Считаем, никаких препятствий для этого нет. Главное — внимательно подойдите к документальному оформлению такой операции. Отчитаться за средства, полученные под отчет, неработник должен в общем порядке. Разлогий ответ — дальше.
Пунктом 19 Положения № 148* предусмотрено, что наличность под отчет или на командировку выдается субъектами хозяйствования подотчетным лицам в соответствии с законодательством Украины. Однако кто может быть подотчетным лицом, Положение № 148 не конкретизирует, хотя и не ограничивает круг таких лиц только работниками предприятия.
В то же время в пользу возможности выдачи средств под отчет неработникам свидетельствуют предписания п.п. 170.9.1 НКУ и п. 4 Порядка № 841*. В них речь идет о подотчетном лице как о физическом лице — плательщике налога, а его отношения с предоставителем средств под отчет не ограничиваются лишь трудовым законодательством.
В таком случае
отношения между предприятием и подотчетным лицом — неработником выстраиваются на основании договора поручения (гл. 68 «Поручение» ГКУ)
О том, что подотчет возможен и с лицом, которое не находится с предприятием в трудовых отношениях, и такие отношения регулируются нормами ГКУ, а не КЗоТ, речь шла еще в письме НБУ от 16.09.2013 № 11-112/13017.
Следовательно, чтобы поручить лицу, которое не является работником предприятия, совершение определенных гражданско-правовых действий в интересах и за счет такого предприятия, необходимо заключить договор поручения (в письменной или устной форме*). Конструкция этого договора предусматривает, что поверенный действует исключительно за счет доверителя (ч. 1 ст. 1000 ГКУ), а в обязанности доверителя входит в том числе обеспечение поверенного всем необходимым для выполнения поручения (ч. 2 ст. 1007 ГКУ).
* По общему правилу (п. 2 ч. 1 ст. 208 ГКУ) сделки между физическим и юридическим лицом надлежит совершать в письменной форме. В то же время ее несоблюдение особых последствий здесь иметь не будет— стороны просто не смогут ссылаться на свидетельства свидетелей (ч. 1 ст. 218 ГКУ).
В договоре поручения надо указать следующее.
1. Задание подотчетной физлица-неработника (поверенного). Например, предметом договора поручения в нашем случае может быть приобретение товара (хозинвентаря) у поставщика от имени и за счет предприятия.
Кроме того, в обязанности физлица по договору могут входить заключение договора с поставщиком, прием товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с контрагентами от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. п.
2. Порядок проведения расчетов за выполненное задание. В вопросе читателя речь идет об авансировании неработника (поверенного) подотчетными средствами, выданными предприятием (доверителем). Поэтому именно такой способ расчетов и стоит прописать в договоре. Хотя, вообще-то, можно предусмотреть также дальнейшую компенсацию расходов поверенного, однако эта ситуация нас не интересует.
Кроме того, если не обеспечить поверенного средствами для выполнения поручения, налоговики будут пытаться обложить возмещенную ему сумму расходов НДФЛ и ВС на том основании, что такое возмещение не связано с выполнением им трудовых функций (см. Обобщающую налоговую консультацию, утвержденную приказом Минфина от 26.04.2019 № 181). Поэтому таких случаев стоит избегать.
3. Сроки подачи отчета о выполнении поручения. Подача такого отчета предусмотрена п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГКУ, согласно которому
после выполнения поручения поверенный обязан предоставить отчет о выполнении поручения и оправдательные документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения
Заметим, что этот отчет не является тождественным авансовому отчету, подача которого предусмотрена п. 170.9 НКУ. В то же время НКУ выдвигает одинаковые требования по подаче авансового отчета ко всем подотчетным лицам, а не конкретно к физическим лицам — работникам предприятия. Поэтому в договоре поручения можно приравнять подачу отчета о выполнении поручения к подаче авансового отчета на условиях, прописанных в НКУ.
Вы, бесспорно, знаете, что на сегодня подавать авансовый отчет надо только в случае (п.п. 170.9.4 НКУ):
1) возникновения налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетов, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму надлежащих работнику суточных.
В случае же обязательности составления авансового отчета срок его подачи — до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором плательщик налога завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению лица, которое выдало средства под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ).
В связи с этим рекомендуем указать в договоре, что отчет о выполнении поручения согласно п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГКУ подается поверенным по форме, установленной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (то есть по форме авансового отчета), и в сроки, предусмотренные п.п. 170.9.3 НКУ, однако только тогда, когда его подачи требует п.п. 170.9.4 НКУ. Иначе достаточно будет подать подтверждающие документы без составления авансового отчета.
4. Сроки возврата неиспользованных подотчетных средств. С одной стороны, срок, на который могут выдаваться подотчетная наличность, ограничен предписаниями п. 19 Положения № 148:
— на производственные (хозяйственные) нужды — не больше 2 рабочих дней, включая день ее получения;
— на закупку сельхозпродукции — не больше 10 рабочих дней;
— на закупку лома черных и цветных металлов — не больше 30 рабочих дней от дня выдачи наличности под отчет.
Вместе с тем налоговики традиционно считают, что эти сроки предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения, а за это штрафов на сегодня нет.
С другой стороны, согласно абзацу второму п. 4 Порядка № 841
при наличии избытка израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет лица, которое их выдало, до или при подаче авансового отчета
То есть до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором подотчетное лицо должно было завершить выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению лица, которое выдало средства под отчет. Именно этот срок и надо прописать в договоре поручения как предельный срок возврата поверенным неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. При условии его соблюдения сумма средств, выданная неработнику под отчет согласно договору поручения, не является его доходом. Ее не надо отражать в 4ДФ. Подробности — в статье «Наличность под отчет на хознужды: как долго можно не возвращать?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 46.
Другое дело — как обложить налогом доход неработника, который не вернул остаток неиспользованного аванса. В отношении этого есть четкое указание в п.п. 170.9.1 НКУ: непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года. То есть задекларировать такое налоговое обязательство и уплатить его поверенный-неработник должен самостоятельно. Начислить НДФЛ и ВС сверху и уплатить их за свой счет предприятие не может.
