Итак, стоимость железнодорожных билетов уплачена третьим лицом и за его счет. То есть, по сути, расходы на проезд в этом случае — чужие расходы, а не расходы каждого из командированных работников. Хотя, конечно, каждый из них так или иначе погасит свой долг перед лицом, которое приобретало билеты для всех.
На наш взгляд, поскольку в каждом из таких билетов указана фамилия одного из работников, направленных в служебную командировку, ничего не мешает подать в бухгалтерию подтверждающие документы от имени каждого из работников. Объясним свое мнение подробнее.
Чтобы у командированного работника не возникало налогооблагаемого дохода, стоимость осуществленных им расходов должна подтверждаться соответствующими документами.
Новая редакция п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, которая вступила в силу с 01.04.2023, подтверждающими документами для расходов на проезд в командировке называет транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты).
В то же время в этой норме среди возможных подтверждающих документов упоминаются также документы (выписки и/или сведения со счета), которые содержат определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты.
Кроме того, в п.п. 170.9.2 НКУ указано следующее:
если при командировке применяются личные или корпоративные платежные инструменты (их реквизиты), стоимость расходов подтверждается выпиской и/или сведениями со счета
Такой документ может быть в электронной или бумажной форме и должен содержать информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент.
Означает ли вышесказанное, что кроме собственно электронного билета на поезд (точнее, его распечатки на бумаге), каждый из командированных работников обязан предоставить еще и подробную выписку со своего банковского счета, которая бы подтверждала стоимость понесенных расходов на проезд? На наш взгляд, нет. Да и возможности предоставить такую выписку они не имеют, поскольку фактически со своих личных карт железнодорожные билеты не оплачивали.
Вместе с тем
отсутствие выписки не является основанием для непризнания расходов командированного лица и включения израсходованной суммы в его налогооблагаемый доход, если есть другие подтверждающие документы
Считаем, что документы, перечисленные в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (см. выше), являются равнозначными для целей подтверждения стоимости осуществленных работником расходов.
В частности, распечатка электронного железнодорожного билета с указанной в нем стоимостью — достаточное основание для подтверждения суммы расходов на его приобретение каждым из командированных работников. Налоговики говорили об этом до 01.04.2023, при старой редакции п.п. 170.9.1 НКУ, и продолжают говорить так же после указанной даты, уже при новой редакции этого подпункта (см. БЗ 102.18 и БЗ 103.17). При этом не имеет значения, как и кем осуществлялась оплата за билет (каждым работником или одним из них за всех с применением платежной карты / ее реквизитов).
Правда, не исключаем, что проверяющие на местах могут формально подойти к прочтению п.п. 170.9.2 НКУ и настаивать на подтверждении осуществленных с помощью платежных инструментов расходов именно выпиской со счета. Если хотите заблаговременно оградить себя от таких претензий, стоит все же иметь выписку с личного счета того работника, который один за всех приобретал железнодорожные билеты, уплачивая их стоимость со своей платежной карты.
Очевидно, что в таком случае следует подать все так, как будто перед командировкой предприятие уполномочило такого работника на приобретение билетов для нескольких сотрудников, в том числе и для себя. Не лишним будет подложить соответствующий приказ (или распоряжение).
Тогда именно этот работник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, если он обязан подавать его по новым правилам п. 170.9 НКУ (детали — в статье «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25), к которому присовокупить выписку со своего карточного счета. Она и будет подтверждать стоимость транспортных расходов всех командированных. А каждый из них, в свою очередь, заявлять эти расходы к возмещению не будет.
Хотя самый лучший вариант, конечно, приобретать каждому работнику свой билет на поезд самостоятельно со своей карты. Тогда ни командированные, ни бухгалтерия не будут иметь дополнительной мороки на ровном месте...
