, связанная с путевым листом. Но понять, как же она должна на сегодня решаться, не так уж и легко. В первую очередь из-за нагромождения устаревшей нормативки, которая иногда противоречит друг друга. Чтобы не запутаться в ней, пойдем по иерархии нормативных актов сверху вниз.
Кто должен проходить медосмотр. Начнем со ст. 45 Закона о дорожном движении как самого общего закона в этой сфере.
Медицинский осмотр проводится с целью определения способности <…> водителей к безопасному управлению транспортными средствами. Указанный осмотр включает: <…> ежесменные предрейсовые и послерейсовые осмотры <…>. Периодичность осмотров, порядок их проведения <…> определяются совместным актом — дальше своими словами — Минздрава и МВД
Вывод вроде бы очевиден: обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр для водителей никто не отменял. Но для кого именно такие медосмотры являются обязательными?
Закон о дорожном движении на этот вопрос не отвечает. А искать ответ в том подзаконном «совместном акте» Минздрава и МВД (Положении № 65/80*), который упоминается в вышеприведенной цитате, было бы неправильно.
Потому что для этого есть другой закон — Закон об автотранспорте. В нем прописано, что автомобильные перевозчики:
— обязаны осуществлять организацию и контроль за своевременным прохождением водителями медицинского осмотра (ч. 1 ст. 18);
— должны обеспечивать проведение медицинского контроля состояния здоровья водителей (ч. 1 ст. 34).
То есть никакого намека на ежесменные медосмотры как на общую повинность для всех автоперевозчиков здесь нет! Зато наталкиваемся на такую повинность в ч. 2 ст. 30 Закона об автотранспорте. Причем распространяется она только на юрлиц, которые осуществляют перевозку пассажиров на договорных условиях.
Автомобильный перевозчик, который осуществляет перевозку пассажиров на договорных условиях, обязан <…> обеспечивать проведение ежесменного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей транспортных средств
В свою очередь, ФЛП, которые перевозят пассажиров на договорных условиях, обязаны проходить медицинский осмотр ежегодно (ч. 3 ст. 30 Закона об автотранспорте).
При таком правовом регулировании п. 1.4 Положения № 65/80, согласно которому ежесменному предрейсовому и послерейсовому медицинским осмотрам подлежат водители транспортных средств предприятий и ФЛП, которые осуществляют перевозки пассажиров и грузов, следует считать ничтожным. Ведь он прямо противоречит Закону об автотранспорте.
Куда ставить отметку. До недавнего времени наличие дорожного листа с отметками о проведении предрейсового (!) медицинского осмотра водителя юридического лица, который осуществляет грузовые (!) перевозки на договорных условиях или для собственных нужд, требовалось в Перечне № 207*. И с 04.04.2022 он утратил силу согласно постановлению КМУ от 02.02.2022 № 79. Поэтому противоречие с Законом об автотранспорте в этой части исчезло автоматически.
Следовательно,
при грузовых перевозках теперь не требуется ни проводить ежесменные предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей, ни ставить отметку об их проведении
А при пассажирских перевозках следует и в дальнейшем руководствоваться п. 4.6 Положения № 65/80, который предусматривает, что при наличии путевого листа медицинский работник делает в нем запись о результате контроля состояния здоровья водителя автотранспортного средства.
Вместе с тем удостоверять медосмотр водителей юрлиц, которые осуществляют перевозку пассажиров на договорных условиях, штампом в путевом листе, как это было когда-то, теперь не обязательно. Даже если путевой лист оформляется, в нем делается только запись. Если же такие перевозчики путевым листом не пользуются, то чтобы выполнить предписания законодательства по удостоверению ежесменного медосмотра, они могут использовать самостоятельно разработанный документ, о котором шла речь выше.
В то же время, по нашему мнению,
можно вообще не предусматривать поле для отметки о медосмотре в своем разработанном путевом листе
Объясняем это тем, что первичным является факт фиксации медосмотра в Журнале ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей (см. п. 4.6 Положения № 65/80), а не в путевом листе (о второстепенности этих данных в путевом листе свидетельствуют слова «при наличии путевого листа»).
Выводы
- Для участия в дорожном движении водителю транспортного средства (кроме водителей трамвая и троллейбуса) путевой лист не нужен.
- Для учета работы автотранспорта и списания ГСМ можно продолжать использовать путевой лист по типовым формам или самостоятельно разработать его аналог.
- Для проставления отметки о медосмотре водителей транспортных средств, которые осуществляют пассажирские перевозки, соответствующий реквизит в путевом листе можно не предусматривать. Для остальных водителей ежесменные медосмотры, по нашему мнению, вообще не обязательны.
