Вважаємо, жодних перешкод для цього немає. Головне — уважно підійдіть до документального оформлення такої операції. Відзвітувати за кошти, отримані під звіт, непрацівник повинен у загальному порядку. Розлога відповідь — далі.
Пунктом 19 Положення № 148* передбачено, що готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України. Однак хто може бути підзвітною особою, Положення № 148 не конкретизує, хоча й не обмежує коло таких осіб лише працівниками підприємства.
Натомість на користь можливості видачі коштів під звіт непрацівникам свідчать приписи п.п. 170.9.1 ПКУ та п. 4 Порядку № 841*. У них ідеться про підзвітну особу як про фізичну особу — платника податку, а її відносини з надавачем коштів під звіт не обмежуються лише трудовим законодавством.
У такому разі
відносини між підприємством і підзвітною особою — непрацівником вибудовуються на підставі договору доручення (гл. 68 «Доручення» ЦКУ)
Про те, що підзвіт можливий і з особою, яка не перебуває з підприємством у трудових відносинах, і такі відносини регулюються нормами ЦКУ, а не КЗпП, йшлося ще в листі НБУ від 16.09.2013 № 11-112/13017.
Отже, щоб доручити особі, яка не є працівником підприємства, вчинення певних цивільно-правових дій в інтересах та за рахунок такого підприємства, необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі*). Конструкція цього договору передбачає, що повірений діє виключно за рахунок довірителя (ч. 1 ст. 1000 ЦКУ), а до обов’язків довірителя входить у тому числі забезпечення повіреного всім необхідним для виконання доручення (ч. 2 ст. 1007 ЦКУ).
* За загальним правилом (п. 2 ч. 1 ст. 208 ЦКУ) правочини між фізичною та юридичною особою належить вчиняти в письмовій формі. Водночас її недотримання особливих наслідків тут не матиме — сторони просто не зможуть посилатися на свідчення свідків (ч. 1 ст. 218 ЦКУ).
У договорі доручення треба вказати таке.
1. Завдання підзвітної фізособи-непрацівника (повіреного). Наприклад, предметом договору доручення в нашому випадку може бути придбання товару (госпінвентаря) в постачальника від імені та за рахунок підприємства.
Крім того, до обов’язків фізособи за договором можуть входити укладення договору з постачальником, приймання товару в постачальника з перевіркою його кількості та якості, проведення розрахунків з контрагентами від імені та за рахунок підприємства-довірителя, контроль за своєчасною доставкою товару тощо.
2. Порядок проведення розрахунків за виконане завдання. У запитанні читача йдеться про авансування непрацівника (повіреного) підзвітними коштами, виданими підприємством (довірителем). Тож саме такий спосіб розрахунків і варто прописати в договорі. Хоча, взагалі-то, можна передбачити також подальшу компенсацію витрат повіреного, проте ця ситуація нас не цікавить.
Крім того, якщо не забезпечити повіреного коштами для виконання доручення, податківці намагатимуться оподаткувати відшкодовану йому суму витрат ПДФО і ВЗ на тій підставі, що таке відшкодування не пов’язане з виконанням ним трудових функцій (див. Узагальнюючу податкову консультацію, затверджену наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181). Тож таких випадків варто уникати.
3. Строки подання звіту про виконання доручення. Подання такого звіту передбачено п. 2 ч. 1 ст. 1006 ЦКУ, згідно з яким
після виконання доручення повірений зобов’язаний надати звіт про виконання доручення та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення
Зауважимо, що цей звіт не є тотожним авансовому звіту, подання якого передбачено п. 170.9 ПКУ. Водночас ПКУ висуває однакові вимоги щодо подання авансового звіту до всіх підзвітних осіб, а не конкретно до фізичних осіб — працівників підприємства. Тож у договорі доручення можна прирівняти подання звіту про виконання доручення до подання авансового звіту на умовах, прописаних у ПКУ.
Ви, безперечно, знаєте, що на сьогодні подавати авансовий звіт треба лише в разі (п.п. 170.9.4 ПКУ):
1) виникнення оподатковуваного доходу;
2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
У разі ж обов’язковості складання авансового звіту строк його подання — до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням особи, яка видала кошти під звіт (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ).
У зв’язку з цим рекомендуємо зазначити в договорі, що звіт про виконання доручення згідно з п. 2 ч. 1 ст. 1006 ЦКУ подається повіреним за формою, встановленою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (тобто за формою авансового звіту), і в строки, передбачені п.п. 170.9.3 ПКУ, однак тільки тоді, коли його подання вимагає п.п. 170.9.4 ПКУ. Інакше досить буде подати підтвердні документи без складання авансового звіту.
4. Строки повернення невикористаних підзвітних коштів. З одного боку, строк, на який може видаватися підзвітна готівка, обмежено приписами п. 19 Положення № 148:
— на виробничі (господарські) потреби — не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання;
— на закупівлю сільгосппродукції — не більше 10 робочих днів;
— на закупівлю брухту чорних і кольорових металів — не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт.
Разом з тим податківці традиційно вважають, що ці строки призначені для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, а за це штрафів на сьогодні немає.
З іншого боку, згідно з абзацом другим п. 4 Порядку № 841
за наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси або зарахована на рахунок особи, що їх видала, до або при поданні авансового звіту
Тобто до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому підзвітна особа мала завершити виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням особи, що видала кошти під звіт. Саме цей строк і треба прописати в договорі доручення як граничний строк повернення повіреним невикористаних грошових коштів, виданих під звіт. За умови його дотримання сума коштів, видана непрацівникові під звіт згідно з договором доручення, не є його доходом. Її не треба відображати в 4ДФ. Подробиці — в статті «Готівка під звіт на госппотреби: як довго можна не повертати?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 46.
Інша справа — як оподаткувати дохід непрацівника, який не повернув залишок невикористаного авансу. Щодо цього є чітка вказівка в п.п. 170.9.1 ПКУ: непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року. Тобто задекларувати таке податкове зобов’язання і сплатити його повірений-непрацівник має самостійно. Нарахувати ПДФО і ВЗ зверху і сплатити їх за свій рахунок підприємство не може.
