Отже, вартість залізничних квитків сплачена третьою особою і за її рахунок. Тобто, по суті, витрати на проїзд у цьому випадку — чужі витрати, а не витрати кожного з працівників, що відряджається. Хоча, звісно, кожен із них так чи інакше погасить свій борг перед особою, яка придбавала квитки для всіх.
На наш погляд, оскільки в кожному з таких квитків зазначено прізвище одного з працівників, направлених у службове відрядження, ніщо не заважає подати до бухгалтерії підтвердні документи від імені кожного з працівників. Пояснимо свою думку докладніше.
Щоб у відрядженого працівника не виникав оподатковуваний дохід, вартість здійснених ним витрат повинна підтверджуватися відповідними документами.
Нова редакція п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, що набрала чинності з 01.04.2023, підтвердними документами для витрат на проїзд у відрядженні називає транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки).
Водночас у цій нормі серед можливих підтвердних документів згадуються також документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти.
Крім того, у п.п. 170.9.2 ПКУ зазначено таке:
якщо при відрядженні застосовуються особисті чи корпоративні платіжні інструменти (їх реквізити), вартість витрат підтверджується випискою та/або відомостями з рахунку
Такий документ може бути в електронній або паперовій формі та повинен містити інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент.
Чи означає сказане вище, що крім власне електронного квитка на потяг (точніше, його роздруківки на папері), кожний із відряджених працівників зобов’язаний надати ще й детальну виписку зі свого банківського рахунку, яка б підтверджувала вартість понесених витрат на проїзд? На наш погляд, ні. Та й можливості надати таку виписку вони не мають, оскільки фактично зі своїх особистих карток залізничні квитки не оплачували.
Разом з тим
відсутність виписки не є підставою для невизнання витрат відрядженої особи та включення витраченої суми до її оподатковуваного доходу, якщо є інші підтвердні документи
Вважаємо, що документи, перелічені у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ (див. вище), є рівнозначними для цілей підтвердження вартості здійснених працівником витрат.
Зокрема, роздруківка електронного залізничного квитка із зазначеною у ньому вартістю — достатня підстава для підтвердження суми витрат на його придбання кожним із відряджених працівників. Податківці говорили про це до 01.04.2023, за старої редакції п.п. 170.9.1 ПКУ, і продовжують говорити так само після зазначеної дати, вже за нової редакції цього підпункту (див. БЗ 102.18 і БЗ 103.17). При цьому не має значення, як і ким здійснювалася оплата за квиток (кожним працівником чи одним із них за всіх із застосуванням платіжної картки / її реквізитів).
Щоправда, не виключаємо, що перевіряючі на місцях можуть формально підійти до прочитання п.п. 170.9.2 ПКУ та наполягати на підтвердженні здійснених за допомогою платіжних інструментів витрат саме випискою з рахунку. Якщо хочете заздалегідь убезпечити себе від таких претензій, варто все ж таки мати виписку з особистого рахунку того працівника, який один за всіх придбавав залізничні квитки, сплачуючи їх вартість зі своєї платіжної картки.
Очевидно, що в такому разі слід подати все так, начебто перед відрядженням підприємство уповноважило такого працівника на придбання квитків для кількох співробітників, у тому числі й для себе. Не зайвим буде підкласти відповідний наказ (або розпорядження).
Тоді саме цей працівник має надати в бухгалтерію авансовий звіт, якщо він зобов’язаний подавати його за новими правилами п. 170.9 ПКУ (деталі — в статті «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25), до якого долучити виписку зі свого карткового рахунку. Вона й підтверджуватиме вартість транспортних витрат усіх відряджених. А кожен із них, у свою чергу, заявляти ці витрати до відшкодування не буде.
Хоча найліпший варіант, звісно, придбавати кожному працівникові свій квиток на потяг самостійно зі своєї картки. Тоді ні відряджені, ні бухгалтерія не матимуть додаткової мороки на рівному місці…
