Темы статей
Выбрать темы

Отчитываемся о командировках по-новому

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Уже с 1 апреля 2023 года изменятся правила предоставления отчетов об использовании средств, выданных на командировки или под отчет. Как с этой даты следует отчитываться об использованных в командировке суммах, и в какие сроки возвращать неиспользованные средства? Поговорим об этом прямо сейчас.

Прежде всего отметим, что новая редакция п. 170.9 НКУ, вступающая в силу с 01.04.2023, разделяет документальное подтверждение осуществленных в командировке расходов и составление Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Давайте рассмотрим сроки и порядок предоставления подтверждающих документов и Отчета, которые будут действовать уже совсем скоро.

Подаем подтверждающие документы

Все привыкли к тому, что документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы, работники прилагают к Отчету. Однако с 01.04.2023 подавать Отчет требуется не всегда (об этом расскажем позднее), а вот подтверждающие документы* необходимы в любом случае. Когда их подавать?

* О документах, подтверждающих командировочные расходы, см. в статье «Нет документов — нет суточных» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

Новая редакция п.п. 170.9.3 НКУ поясняет, в какие сроки осуществляется документальное подтверждение суммы фактических расходов на командировку при безналичных расчетах с использованием корпоративных или личных платежных инструментов (например, банковских карточек) либо их реквизитов. Так, в этой ситуации

предоставить подтверждающие документы необходимо до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку

Таким образом, если командировка заканчивается, например 14.04.2023, подать подтверждающие документы необходимо до 31 мая 2023 года.

В случае когда при использовании командированным платежных инструментов списание средств / электронных денег по понесенным расходам осуществляется позднее даты завершения командировки, срок предоставления подтверждающих документов продлевается еще на один календарный месяц. В нашем примере — до 30 июня 2023 года. То есть для подтверждения расходов у командированного работника фактически будет более 2 месяцев.

Напомним: до 1 апреля максимальный срок предоставления документов (вместе с Отчетом) при наличии уважительных причин (выявлении расхождений между отчетными документами) составляет 20 банковских дней.

Обратите внимание! Сказанное выше касается случаев, когда работник рассчитывался в командировке в безналичной форме, используя корпоративные/личные платежные инструменты или их реквизиты. А если расчеты в командировке осуществлялись наличными, полученными из кассы работодателя или снятыми с применением платежных инструментов?

К сожалению, сроков предоставления документов, подтверждающих наличные расходы, с 1 апреля 2023 года в п. 170.9 НКУ вы не найдете. По-видимому, документы необходимо приложить к Отчету и подать одновременно с ним. А в какие сроки и в каких случаях это нужно сделать, расскажем далее.

Предоставляем Отчет об использовании средств

Порядок предоставления Отчета установлен новым п.п. 170.9.4 НКУ. Причем с 1 апреля этот документ будет нужен не всегда.

Отчет обязателен в случаях:

— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;

— использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).

Если подотчетное лицо применяло корпоративные либо личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года Отчет не составляется и не подается.

Новинка!

Предоставлять Отчет можно будет не только в бумажной, но и в электронной форме (с соблюдением требований об электронном документообороте)

Срок предоставления Отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ. В общем случае — до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки. А если работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств произошло после даты окончания командировки, то этот срок продлевается еще на месяц.

Таким образом, с 01.04.2023 НКУ требует подавать Отчет только при:

1) возникновении налогооблагаемого дохода;

2) наличных расчетах, кроме случая, когда использованные наличные не превысили сумму причитающихся работнику суточных.

Вроде бы положительное изменение? Не спешим радоваться!

Во-первых, при отсутствии Отчета придется составить перечень (опись) подтверждающих документов, поданных работником, с распиской в их получении бухгалтером. Это поможет избежать споров о том, какие документы, в каком количестве и на какую сумму были поданы, да и были ли они вообще.

Во-вторых, понесенные в командировке расходы должен утвердить руководитель предприятия. Если нет Отчета, сделать это придется отдельным документом — приказом или распоряжением.

В-третьих, расходы могут быть утверждены руководителем не в полном объеме, например, по причине отсутствия их документального подтверждения. Тогда может возникнуть налогооблагаемый доход, а значит, работник обязан предоставить Отчет.

Так не проще ли составлять Отчет во всех случаях получения работниками средств на командировку, чтобы не плодить массу дополнительных документов? Если пойдете по этому пути, закрепите в вашем Положении о служебных командировках обязанность предоставлять Отчет независимо от обстоятельств. Хотя можно сделать исключение. Так, при отмене командировки и возврате работником всей суммы выданного ему аванса от «пустых» отчетов отказаться можно безболезненно.

Что касается формы Отчета, то ее должен обновить Минфин. Пока новой формы нет, будем использовать старую, утвержденную приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (ср. ).

Возвращаем излишне израсходованные средства

Сроки возврата суммы излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств с 01.04.2023 установлены только при осуществлении в командировке безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов.

Так, в соответствии с п.п. 170.9.3 НКУ в этих ситуациях в общем случае возврат средств должен осуществляться до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. Если же командированный использовал для проведения расчетов платежные инструменты и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после его возвращения из командировки, этот срок продлевается еще на месяц.

А вот о наличных расчетах законодатель, похоже, забыл. Если до 1 апреля 2023 года НКУ устанавливает единый срок возврата излишне израсходованных средств — до или во время предоставления Отчета, то после указанной даты для наличных такой срок не прописан.

Может, в этом вопросе поможет Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148)? К сожалению, нет. В упомянутом документе срок, на который выдаются наличные, закреплен только для средств, выданных под отчет.

Напомним: в общем случае они выдаются на срок не более 2 рабочих дней, включая день их получения (п. 19 Положения № 148). Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней). Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных средств до завершения срока командировки, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и на хознужды.

А что с наличными, выданными из кассы или полученными с использованием платежных инструментов на командировку? В отношении них в Положении № 148 есть лишь отсылка к срокам, установленным законодательством. В свою очередь, законодательство, а именно НКУ, как мы выяснили выше, с 1 апреля 2023 года их устанавливать не будет. Возможно, в ближайшее время НБУ внесет изменения в Положение № 148. Однако пока ответа на поставленный вопрос нет. Радует, что нет и финансовых санкций за нарушение сроков возврата неиспользованных средств.

Но! Излишне израсходованные средства могут быть включены в налогооблагаемый доход работника. Как следует из п.п. 170.9.1 НКУ, облагаться НДФЛ (и ВС) должна сумма, превышающая документально подтвержденные расходы на командировку, в случае ее невозврата в течение срока, установленного п.п. 170.9.3, т. е. до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. А значит, чтобы избежать налогообложения, вернуть излишне израсходованную наличность следует не позднее окончания месяца, следующего за месяцем возвращения из командировки.

Теперь вы знаете, как с 01.04.2023 следует отчитываться об использовании средств, выданных на командировку, и в какие сроки возвращать неизрасходованные (документально не подтвержденные) суммы аванса.

Выводы

  • С 1 апреля 2023 года при безналичных расчетах с использованием платежных инструментов или их реквизитов предоставить подтверждающие документы необходимо до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку.
  • С 01.04.2023 подавать Отчет об использовании средств, выданных на командировку, НКУ требует только в случаях наличия налогооблагаемого дохода или использования работником наличности свыше суммы суточных.
  • Чтобы с 01.04.2023 у командированного работника не возникал налогооблагаемый доход, он в общем случае должен вернуть неизрасходованные (документально не подтвержденные) денежные средства до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором завершается командировка.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше