Кассовые сроки возврата наличности
Выдача денежных средств под отчет сопровождается рядом правил и ограничений, которые необходимо соблюдать как предприятию, так и работнику. В частности, при выдаче средств наличностью на хозяйственные нужды предприятия нужно ориентироваться на п. 19 Положения № 148*, где определены конкретные сроки возврата подотчетных сумм.
Наличность под отчет на производственные (хозяйственные) нужды в общем случае выдается на срок не более 2 рабочих дней, включая день ее получения. Исключение составляют закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней).
Судя по вопросу читателя, речь идет именно об общем случае выдачи наличности на хознужды. Таким образом, по нормам Положения № 148,
если по определенным причинам отдельное гражданско-правовое действие, под которое 1 мая 2023 года был выдан аванс наличностью из кассы предприятия, выполнить не удалось, такой аванс должен был быть возвращен до конца следующего рабочего дня (02.05.2023)
Вместе с тем налоговики традиционно считают, что сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения. А для целей обложения несвоевременно возвращенных подотчетных денежных средств НДФЛ и ВС должны применяться сроки, установленные НКУ. Они же, в свою очередь, были привязаны к срокам подачи отчета об использовании подотчетных средств (далее — авансовый отчет).
НКУшные сроки возврата наличности
После недавних радикальных изменений, которым подвергся п. 170.9 НКУ (подробности — в статье «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12), сроки возврата неиспользованных наличных средств в этом пункте с 1 апреля 2023 года не прописаны. Спрогнозировать, какими видят эти сроки специалисты Минфина в сложившейся ситуации, можно, заглянув в проект приказа о внесении изменений в форму авансового отчета, а также в порядок его составления. О нем мы рассказывали в статье «Новый авансовый отчет: уже скоро» // «Налоги & бухучет», 2023, № 30.
Так вот, согласно абзацу второму п. 4 проекта новой редакции Порядка № 841*
при наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет лица, которое их выдало, до или при подаче авансового отчета
При этом Минфин не делает различий между наличными и безналичными средствами.
Остается лишь добавить, что подача авансового отчета за неиспользованные и невозвращенные подотчетные суммы должна происходить в общие сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ, а именно до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был завершить выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя. К такому заключению приходим из консультации в БЗ 103.17 (ср. ).
Следовательно, имеем два срока для возврата наличности: кассовый — 2 дня и НКУшный — чуть ли не два месяца с момента выдачи наличности под отчет на хознужды. Разберем дальше, как в нашей ситуации их нарушение отразится на работодателе и работнике.
Если бы наличность была возвращена 1 или 2 мая
Это идеальный случай. В этом случае все максимально отвечало бы действующему законодательству без никаких последствий как для предприятия, так и работника. Причем в условиях, когда уже действует новая редакция п. 170.9 НКУ, на подаче авансового отчета можно и не настаивать, как это делали раньше, поскольку налогооблагаемого дохода при этом не возникает. Достаточно просто вернуть весь выданный и неиспользованный аванс в кассу или на текущий счет предприятия.
Если наличность будет возвращена до конца июня
Очевидно, что срок возврата наличности, установленный п. 19 Положения № 148, в таком случае будет пропущен. Вместе с тем после отмены Указа Президента Украины от 12.06.95 № 436/95 финсанкции за нарушение кассовой дисциплины к предприятию не применяются.
Напомним, что одной из таких финсанкций был штраф за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности за ранее выданные средства в размере 25 % выданных под отчет сумм. Поэтому его теперь можно не бояться.
Угрожает ли что-то работнику? Фискальные последствия для работника зависят только от факта невозврата остатка средств. Согласно п.п. 164.2.11 НКУ
сумма излишне израсходованных (в нашей ситуации — неиспользованных) средств, полученных плательщиком налога под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, включается в налогооблагаемый доход работника
Как указывалось выше, на сегодня сроки для возврата наличности, выданной под отчет на хознужды, установлены Положением № 148. Однако налоговики традиционно этими сроками руководствовались исключительно для целей соблюдения кассовой дисциплины.
Для целей определения налогооблагаемого дохода ГНСУ использовала Порядок № 841. Этот доход облагают НДФЛ по ставке 18 % (п. 167.1 НКУ) и ВС по ставке 1,5 % (п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). В то же время из положений п. 4 Порядка № 841* следует, что доход у работника возникает, если он не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок.
При таком подходе если неизрасходованные денежные средства возвращены с нарушением предельных сроков, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то дохода у работника не возникает (НДФЛ и ВС не удерживают).
Следовательно, при условии, что работник вернет аванс до 30 июня включительно, налогообложение таких сумм не осуществляется.
Если наличность НЕ будет возвращена до конца июня
Если работник не вернет денежные средства до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата (то есть до конца июня), в месяце наступления предельного срока у него возникает доход.
Важно! Признание своевременно не возвращенных средств доходом работника не снимает с него обязанности:
— отчитаться за них (это, кстати, прямо предусмотрено п.п. «а» п.п. 170.9.4 НКУ)
и
— вернуть полученную сумму.
При этом удержанный НДФЛ/ВС возврату не подлежит. В базу обложения НДФЛ суммы невозвращенных средств, выданных под отчет, должны попасть увеличенными на натуральный коэффициент (п. 164.5 НКУ). При ставке налога 18 % его величина составляет 1,219512.
Что касается ВС, то его удерживают с чистой суммы невозвращенных средств без ее увеличения на натуральный коэффициент.
НДФЛ и ВС удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц (п.п. 170.9.1 НКУ). В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты НДФЛ и ВС. Если работник прекращает трудовые отношения с предприятием, сумму НДФЛ и ВС удерживают за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета.
Пример. Предельный срок возврата выданных под отчет 01.05.2023 наличных средств на хознужды приходится на 30.06.2023. Работник полученный аванс в сумме 1000 грн по назначению не использовал, однако до конца июня его не вернул.
В таком случае он должен составить авансовый отчет о неиспользованной и невозвращенной сумме. Ее включают в налогооблагаемый доход работника за июнь и облагают НДФЛ и ВС.
Сначала определяют базу для начисления НДФЛ:
1000 грн х 1,219512 = 1219,51 грн.
Дальше рассчитывают сумму НДФЛ от дохода в виде своевременно не возвращенных денежных средств:
1219,51 грн х 18 % : 100 % = 219,51 грн.
Сумма ВС, которая подлежит уплате от дохода в виде своевременно не возвращенных денег, составляет:
1000 грн х 1,5 % : 100 % = 15 грн.
Суммы НДФЛ и ВС, начисленные исходя из невозвращенных денежных средств, перечисляют в бюджет одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из зарплаты работника, за счет которой осуществляли их удержание.
В разделе І приложения 4ДФ доход работника в виде невозвращенных денежных средств (с учетом натурального коэффициента) показывают с признаком дохода «118».
Выводы
- Кассовым Положением № 148 определено, что наличность под отчет на производственные (хозяйственные) нужды в общем случае выдается на срок не более 2 рабочих дней, включая день ее получения. Правда, за нарушение этих сроков в настоящее время ответственность не предусмотрена.
- Если работник не вернет денежные средства до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата (то есть до конца июня), в месяце наступления предельного срока у него возникает доход. Кроме того, он должен составить авансовый отчет о неиспользованной и невозвращенной сумме.
